Как в 1С УТ посмотреть историю изменения документа

В 1С:Управление торговлей (УТ 11) просмотр истории изменений документа реализуется через механизм версионирования объектов. Он фиксирует, кто из пользователей, в какой момент и какие именно данные изменил в документе, и позволяет сравнить любые две версии между собой. Это штатный инструмент, который не требует доработок конфигурации, но по умолчанию обычно отключен — его нужно предварительно включить.

Важно понимать ограничение: версионирование не работает «задним числом». Если механизм был выключен, посмотреть, что происходило с документом раньше, через историю версий не получится — можно лишь косвенно восстановить картину через журнал регистрации. Поэтому настройку стоит выполнить заранее, особенно если с базой работает несколько пользователей и периодически возникают споры «кто поменял цену в заказе».

Ниже разобрано, как включить версионирование, где смотреть список версий документа, как сравнивать версии и откатываться к прежнему состоянию, а также что делать, если история пуста.

Что такое версионирование объектов и почему оно может быть отключено

Версионирование объектов — это подсистема, которая при каждой записи документа (или элемента справочника) сохраняет его снимок: значения реквизитов, табличных частей, автора изменения и время. Снимки хранятся в специальном регистре «Версии объектов» и не влияют на сами данные документа.

По умолчанию в типовой УТ 11 версионирование, как правило, выключено, чтобы не увеличивать размер базы. Каждая версия — это сжатый набор данных, и на активно используемых документах (заказы, реализации) объем хранимых версий растет быстро. Поэтому администратор осознанно выбирает, для каких видов объектов включать запись истории.

Как включить версионирование документов в УТ 11

Настройка выполняется пользователем с правами администратора. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Общие настройки». В группе «Версионирование объектов» установите флаг «Версионирование объектов» и перейдите по ссылке настройки списка версионируемых объектов.

В открывшемся списке выберите нужные виды объектов — например, «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг», «Приобретение товаров и услуг» — и для каждого укажите вариант версионирования: версионировать при проведении, при записи или не версионировать. Для большинства документов разумный режим — «Версионировать при записи», чтобы фиксировались и изменения непроведенных документов.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование → Общие настройки»
2. 2
   Включите флаг «Версионирование объектов» и откройте настройку списка объектов
3. 3
   Для нужных видов документов задайте режим «Версионировать при записи» или «при проведении»
4. 4
   Сохраните настройку и проверьте: измените тестовый документ и откройте его историю изменений

Как открыть историю изменений конкретного документа

Откройте нужный документ из журнала документов. В форме документа нажмите «Ещё» → «История изменений» (в некоторых релизах команда называется «Перейти → История изменений» или доступна по кнопке с пиктограммой в командной панели). Откроется отчет со списком версий: номер версии, дата и время, пользователь, комментарий (проведение, запись, отмена проведения).

Двойной щелчок по версии открывает детальный отчет об изменении: таблицу, где по каждому реквизиту и строке табличной части показано прежнее и новое значение. Измененные поля визуально выделяются, поэтому сразу видно, что именно поправил пользователь — например, сумму скидки или дату отгрузки.

Если команда «История изменений» отсутствует в меню «Ещё», проверьте, включено ли версионирование для этого вида документов, и есть ли у вас право «Просмотр истории изменений» — оно входит в стандартные профили, но в настроенных вручную ролях может быть снято.

Как сравнить две версии и вернуться к прежней

В отчете «История изменений» можно выделить две версии (с зажатой клавишей Ctrl) и нажать «Сравнить версии». Программа построит отчет-расхождение: какие реквизиты и строки табличных частей отличаются, с указанием значений в каждой из версий. Это удобно, когда нужно понять, что изменилось между утром и вечером, а не перебирать все промежуточные записи.

Для отката выделите нужную версию и нажмите «Перейти на версию» (или «Восстановить версию»). Программа запишет документ значениями из выбранной версии — при этом создастся новая версия, то есть сам откат тоже зафиксируется в истории. Учтите: если документ проведен и по нему есть движения, возврат к версии перепроведет документ, что может изменить остатки и взаиморасчеты.

Что делать, если история пуста или версионирование не включалось

Если версионирование не было включено на момент изменений, историю восстановить нельзя — снимки просто не сохранялись. Косвенный источник информации — журнал регистрации: «НСИ и администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации». Отфильтруйте события по пользователю и типу «Данные. Изменение» — вы увидите, кто и когда записывал или проводил документ, но без детализации по реквизитам.

Еще один способ установить автора — стандартные реквизиты документа «Автор» (кто создал) и данные журнала регистрации о последней записи. Для расследования разовых инцидентов этого часто достаточно, а для постоянного контроля включите версионирование заблаговременно.

Ограничения, производительность и обслуживание версий

Хранение версий увеличивает размер базы. Для документов с большими табличными частями (сотни строк) каждая запись создает полный снимок, поэтому не стоит включать версионирование «на все подряд». Выберите критичные виды документов: заказы, реализации, кассовые и банковские документы, установка цен.

Периодически очищайте устаревшие версии: в настройке версионирования доступна команда очистки истории по сроку хранения. Также помните, что версии хранят данные на момент записи — если менялись связанные объекты (например, переименовали контрагента), в старой версии отобразится актуальное наименование ссылки, а не историческое.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли посмотреть, кто удалил документ?

Версионирование фиксирует пометку удаления как изменение (если было включено). Если его не было, смотрите журнал регистрации: отфильтруйте события «Данные. Удаление» или «Данные. Изменение» по нужному документу — там будет пользователь и время. Восстановить удаленный документ штатно нельзя, только из резервной копии.

Почему команда «История изменений» не отображается в документе?

Наиболее вероятные причины: версионирование не включено для этого вида документов в общих настройках, у пользователя нет права просмотра истории изменений, либо интерфейс формы изменен расширением. Проверьте настройку версионирования и права под администратором.

Можно ли узнать, что изменилось, если версионирование не было включено?

Детально — нет: снимки не сохранялись. Максимум — журнал регистрации покажет, кто и когда записывал документ. Для будущего контроля включите версионирование хотя бы для ключевых видов документов.

Замедляет ли версионирование работу базы?

При записи документа добавляется сохранение снимка, что дает небольшую дополнительную нагрузку, обычно незаметную для пользователей. Основной эффект — рост объема базы, особенно при включении версионирования для массовых документов с большими табличными частями.

Как узнать, кто создал документ, а не изменял его?

В форме документа откройте «Ещё → Изменить форму» не нужно — достаточно посмотреть стандартный реквизит «Автор» (в ряде документов он выводится в дополнительной информации) или данные журнала регистрации о первом событии записи этого документа. В истории версий автор первой версии и есть создатель.

Сохраняются ли версии при обмене данными между базами?

Нет, версии объектов — служебные данные конкретной информационной базы и при типовых обменах не переносятся. В базе-приемнике история изменений будет вестись только с момента загрузки объектов в нее.