Как завести нового пользователя в 1С

Новый сотрудник не сможет работать в 1С, пока администратор не создаст для него учётную запись и не назначит права. Процедура занимает несколько минут, но ошибка на этапе назначения ролей приводит либо к отказу в доступе, либо, что опаснее, к избыточным правам на данные, которые сотруднику видеть не положено.

Порядок действий зависит от режима работы базы — файлового или клиент-серверного — и от того, ведётся ли список пользователей только в конфигураторе или ещё и в справочнике «Пользователи» внутри прикладного решения. В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 (Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей) пользователь создаётся в двух местах: как пользователь информационной базы и как элемент справочника.

Ниже разобран полный цикл: от создания учётной записи в конфигураторе до проверки входа под новым пользователем, а также типичные ошибки и ограничения, о которых нужно знать до начала работы.

Что подготовить перед созданием пользователя

Для создания учётной записи нужны права администратора информационной базы. Если вы входите в 1С под обычной учётной записью без административных прав, пункты меню для управления пользователями будут недоступны или изменения не сохранятся. Уточните заранее, кто в организации обладает полными правами.

Подготовьте данные нового сотрудника: фамилию и инициалы для отображаемого имени, логин для входа (обычно латиницей, без пробелов), временный пароль и должность — от неё зависит набор ролей. Если в базе действует разграничение по организациям или подразделениям, выясните, к какой группе доступа нужно отнести новичка.

Создание пользователя в режиме Предприятия

В типовых конфигурациях основной способ — раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Нажмите «Создать» и заполните карточку: укажите ФИО сотрудника, при необходимости привяжите физическое лицо из соответствующего справочника — это нужно для подстановки ответственного в документах.

Перейдите по ссылке настройки входа (обычно «Вход в программу» или аналогичная) и задайте имя для входа и пароль. Платформа проверит пароль на соответствие требованиям сложности, если они включены администратором. Отметьте признак «Аутентификация 1С:Предприятия», иначе вход по логину и паролю работать не будет.

После записи карточки платформа автоматически создаст пользователя информационной базы — отдельно заводить его в конфигураторе не требуется. Это ключевое отличие работы через справочник: система синхронизирует данные сама.

1. 1
   Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните ФИО и служебные данные
3. 3
   Задайте имя для входа, пароль и включите аутентификацию 1С:Предприятия
4. 4
   Назначьте профиль группы доступа или роли по должности
5. 5
   Запишите карточку и проверьте вход под новой учётной записью

Создание пользователя через конфигуратор

Способ подходит для баз без встроенного справочника пользователей, для служебных учётных записей и для ситуаций, когда войти в режим Предприятия невозможно. Откройте конфигуратор, перейдите в меню «Администрирование» → «Пользователи» и нажмите «Добавить».

На закладке «Основные» укажите имя (логин), полное имя, пароль и его подтверждение. Установите флажки аутентификации: «Аутентификация 1С:Предприятия» — для входа по паролю, «Аутентификация операционной системы» — для входа под доменной учётной записью Windows без ввода пароля.

На закладке «Прочие» назначьте роли. Минимум для входа обычно требуется роль, дающая право запуска толстого или тонкого клиента, и роли прикладного доступа. Не назначайте роль «Полные права» обычному пользователю — она открывает все данные и настройки, включая удаление документов.

Назначение ролей и прав доступа

В типовых конфигурациях права задаются через профили групп доступа: «Бухгалтер», «Кадровик», «Менеджер по продажам» и подобные. Один профиль объединяет десятки ролей, поэтому вручную отмечать роли в конфигураторе для прикладного пользователя обычно не нужно. Профиль назначается в карточке пользователя или через включение его в группу доступа.

Если ни один типовой профиль не подходит, создайте копию ближайшего профиля и скорректируйте состав ролей. Изменять типовой профиль напрямую нежелательно: при обновлении конфигурации поставщик может перезаписать его, и ваши настройки пропадут.

Дополнительно проверьте ограничения на уровне записей: в ряде конфигураций можно ограничить доступ по организациям, складам или подразделениям. Это важно, если в одной базе работают несколько юридических лиц и сотрудник не должен видеть чужие данные.

