Администрирование · 10 мин
Как завести пользователя в 1С: Управление торговлей
Пошаговая инструкция: как завести пользователя в 1С УТ 11, назначить группы доступа, права, роли и проверить вход. Типичные ошибки и ответы на вопросы.
Создание нового пользователя в 1С: Управление торговлей (УТ 11) состоит из двух обязательных этапов: регистрации учётной записи в списке пользователей информационной базы и назначения прав доступа через группы доступа. Если выполнить только первый шаг, сотрудник либо вообще не сможет войти в программу, либо увидит пустой интерфейс без документов и справочников.
Порядок действий немного отличается в зависимости от того, работаете вы в файловой или клиент-серверной базе, а также от того, включён ли в настройках механизм «Группы доступа» (включён по умолчанию в типовой УТ 11). Ниже разобраны все основные сценарии: от простого добавления менеджера по продажам до настройки ограничения доступа на уровне отдельных складов и организаций.
Все действия выполняются под учётной записью с правами администратора. Если вы работаете под обычным пользователем, разделы администрирования будут недоступны — обратитесь к тому, кто внедрял систему, или к ответственному за сопровождение 1С.
Что подготовить перед созданием пользователя
Прежде чем заводить учётную запись, определите, какие функции будет выполнять сотрудник: продажи, закупки, склад, касса, отчёты руководства. От этого зависит выбор профиля группы доступа. Назначать права «с запасом» не стоит: избыточные полномочия повышают риск случайной порчи данных и утечки коммерческой информации.
Проверьте, что у вас есть права администратора: откройте раздел «НСИ и администрирование» — если видны пункты «Настройка прав и пользователей» и «Обслуживание», доступ достаточный. Также заранее решите, как будет формироваться пароль: задаст администратор и передаст сотруднику, либо пользователь сменит его при первом входе.
Шаг 1. Создание пользователя в списке пользователей
Основной способ завести пользователя — через интерфейс программы в режиме 1С:Предприятие. Откройте раздел «НСИ и администрирование», далее «Настройка прав и пользователей», затем «Пользователи». Нажмите кнопку «Создать» (или «Добавить пользователя»).
В карточке пользователя заполните поля: «Полное имя» (фамилия и инициалы сотрудника — они будут отображаться в документах и отчётах), «Пользователь (имя входа)» — короткое имя для входа, например «Иванов» или «ivanov». Установите пароль в соответствующем поле и при необходимости отметьте флажок «Потребовать установку пароля при входе» — тогда сотрудник задаст собственный пароль при первом запуске.
На вкладке «Прочее» можно указать подразделение, физическое лицо из справочника и другие параметры. Связь с физическим лицом удобна, если планируется использовать данные сотрудника в документах и отчётах. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».
- 1Откройте «НСИ и администрирование → Настройка прав и пользователей → Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и заполните полное имя и имя входа
- 3Задайте пароль или включите требование смены пароля при первом входе
- 4Запишите пользователя и переходите к назначению группы доступа
Шаг 2. Назначение группы доступа и профиля прав
Созданный пользователь без группы доступа не сможет нормально работать: после входа он увидит пустой рабочий стол или сообщение о недостаточности прав. Поэтому сразу после записи пользователя откройте раздел «НСИ и администрирование → Настройка прав и пользователей → Группы доступа».
Найдите подходящую группу — например, «Менеджеры по продажам», «Кладовщики», «Бухгалтеры». Откройте её, перейдите на вкладку «Участники» и добавьте нового пользователя в список. Если подходящей группы нет, создайте новую и укажите для неё профиль — набор ролей, определяющий доступные объекты и действия.
Один пользователь может входить сразу в несколько групп доступа — тогда его права будут суммироваться. Это удобно, например, когда сотрудник совмещает функции менеджера и кассира. Однако избегайте без необходимости добавлять пользователя в группу «Администраторы»: полные права позволяют удалить любые данные без возможности восстановления.
| Типовой профиль | Кому подходит | Ключевые возможности |
|---|---|---|
| Менеджер по продажам | Отдел продаж | Заказы клиентов, реализации, счета, взаиморасчёты |
| Менеджер по закупкам | Отдел закупок | Заказы поставщикам, поступления товаров |
| Кладовщик | Склад | Ордерные документы, отбор и размещение, инвентаризации |
| Кассир | Касса / розница | Кассовые документы, РМК, отчёты о розничных продажах |
| Бухгалтер | Бухгалтерия | Регламентированный учёт, выписки, отчётность |
| Руководитель | Руководство | Отчёты и мониторинг, ограниченное редактирование |
Шаг 3. Настройка ограничений доступа на уровне записей
Профиль определяет, какие объекты доступны пользователю, а ограничения доступа на уровне записей (RLS) — какие именно данные он увидит. Например, можно разрешить менеджеру работать только со своим складом или только с определённой организацией в многофирменной базе.
