Администрирование · 8 мин
Как в 1С:Управление торговлей посмотреть историю изменения документа
Как в 1С:Управление торговлей включить версионирование объектов, посмотреть историю изменений документа, сравнить версии и откатиться к нужной. Пошаговая инструкция.
Чтобы увидеть, кто и когда менял документ в 1С:Управление торговлей, используются два штатных механизма: версионирование объектов и журнал регистрации. Версионирование показывает, что именно изменилось в документе и позволяет откатиться к прежней версии, а журнал регистрации фиксирует сам факт записи, проведения или удаления с указанием пользователя и времени.
Важный нюанс: версионирование по умолчанию выключено. Если его не включить заранее, история изменений конкретного документа не сохраняется — восстановить «задним числом» старые версии нельзя. Поэтому первый шаг при настройке контроля — включить механизм, а уже потом пользоваться просмотром истории.
Ниже разобраны оба способа: как включить версионирование, как открыть историю из формы документа, как сравнить версии между собой, как восстановить нужную версию и как посмотреть действия пользователей через журнал регистрации, если версионирование не было включено.
Включение версионирования объектов
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Общие настройки» и найдите блок «Версионирование объектов». Установите флажок «Версионировать объекты», затем по ссылке «Версионируемые объекты» укажите, для каких видов документов хранить историю: реализации товаров, приходные накладные, заказы, перемещения и т. д.
Для каждого вида объекта можно задать режим хранения: хранить все версии, хранить за ограниченный срок или не хранить вовсе. Полное хранение всех версий по всем документам заметно увеличивает размер базы, поэтому на практике версионирование включают выборочно — для критичных документов, где ошибки и подмена данных наиболее болезненны.
Настройка доступна только пользователю с правами администратора или с ролью, включающей настройку версионирования. Если пункта «Версионирование объектов» в интерфейсе нет, проверьте права текущего пользователя.
Как открыть историю изменений конкретного документа
Откройте нужный документ из журнала документов (например, «Продажи» → «Реализация товаров и услуг»). В форме документа нажмите кнопку «Ещё» и выберите команду «История изменений» (в некоторых версиях конфигурации — «Версии объекта»). Эта команда появляется только если для данного вида документов включено версионирование.
Откроется таблица версий: номер версии, дата и время, пользователь, тип изменения (создание, изменение, проведение, отмена проведения). По этой таблице сразу видно, кто последним трогал документ и сколько раз он редактировался.
- 1Включите версионирование в разделе «НСИ и администрирование → Общие настройки» и отметьте нужные виды документов
- 2Откройте документ, историю которого нужно посмотреть
- 3Нажмите «Ещё» → «История изменений»
- 4Выберите версию и откройте её для просмотра содержимого
- 5При необходимости сравните две версии или восстановите нужную
Просмотр и сравнение версий
Двойной щелчок по строке версии открывает отчёт с содержимым документа на тот момент: шапка, табличные части, суммы, статусы. Версии открываются в режиме чтения — редактировать их напрямую нельзя.
Чтобы понять, что именно поменялось, выделите две версии (обычно с зажатой клавишей Ctrl) и нажмите «Сравнить версии». Программа построит отчёт о различиях: какие реквизиты изменены, какие строки добавлены или удалены в табличных частях, как изменились суммы. Это самый быстрый способ ответить на вопрос «кто поменял цену в накладной».
Как проверить результат
Команда есть и открывает таблицу версий
Команды нет — версионирование не включено для этого вида документов
Видны записи с датой, пользователем и типом изменения
Таблица пустая — документ не менялся после включения версионирования
Отчёт показывает конкретные отличающиеся реквизиты
Отчёт пуст при разных версиях — выбраны одинаковые версии
Восстановление прежней версии документа
Если документ испорчен ошибочной правкой, в таблице версий выделите нужную версию и нажмите «Перейти на версию» (или «Восстановить версию» — название зависит от версии конфигурации). Программа запишет текущее содержимое документа данными из выбранной версии.
