Как в 1С скрыть пользователя

Вопрос о том, как скрыть пользователя в 1С, чаще всего возникает в трёх ситуациях: сотрудник уволился, и его учётная запись больше не должна появляться в списках выбора; нужно временно убрать пользователя из интерфейса, не удаляя историю его действий; требуется скрыть служебные учётные записи, чтобы они не мешали рядовым пользователям. Удалять запись полностью почти никогда нельзя — на пользователя завязаны документы, история изменений и ответственность в журналах.

Правильный подход зависит от того, где именно нужно «спрятать» учётную запись: в окне выбора пользователя при входе, в справочнике «Пользователи» внутри конфигурации или в списках подбора (например, при выборе ответственного в документе). Инструменты для этого различаются в файловом и клиент-серверном варианте, а также зависят от того, работаете вы с типовой конфигурацией (Бухгалтерия, ЗУП, Управление торговлей) или с самописной.

Ниже разобраны все основные способы: от простого снятия флажка «Вход в программу разрешён» до настройки ролей и скрытия через код. Для большинства задач достаточно штатных средств без программирования.

Зачем скрывать, а не удалять пользователя

Учётная запись пользователя в 1С связана с множеством объектов: созданными документами, записями в журнале регистрации, настройками отчётов, правами на объекты. Если удалить пользователя физически, ссылки на него в документах превратятся в «битые», а разбор истории изменений станет невозможным. При проверках и внутренних расследованиях это создаёт серьёзные проблемы.

Скрытие решает те же задачи без потери данных: уволенный сотрудник не сможет войти в программу, его имя перестанет мешаться в списках подбора, но вся история останется доступной администратору. При необходимости учётную запись можно вернуть в рабочее состояние за минуту.

Способ 1. Отключить вход и пометить как недействительного

Это штатный и самый безопасный способ, доступный во всех типовых конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем (БСП): 1С:Бухгалтерия, ЗУП, Управление торговлей, ERP и других. Он подходит, когда сотрудник уволен или переведён и его учётная запись больше не нужна.

1. 1
   Откройте раздел «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи».
2. 2
   Найдите нужного сотрудника в списке и откройте его карточку.
3. 3
   Снимите флажок «Вход в программу разрешён» — пользователь больше не сможет авторизоваться.
4. 4
   Установите пометку «Недействителен» (в некоторых конфигурациях — через меню «Ещё» → «Пометить недействительным»).
5. 5
   Запишите изменения и проверьте, что запись исчезла из списков подбора.

После установки признака «Недействителен» запись в списке отображается серым цветом с зачёркнутым или приглушённым наименованием и по умолчанию не предлагается при подборе в документах. Если недействительные записи всё ещё видны, проверьте настройку отображения списка: в меню «Ещё» списка пользователей можно включить режим «Показывать недействительных», который обычно выключен.

Способ 2. Скрыть пользователя из списка выбора при входе

Если при запуске 1С показывается список пользователей для выбора, убрать оттуда лишние имена можно двумя путями. Первый — отключить показ списка целиком: в конфигураторе откройте «Администрирование» → «Пользователи», выберите пользователя и в его свойствах проверьте настройки аутентификации. Сам список при старте управляется настройкой «Выбор пользователя при запуске» в параметрах информационной базы — если выбор отключён, система будет запрашивать логин и пароль вручную.

Второй путь — убрать у пользователя возможность аутентификации 1С. В карточке пользователя в конфигураторе снимите флажки «Аутентификация 1С:Предприятия» и «Аутентификация операционной системы». Без этих признаков запись не сможет использоваться для входа и фактически станет невидимой для процедуры авторизации.

Для клиент-серверных баз аналогичные настройки доступны в консоли кластера серверов 1С, но обычно достаточно управления через конфигуратор.

Способ 3. Ограничить видимость через роли и права

Иногда задача обратная: не скрыть конкретного пользователя, а сделать так, чтобы обычные сотрудники вообще не видели список пользователей и чужие учётные записи. Это решается настройкой ролей.