Сравнение способов назначения прав

Профили групп доступа

Подходит для большинства сотрудников в типовых конфигурациях; быстро и безопасно, но ограничено составом типовых профилей

Ручное назначение ролей в конфигураторе

Гибкий способ для нестандартных задач и служебных учётных записей; требует понимания состава ролей и осторожности

Группы доступа

Удобны при массовом добавлении сотрудников одной должности: пользователь включается в группу и получает её права автоматически

Настройка пароля и аутентификации

Минимальные требования к паролю задаются в настройках информационной базы: длина, сложность, срок действия. Если требования включены, слишком простой пароль платформа не примет. Задавайте новичку временный пароль и при первом входе предложите сменить его на собственный.

Для доменной сети удобна аутентификация операционной системы: пользователь входит в 1С без ввода пароля под своей Windows-учётной записью. Для этого в карточке пользователя указывается соответствие вида «\\ДОМЕН\ИмяПользователя». Способ снижает риск утечки паролей 1С, но требует корректной настройки на стороне сервера.

Проверка результата

После создания учётной записи выполните контрольный вход: запустите базу, введите логин и пароль нового пользователя. Успешный вход и открытие рабочего стола с нужными разделами — признак корректной настройки. Если разделы пустые или часть документов недоступна, не хватает ролей.

Проверьте обратную сторону: попытайтесь под новым пользователем открыть данные, которые ему не положены, — например, зарплатные отчёты для менеджера по продажам. Доступ должен быть закрыт. Такая проверка занимает пару минут и предотвращает утечку конфиденциальных данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу под новой учётной записью

Норма

Пользователь входит, открывается рабочий стол с его разделами

Тревожный признак

Ошибка «Имя пользователя или пароль не верны» либо пустой интерфейс

Доступ к рабочим документам

Норма

Документы по профилю открываются и создаются

Тревожный признак

Сообщение «Нарушение прав доступа» при открытии нужных объектов

Доступ к закрытым данным

Норма

Чужие организации и закрытые разделы недоступны

Тревожный признак

Пользователь видит данные, не относящиеся к его должности

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — пользователь создан в справочнике, но вход невозможен, потому что не включена аутентификация или не задан пароль. Вторая по частоте — учётная запись создана, но без профиля доступа: пользователь входит и видит пустой интерфейс. Обе ситуации решаются дозаполнением карточки.

В файловых базах создание пользователя требует монопольного доступа в ряде случаев: если в базе работают другие сотрудники, платформа может отказать в сохранении изменений. Выполняйте настройку в нерабочее время или попросите коллег выйти. В клиент-серверном варианте это ограничение обычно не актуально.

Не создавайте одну учётную запись на нескольких сотрудников «для экономии»: журнал регистрации фиксирует действия по пользователю, и при общей учётной записи невозможно установить, кто изменил или удалил документ. Это критично при разборе ошибок и внутренних расследованиях.

Частые вопросы

Можно ли создать пользователя, не заходя в конфигуратор?

Да, в типовых конфигурациях это штатный способ: раздел «Администрирование» → «Пользователи» в режиме Предприятия. При записи карточки платформа сама создаёт пользователя информационной базы. Конфигуратор нужен только для служебных задач и нестандартных настроек.

Пользователь создан, но при входе пишет «Имя пользователя или пароль не верны». Что проверить?

Убедитесь, что в карточке включён флажок «Аутентификация 1С:Предприятия», пароль задан и вводится с учётом регистра, а логин указан без лишних пробелов. Также проверьте, не установлен ли признак блокировки пользователя.

Как дать пользователю права только на просмотр без редактирования?

Создайте копию подходящего типового профиля и уберите из него роли, разрешающие добавление и изменение объектов, оставив роли чтения. Точный состав ролей зависит от конфигурации, поэтому после настройки проверьте результат тестовым входом.

Нужно ли заводить пользователя и в справочнике, и в конфигураторе?

Нет. При создании через справочник «Пользователи» в режиме Предприятия запись в списке пользователей информационной базы появляется автоматически. Дублирование вручную может привести к рассинхронизации и ошибкам входа.

Как временно заблокировать пользователя, не удаляя его?

Откройте карточку пользователя и снимите флажок аутентификации или установите признак недействительности (в типовых конфигурациях — «Недействителен»). Данные и история действий сохранятся, а вход будет закрыт. Это правильный способ оформить увольнение сотрудника.