Учтите: восстановление — это новая запись документа с последующей перепроводкой. Если документ участвует в движениях по складу, взаиморасчётам или связан с другими документами (счетами-фактурами, заказами), откат может повлиять на остатки и связанные данные. Перед восстановлением проверьте, какие документы основаны на изменяемом.
Если версионирование не включено: журнал регистрации
Когда истории версий нет, остаётся журнал регистрации: «НСИ и администрирование» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации». Установите отбор по пользователю, дате и типу события (запись, проведение, удаление данных), при необходимости — по конкретному документу через поле «Данные».
Журнал покажет, кто и когда записывал, проводил или помечал документ на удаление, но не покажет содержимое — что именно было до изменения. Это способ установить факт и автора правки, но не восстановить данные.
Сравнение способов
Показывает содержимое каждой версии, сравнение и откат. Требует предварительного включения и увеличивает размер базы
Работает всегда, показывает автора и время действий. Не хранит содержимое документа и не позволяет откатиться
Единственный способ увидеть старые данные, если версионирование не включалось. Требует развёртывания копии и ручного сличения
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ожидать, что история есть «сама по себе». Пока администратор не включил версионирование и не отметил нужные виды документов, механизм ничего не пишет. Вторая ошибка — включить версионирование на всё подряд без ограничения срока хранения: база начинает быстро расти, а поиск нужной версии затрудняется.
Также учитывайте ограничение: версионирование фиксирует изменения через интерфейс и типовые механизмы записи. Если данные меняются внешними обработками или обменами, версии обычно создаются, но в нештатных сценариях (прямая запись, обходящая логику объекта) фиксация может не сработать.
Кому и какие права нужны
Включать и настраивать версионирование может только администратор. Просмотр истории изменений доступен пользователям с соответствующим правом — в типовых ролях оно обычно есть у старших менеджеров и администраторов. Если обычный менеджер не видит команду «История изменений», проверьте его роль в профиле группы доступа.
Журнал регистрации по умолчанию доступен пользователям с административными правами. Для разделения доступа настройте права так, чтобы рядовые пользователи могли смотреть версии документов, но не могли менять настройки механизма.
Что важно запомнить
История изменений документа в 1С:Управление торговлей смотрится через «Ещё → История изменений», но только если заранее включено версионирование объектов. Для уже прошедших правок без версионирования доступен лишь журнал регистрации — он покажет автора и время, но не содержимое. Восстановление версии делайте осторожно, проверяя связанные документы и закрытые периоды.
Частые вопросы
Можно ли посмотреть, кто удалил документ?
Да. Откройте журнал регистрации с отбором по событию «Удаление данных» и нужному периоду — будет виден пользователь, время и представление удалённого объекта. Само содержимое удалённого документа журнал не сохраняет.
Почему команды «История изменений» нет в меню «Ещё»?
Либо версионирование не включено для этого вида документов, либо у пользователя нет права на просмотр версий. Проверьте настройку в «НСИ и администрирование → Общие настройки» и роль пользователя в профиле доступа.
Сколько места занимает хранение версий?
Зависит от количества версионируемых видов документов и интенсивности правок. Чтобы контролировать рост базы, задайте срок хранения версий в настройках версионирования и включайте механизм только для критичных документов.
Можно ли откатить документ, если версионирование не включалось?
Штатно — нет. Вариант — развернуть резервную копию базы за нужную дату в отдельной копии, найти там документ и вручную перенести данные в рабочую базу. Поэтому регулярное резервное копирование остаётся обязательным даже при включённом версионировании.
Видно ли в истории изменения, сделанные через обмен данными?
Как правило, да: при записи объекта обменом создаётся версия, а автором указывается пользователь, под которым выполнялся обмен. Если версии не появляются, проверьте, что вид документа отмечен в настройках версионирования.