В типовых конфигурациях доступ к справочнику «Пользователи» определяется профилями групп доступа (Администрирование → Пользователи и права → Профили групп доступа). Если убрать у профиля роли, связанные с чтением пользователей, сотрудник не увидит ни сам справочник, ни связанные отчёты. При этом подбор ответственных в документах может продолжить работать — это зависит от того, как настроены роли на чтение связанных объектов (физических лиц, сотрудников).

В самописных конфигурациях проверьте в конфигураторе роли на объекте «Справочник.Пользователи»: права «Чтение», «Просмотр» и «Интерактивное добавление». Снятие права «Чтение» полностью скрывает данные, но может сломать логику, которая обращается к пользователям программно — тогда используйте ограничение доступа на уровне записей (RLS).

Способ 4. Скрыть пользователя программно

Для массовой обработки (например, при увольнении группы сотрудников) или в нестандартных конфигурациях используют код на встроенном языке. Типовой приём — установить признак недействительности и отключить вход:

ПользовательОбъект = Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию("Иванов И.И.").ПолучитьОбъект();
ПользовательОбъект.Недействителен = Истина;
ПользовательОбъект.Записать();
ПользователиИБ = ПользователиИнформационнойБазы.НайтиПоУникальномуИдентификатору(
ПользовательОбъект.ИдентификаторПользователяИБ);
Если ПользователиИБ <> Неопределено Тогда
ПользователиИБ.АутентификацияСтандартная = Ложь;
ПользователиИБ.Записать();
КонецЕсли;

Такой код выполняется через внешнюю обработку или консоль кода под правами администратора. Перед массовым запуском обязательно протестируйте его на копии базы и на одном тестовом пользователе.

Как проверить результат

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход под скрытым пользователем

Норма

При попытке входа система отклоняет авторизацию

Тревожный признак

Пользователь по-прежнему входит в базу

Список подбора в документе

Норма

Имя не предлагается при выборе ответственного

Тревожный признак

Запись видна и доступна для выбора

Справочник «Пользователи»

Норма

Запись серая, помечена как недействительная

Тревожный признак

Запись выглядит как активная

Журнал регистрации

Норма

История действий пользователя сохранена

Тревожный признак

Записи потеряны или оборвались

Дополнительно попросите обычного пользователя (без административных прав) открыть документы, где раньше фигурировал скрытый сотрудник: данные в уже проведённых документах должны отображаться корректно, просто без возможности выбрать эту запись в новых документах.

Частые ошибки и ограничения

Учтите ограничение: в файловых базах без БСП (старые самописные конфигурации) признака «Недействителен» может не быть — там скрытие выполняется только через настройки аутентификации в конфигураторе или программно.

Частые вопросы

Можно ли восстановить скрытого пользователя?

Да. Снимите пометку «Недействителен» и снова установите флажок «Вход в программу разрешён». Все настройки, права и история действий сохраняются, поэтому восстановление занимает меньше минуты.

Почему скрытый пользователь всё ещё виден в списке?

Скорее всего, в списке включён режим показа недействительных записей. Откройте меню «Ещё» в списке пользователей и отключите пункт «Показывать недействительных». Также проверьте, что пометка «Недействителен» действительно установлена, а не только снят флажок входа.

Что будет с документами уволенного сотрудника?

Ничего — документы остаются в базе с прежним автором и ответственным. Скрытие влияет только на возможность входа и выбор записи в новых документах, но не изменяет уже существующие данные.

Как скрыть пользователя, если база файловая и нет раздела «Администрирование»?

Откройте базу в режиме конфигуратора, перейдите в «Администрирование» → «Пользователи» и снимите у нужной записи флажки аутентификации. Для входа в конфигуратор понадобятся права администратора базы.

Нужно ли завершать сеанс отключённого пользователя?

Да, если сеанс активен. Отключение входа не разрывает уже открытое соединение. Завершите сеанс через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Активные пользователи» или через консоль кластера серверов.

Можно ли скрыть пользователя только для определённых сотрудников?

Да, через настройку профилей групп доступа и ролей на справочник «Пользователи». Уберите у профиля права на чтение этого справочника — сотрудники с таким профилем не увидят список пользователей вовсе, при этом администраторы сохранят полный доступ.