Как в 1С:ЗУП перепровести все документы за период

Массовое перепроведение документов в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) требуется, когда движения по регистрам оказались испорчены: после нештатного обмена, ручной корректировки документов «задним числом», сбоя при обновлении или отмены проведения отдельных документов. Признаки проблемы — расхождения в отчётах, «плавающие» остатки по взаиморасчётам с сотрудниками, ошибки при расчёте зарплаты или формировании ведомостей.

В отличие от бухгалтерских конфигураций, в ЗУП нет привычной обработки «Групповое перепроведение документов» в стандартной поставке — задача решается через восстановление последовательностей, встроенные механизмы перерасчёта, типовые обработки или небольшой программный код. Правильный выбор способа зависит от того, какие именно данные пострадали: кадровые приказы, начисления, ведомости на выплату или регистры учёта НДФЛ и взносов.

Перед любыми массовыми действиями сделайте резервную копию информационной базы. Перепроведение перезаписывает движения документов, и откатить результат без копии будет невозможно. Особенно это критично для закрытых периодов, по которым уже сдана отчётность.

Когда нужно перепроводить документы, а когда — нет

Перепроведение оправдано, если отчёты по одним и тем же данным показывают разные результаты, ведомости не заполняются суммами к выплате, а в журнале расчёта зарплаты появляются сообщения о нарушении последовательности. Ещё один типичный повод — исправление документа прошлого периода: после этого все зависимые начисления должны быть пересчитаны.

Не стоит запускать массовое перепроведение «для профилактики». Каждое перепроведение документа расчёта зарплаты может активировать механизм перерасчётов, изменить движения по НДФЛ и взносам и «разъехаться» с уже сданной отчётностью. Если проблема локальная — например, неправильные движения у одного документа — достаточно перепровести только его.

Подготовка: копия базы, права и монопольный режим

Первый шаг — резервная копия. В файловой базе достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD или выгрузить базу через конфигуратор (Администрирование — Выгрузить информационную базу). В клиент-серверном варианте используйте средства СУБД или выгрузку .dt. Проверьте, что копия открывается и содержит актуальные данные.

Массовое перепроведение желательно выполнять в монопольном режиме: активные сеансы пользователей могут блокировать документы, что приведёт к ошибкам и пропускам. Попросите пользователей выйти или завершите сеансы через консоль администрирования. Дополнительно убедитесь, что у вашей учётной записи есть полные права или права на изменение всех нужных видов документов.

Проверьте дату запрета изменения данных (Администрирование — Поддержка и обслуживание — Даты запрета изменения данных). Если период закрыт, перепроведение завершится ошибкой — либо временно откройте период, осознавая риски, либо откажитесь от перепроведения закрытых месяцев.

Способ 1. Групповое перепроведение через стандартные механизмы

В конфигурациях на платформе 8.3 с подсистемой БСП может быть доступна обработка «Групповое перепроведение документов» (раздел «Администрирование» — «Обслуживание» либо «Настройки» — «Обработки», в зависимости от версии). В ней выбирается период, виды документов и режим: перепроведение всех документов или только проведённых. Обработка последовательно проводит документы в хронологическом порядке.

Если такой обработки в меню нет, её можно запустить из внешних стандартных обработок поставки или воспользоваться типовым механизмом «Проведение документов» через операции над объектами. Важно: в ЗУП порядок перепроведения имеет значение — сначала кадровые документы (приёмы, переводы, увольнения), затем отсутствия и отклонения, затем начисления, потом ведомости и документы учёта НДФЛ и взносов.

1. 1
   Создайте резервную копию базы и завершите сеансы пользователей
2. 2
   Откройте обработку группового перепроведения (Администрирование — Обслуживание)
3. 3
   Укажите период и отберите нужные виды документов
4. 4
   Запустите перепроведение и дождитесь окончания, не прерывая процесс
5. 5
   Изучите протокол: все ли документы проведены, какие пропущены и почему
6. 6
   Сформируйте контрольные отчёты (расчётный листок, свод начислений) и сравните с данными до перепроведения

Способ 2. Восстановление последовательности расчёта зарплаты

В ЗУП расчёт зарплаты организован как последовательность: документы начисления зависят от ранее введённых данных. При нарушении последовательности система сама сигнализирует об этом сообщениями и формирует очередь перерасчётов. Откройте журнал перерасчётов (Зарплата — Сервис — Перерасчёты, либо через сообщения в документах расчёта) и проверьте, что там накопилось.

Перерасчёты не всегда нужно выполнять «в лоб» — сначала разберитесь, какой документ стал источником цепочки. Часто достаточно перепровести документы начиная с месяца нарушения: например, если исправили больничный в марте, перепроводите начисления с марта по текущий месяц. Это быстрее и безопаснее, чем перепроводить весь год.

Способ 3. Программное перепроведение через обработку

Когда типовых средств не хватает — например, нужно перепровести только документы определённой организации или с отбором по условию — используют произвольную обработку с кодом на встроенном языке. Запускать такой код должен специалист, понимающий модель данных ЗУП.

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ Ссылка ИЗ Документ.НачислениеЗарплаты
|ГДЕ Дата МЕЖДУ &Начало И &Конец И Проведен
|УПОРЯДОЧИТЬ ПО Дата";
Запрос.УстановитьПараметр("Начало", НачалоМесяца(Период));
Запрос.УстановитьПараметр("Конец", КонецМесяца(Период));
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
  Док = Выборка.Ссылка.ПолучитьОбъект();
  Попытка
    Док.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
  Исключение
    Сообщить("Ошибка: " + Док.Ссылка + " — " + ОписаниеОшибки());
  КонецПопытки;
КонецЦикла;

Ключевые правила для такого кода: обязательная сортировка по дате, обработка ошибок через Попытка/Исключение (один «битый» документ не должен останавливать весь процесс) и протоколирование пропущенных объектов. Для больших объёмов выполняйте обработку порциями по месяцам — так проще контролировать результат и откатываться при сбое.

Проверка результата после перепроведения

Главный контроль — сравнение отчётов до и после. Сохраните до перепроведения свод начислений и удержаний, расчётные листки по нескольким сотрудникам, обороты по НДФЛ и взносам. После перепроведения сформируйте те же отчёты и сравните итоговые суммы. Совпадение означает, что движения восстановлены без искажений.

Дополнительно проверьте: нет ли непроведённых документов в журналах за период, очищена ли очередь перерасчётов, совпадает ли задолженность по зарплате на конец периода с данными до операции. Если ведомости перепроводились, сверьте суммы к выплате с фактическими выплатами по банку.

Типичные ошибки и ограничения

Помните об ограничениях: перепроведение не исправляет ошибки в самих данных (неверные кадровые приказы, неправильные плановые начисления) — оно лишь перезаписывает движения на основе текущего содержимого документов. Если ошибка в данных, сначала исправьте документ, потом перепроводите зависимые.

Также учтите, что в распределённых базах (РИБ) и при обмене с 1С:Бухгалтерией массовое перепроведение порождает большой объём изменений для передачи. Планируйте операцию с учётом расписания синхронизаций.

Частые вопросы