Ограничения настраиваются в карточке группы доступа на вкладке «Ограничение доступа»: выберите вид доступа (организация, склад, подразделение, партнёр) и укажите разрешённые значения. Если вид доступа указан, но значения не заполнены, доступ к объектам этого вида будет закрыт полностью — это частая причина жалоб «не вижу документы».
Как завести пользователя в файловой базе через конфигуратор
Альтернативный способ — добавить пользователя через конфигуратор: меню «Администрирование → Пользователи». Этот вариант применяется, если нужно создать административную учётную запись до первого запуска базы или восстановить доступ, когда ни один пользователь не может войти в режим предприятия.
Учтите важный нюанс: пользователь, созданный только в конфигураторе, не всегда автоматически появляется в справочнике «Пользователи» внутри программы. После первого входа такой учётной записи система обычно предложит сопоставить её с элементом справочника — подтвердите создание, чтобы можно было назначить группы доступа стандартным способом.
Проверка результата и первый вход сотрудника
После настройки проверьте работу учётной записи до того, как передавать её сотруднику. Завершите сеанс и войдите под новым пользователем: убедитесь, что открывается рабочий стол, доступны нужные журналы документов, а лишние разделы скрыты. Попробуйте создать тестовый документ и провести его — это выявит нехватку прав на конкретные операции.
Если при входе появляется сообщение «Недостаточно прав доступа» или пользователь не видит свои документы, проверьте три вещи: включён ли он в группу доступа, заполнены ли разрешённые значения в ограничениях доступа и не истёк ли срок действия учётной записи (если он задавался).
Как проверить результат
Пользователь входит под своим именем и паролем, открывается рабочий стол
Ошибка «Пользователь не найден» или «Недостаточно прав»
Доступны журналы и документы по профилю сотрудника
Пустые списки при наличии документов в базе
Тестовый документ создаётся и проводится без ошибок прав
Сообщение о нарушении прав доступа при записи
Типовые сценарии и ограничения
Увольнение сотрудника
Не удаляйте пользователя из базы — откройте его карточку и снимите разрешение на вход (флажок «Вход в программу разрешён»). История документов и ответственность за действия сохранятся, а доступ будет закрыт.
Несколько баз на одном сервере
В клиент-серверном варианте пользователи создаются отдельно в каждой информационной базе. Если сотрудник работает в нескольких базах, заведите его в каждой и используйте одинаковое имя входа — так проще администрировать и сотруднику легче запомнить учётные данные.
Внешние пользователи
Для контрагентов, которым нужен ограниченный доступ (например, оформление заказов через личный кабинет), в УТ предусмотрен механизм «Внешние пользователи». Он включается в настройках прав и позволяет дать доступ к узкому набору функций без создания полноценного пользователя базы.
Что важно запомнить
Пользователь в УТ 11 создаётся в два шага: учётная запись в списке пользователей и членство в группе доступа с подходящим профилем. Ограничения на уровне записей сужают видимость данных. Уволенного сотрудника блокируют, а не удаляют. Перед передачей доступа проверьте вход и проведение тестового документа.
Часто задаваемые вопросы
Пользователь создан, но при входе пишет «недостаточно прав». Что делать?
Почти всегда причина в том, что пользователь не включён ни в одну группу доступа. Откройте «Настройка прав и пользователей → Группы доступа», добавьте его в подходящую группу и попросите войти заново. Если группа назначена, а ошибка осталась — проверьте ограничения доступа на уровне записей в карточке группы.
Можно ли скопировать права с существующего сотрудника?
Да, самый простой способ — добавить нового пользователя в те же группы доступа, в которых состоит действующий сотрудник с аналогичными обязанностями. Откройте карточку «образцового» пользователя, посмотрите список его групп и повторите состав для нового.
Чем отличается пользователь в конфигураторе от пользователя в режиме предприятия?
Список пользователей в конфигураторе — это учётные записи для аутентификации при входе в базу. Справочник «Пользователи» в режиме предприятия — это объекты системы, к которым привязаны группы доступа, подразделения и настройки. В УТ 11 эти списки синхронизируются: при создании пользователя в предприятии запись в списке аутентификации появляется автоматически.
Как сбросить пароль, если пользователь его забыл?
Откройте карточку пользователя под учётной записью администратора, установите новый пароль и при желании включите требование смены пароля при следующем входе. Старый пароль администратору знать не нужно — он просто заменяется новым.
Можно ли запретить пользователю изменять документы прошлых периодов?
Да, для этого служит механизм «Даты запрета изменения данных» в разделе «НСИ и администрирование». Установите дату запрета для всех пользователей или для конкретных групп — документы раньше этой даты станут доступны только на просмотр.
Сколько пользователей можно завести в базе?
Технически количество пользователей в информационной базе не ограничено жёстко. Реальный предел определяется лицензиями: числом одновременно работающих сеансов, разрешённых приобретёнными клиентскими лицензиями 1С. Завести учётные записи можно для всех сотрудников, но одновременно войти смогут только в пределах лицензии.