Администрирование · 9 мин
Как забрать базу 1С у бухгалтера и передать её новому специалисту
Как передать базу 1С от бухгалтера новому специалисту: выгрузка dt, доступы, лицензии, перенос на сервер, проверка данных и типичные ошибки при передаче.
Передача базы 1С от уходящего бухгалтера новому специалисту или обратно в компанию — типовая задача, которая регулярно вызывает конфликты и потери данных. Проблемы возникают из-за того, что база может храниться на личном компьютере бухгалтера, в облаке франчайзи, на сервере аутсорсинговой компании — и у каждого варианта свой порядок действий.
Ключевой принцип: база данных принадлежит организации, а не бухгалтеру, если она велась в рамках трудового договора или договора оказания услуг. Договоритесь о передаче заранее, зафиксируйте состав передаваемого (файл базы, архивы, ключи, пароли) и проверьте результат до того, как бухгалтер окончательно уйдёт из доступа.
Ниже разобраны основные сценарии: файловая база на компьютере бухгалтера, база на сервере, облачные сервисы (1С:Фреш, аренда у франчайзи), а также передача лицензий, доступов к ЭДО и отчётности.
Определите, где физически находится база
Прежде чем что-то забирать, выясните, где работает база. От этого зависит весь сценарий. Самый простой способ — открыть в 1С меню «Файл» или спросить у бухгалтера строку подключения. В файловом варианте путь выглядит как каталог на диске (например, D:\Bases\BP), в клиент-серверном — указан сервер и имя базы в кластере.
Типичные варианты размещения: локальный компьютер бухгалтера, общий сетевой диск в офисе, сервер с 1С:Предприятием и СУБД, облачный сервис (1С:Фреш, Scloud и подобные), сервер франчайзи или аутсорсинговой компании. В последних двух случаях базу придётся запрашивать у третьей стороны, и здесь важны условия договора.
Достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD или сделать выгрузку .dt
Нужен доступ к консоли сервера 1С или выгрузка .dt из конфигуратора
Выгрузку запрашивают через настройки сервиса или у провайдера
Заберите файловую базу: выгрузка .dt или копия файла
Для файловой базы есть два рабочих способа. Первый — выгрузка через конфигуратор: «Администрирование → Выгрузить информационную базу». Получается файл с расширением .dt, который содержит данные и конфигурацию. Это универсальный переносимый формат, его можно загрузить на любой другой компьютер через «Загрузить информационную базу».
Второй способ — прямое копирование файла 1Cv8.1CD из каталога базы. Перед копированием все пользователи должны выйти из базы, иначе файл скопируется в несогласованном состоянии. Такой файл подключается напрямую через список информационных баз, без загрузки.
Выгрузка .dt предпочтительнее, когда база переезжает на другую платформу или нужно заодно проверить целостность данных. Прямое копирование быстрее для больших баз, но требует совместимости версий платформы.
- 1Попросите всех пользователей выйти из базы и завершить фоновые задания
- 2Откройте базу в режиме Конфигуратора под учётной записью с полными правами
- 3Выберите «Администрирование → Выгрузить информационную базу» и укажите путь для файла .dt
- 4Дождитесь завершения выгрузки — для больших баз это может занять десятки минут
- 5Скопируйте .dt на носитель компании и проверьте загрузку на другом компьютере
Получите базу с сервера или из облака
Если база работает в клиент-серверном режиме, простое копирование файлов СУБД — плохая идея: данные лежат в PostgreSQL, MS SQL или другой СУБД, и корректный перенос требует либо выгрузки .dt тем же способом через конфигуратор, либо штатного бэкапа средствами СУБД с последующим восстановлением. Для разовой передачи .dt почти всегда проще и надёжнее.
В облачных сервисах действуйте через механизмы самого сервиса. В 1С:Фреш выгрузка базы в файл доступа владельцу абонента через менеджер сервиса (раздел управления приложениями). У сторонних облачных провайдеров и франчайзи выгрузку обычно предоставляют по заявке — направьте официальный запрос от имени организации.
Если бухгалтерия велась на аутсорсинге, проверьте договор: в нём должно быть прописано, кому принадлежат данные и в каком виде они возвращаются. Обычно аутсорсер обязан передать выгрузку базы и первичные документы по акту.
Заберите лицензии, ключи и доступы
Сама база без лицензий и доступов бесполезна. Составьте перечень того, что нужно передать вместе с данными: программные лицензии 1С (пин-коды, файлы .lic), аппаратные ключи HASP, регистрационные номера программных продуктов, учётные записи портала 1С и договора ИТС, если они оформлялись через бухгалтера.
Отдельный блок — отчётность и ЭДО. Заберите сертификаты электронной подписи и пароли к ним, доступы к операторам ЭДО, учётные записи в сервисах сдачи отчётности (1С-Отчётность, СБИС, Контур и другие), настройки обмена с банками. Без сертификата и доступа к ЭДО новый бухгалтер не сможет ни сдать отчётность, ни получать документы от контрагентов.
После передачи смените пароли на всех учётных записях, которые остаются в компании, и отзовите доступ уходящего специалиста к облачным сервисам, банк-клиенту и ЭДО.
Проверьте целостность и полноту данных
Не ограничивайтесь тем, что файл скопирован. Разверните базу на новом месте и проверьте содержимое: откройте ОСВ за последний отчётный период, сверьте остатки по основным счетам с последними сданными отчётами, проверьте наличие документов за весь период ведения учёта, справочники контрагентов и номенклатуры.
Для файловой базы после переноса полезно выполнить тестирование и исправление через конфигуратор или утилиту chdbfl — это выявит скрытые повреждения файла. Убедитесь также, что версия конфигурации соответствует актуальной и у вас есть возможность её обновлять (действующий договор ИТС или подписка).
Передачу зафиксируйте актом: перечислите файл выгрузки и его размер, состав архивов, переданные ключи и сертификаты, период данных в базе. Акт подписывают обе стороны — это защищает и компанию, и уходящего бухгалтера.
Как проверить результат передачи
Вход под пользователем, списки документов доступны
Ошибка открытия, требование несуществующего каталога или сервера
ОСВ совпадает с последним сданным балансом/декларациями
Расхождения в остатках, отсутствуют данные за часть периодов
Сертификат действителен, тестовое подключение к оператору ЭДО проходит
Сертификат истёк или остался у бухгалтера, нет доступа к оператору
База запускается без сообщения об отсутствии лицензии
Программа требует пин-код или ключ, которого нет
Что делать, если бухгалтер отказывается отдавать базу
Если учёт вёлся штатным бухгалтером на оборудовании компании, база — результат его трудовых обязанностей, и удерживать её он не вправе. Направьте письменное требование с перечнем передаваемого и сроком. При аутсорсинге опирайтесь на договор: обычно там есть обязанность вернуть данные по окончании сотрудничества.
Параллельно минимизируйте риски: если у компании есть административный доступ к серверу или облаку, сделайте выгрузку самостоятельно, не дожидаясь согласия. В 1С:Фреш владелец абонента (организация) может инициировать выгрузку без участия бухгалтера.
В крайнем случае учёт можно восстановить частично: данные по налогам и взносам есть в личном кабинете ФНС, банковские выписки — в банке, документы по ЭДО — у оператора. Это долго и трудоёмко, поэтому лучше решать вопрос передачи до конфликта, а не после.
Как выбрать сценарий передачи
Что важно запомнить
Заберите базу штатной выгрузкой .dt или копией файла при закрытых сеансах, дополнительно передайте лицензии, сертификаты ЭП и доступы к ЭДО и отчётности. Проверьте загрузку и остатки до ухода бухгалтера, смените пароли и зафиксируйте передачу актом.
Частые вопросы
Чем выгрузка .dt отличается от копирования файла 1Cv8.1CD?
Файл .dt — это универсальная выгрузка, которую можно загрузить на любую платформу и в клиент-серверный вариант. Файл 1Cv8.1CD — это сама файловая база, её можно подключить напрямую, но только как файловую базу и на совместимой версии платформы. Для передачи между организациями чаще используют .dt.
Можно ли забрать базу из 1С:Фреш без участия бухгалтера?
Да, если учётная запись владельца абонента оформлена на организацию. В менеджере сервиса доступна выгрузка приложения в файл. Если владельцем числится бухгалтер, сначала потребуется смена владельца абонента через поддержку сервиса.
Что делать, если бухгалтер зашифровал базу паролем?
Пароль администратора файловой базы можно сбросить специализированными средствами, но это трудоёмко. Правильный путь — требовать передачу паролей в рамках увольнения, фиксируя это в акте. При аутсорсинге — ссылаться на договор.
Нужно ли передавать архивы старых периодов?
Да. Организация обязана хранить бухгалтерские документы в течение установленных сроков (как правило, не менее пяти лет). Заберите все архивные копии баз и электронные документы за закрытые периоды, а не только текущую рабочую базу.
Кто должен делать выгрузку — бухгалтер или администратор?
Технически выгрузку может сделать любой пользователь с полными правами через конфигуратор. Оптимально, если это делает администратор или новый специалист в присутствии уходящего бухгалтера — тогда проверка результата происходит сразу, и вопросы решаются на месте.