Как в 1С Бухгалтерии перепровести все документы

Перепроведение документов в 1С Бухгалтерии требуется, когда нарушилась последовательность проведения, появились отрицательные остатки, «поплыли» итоги по счетам или после изменения документов задним числом. Программа хранит проводки каждого документа, и если один из ранних документов изменили, все последующие могли рассчитаться по устаревшим данным.

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» есть штатный механизм группового перепроведения, который обрабатывает документы за выбранный период в хронологическом порядке. Ниже разобраны способы запуска, настройки, контроль результата и ситуации, когда массовое перепроведение делать нельзя.

Когда нужно перепроводить документы

Массовое перепроведение оправдано не всегда. Программа сама перепроводит документ при его записи, поэтому обработка нужна в конкретных ситуациях: после ввода или изменения документов задним числом, после загрузки данных из других программ, при отрицательных остатках на складе или по расчётам, при расхождении данных отчётов с первичными документами.

Ещё один типичный повод — восстановление последовательности после того, как пользователь открыл и перепровёл старый документ. В этом случае граница последовательности сдвигается назад, и все более поздние документы формально оказываются «вне актуальной последовательности», хотя их проводки могут остаться корректными.

Признаки того, что перепроведение действительно нужно: оборотно-сальдовая ведомость показывает красные (отрицательные) остатки, отчёт «Анализ субконто» не сходится с карточкой счёта, программа выдаёт сообщения о нехватке товара при проведении реализации.

Подготовка перед перепроведением

Перед массовой операцией сделайте резервную копию информационной базы. В файловом варианте достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD или выгрузить базу через конфигуратор (меню «Администрирование» → «Выгрузить информационную базу»). В клиент-серверном варианте копию делает администратор средствами СУБД или через консоль кластера.

Завершите работу других пользователей или хотя бы убедитесь, что никто не вводит и не изменяет документы в перепроводимом периоде. Одновременное изменение данных во время группового перепроведения может привести к конфликтам блокировок и неполной обработке.

Закройте период для редактирования, если он уже сдан в отчётность: перепроведение может изменить проводки, и данные прошлых отчётов разойдутся с базой. Если период закрыт через «Дату запрета изменения данных», перепроведение документов внутри него будет заблокировано — это защита, а не ошибка.

Групповое перепроведение через раздел «Операции»

Основной штатный способ — обработка «Групповое перепроведение документов». Откройте раздел «Операции», затем подраздел «Сервис» и выберите пункт «Групповое перепроведение документов». Если пункта нет в меню, проверьте права пользователя или откройте обработку через «Ещё» → настройку командного интерфейса раздела.

В форме обработки укажите период перепроведения. Лучше начинать с даты, когда произошло изменение, а не с начала года — это сократит время обработки. При необходимости ограничьте список организаций, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.

Нажмите кнопку «Выполнить» и дождитесь окончания. Для больших баз обработка может занять от нескольких минут до нескольких часов. Прерывать процесс нежелательно: часть документов окажется перепроведённой, а часть — нет, и картина остатков станет неоднородной.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы и завершите сеансы других пользователей
2. 2
   Откройте «Операции» → «Сервис» → «Групповое перепроведение документов»
3. 3
   Укажите начальную и конечную даты периода, при необходимости выберите организацию
4. 4
   Нажмите «Выполнить» и дождитесь завершения обработки
5. 5
   Проверьте протокол: какие документы перепроведены, какие пропущены с ошибками
6. 6
   Сформируйте ОСВ и контрольные отчёты для сверки итогов

Восстановление последовательностей

В некоторых версиях конфигурации доступна обработка «Восстановление последовательностей» (обычно через «Все функции» → «Стандартные» или раздел администрирования). Она перепроводит только те документы, которые входят в последовательности расчётов и партий, и восстанавливает границу на текущий момент.

Этот способ быстрее полного группового перепроведения, потому что затрагивает меньше документов. Он подходит, когда проблема именно в сдвинутой границе последовательности, а проводки остальных документов корректны.

Открыть «Все функции» можно через главное меню (круглая кнопка или значок меню слева вверху) → «Все функции». Если пункт не отображается, включите его отображение в параметрах программы: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду Все функции».

Сравнение способов перепроведения

Групповое перепроведение документов

Перепроводит все документы за период. Надёжно, но долго на больших базах. Подходит после массовых изменений и загрузок.

Восстановление последовательностей

Обрабатывает только документы в последовательностях. Быстрее, но не исправляет проводки документов вне последовательностей.

Ручное перепроведение

Открытие и повторное проведение отдельных документов. Подходит для точечных правок нескольких объектов, неприемлемо для массовой обработки.

Проверка результата после перепроведения

После завершения обработки сформируйте оборотно-сальдовую ведомость за перепроведённый период и сравните итоги с данными, сохранёнными до перепроведения. Совпадение оборотов по счетам — признак того, что операция прошла без неожиданных изменений.

Проверьте отсутствие отрицательных остатков: в ОСВ по счетам 10, 41, 62, 60 не должно быть красных сумм на конец периода. Дополнительно сформируйте «Анализ субконто» по контрагентам и номенклатуре, если именно там наблюдались расхождения.

Если в протоколе обработки есть документы, пропущенные с ошибками, разберите каждый: обычно это незаполненные реквизиты, отсутствие товара на складе на дату документа или заблокированные объекты. Такие документы перепроводятся индивидуально после устранения причины.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ за период до и после перепроведения

Норма

Итоговые обороты и сальдо совпадают или изменились ожидаемо и объяснимо

Тревожный признак

Появились непонятные разницы по счетам без видимой причины

Остатки по складским и расчётным счетам

Норма

Нет отрицательных остатков на конец периода

Тревожный признак

Красные остатки по счетам 10, 41, 60, 62

Протокол группового перепроведения

Норма

Все документы обработаны, ошибок нет

Тревожный признак

Есть пропущенные документы с сообщениями об ошибках

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — перепроведение с начала года «на всякий случай», когда проблема касается одного месяца. Это напрасно нагружает базу и увеличивает риск изменить данные ранних периодов. Всегда начинайте с даты возникновения проблемы.

Вторая ошибка — запуск обработки без копии базы. Групповое перепроведение необратимо: если в результате проводки изменятся нежелательным образом (например, из-за изменённых за это время настроек учётной политики), откат возможен только из резервной копии.

Также учитывайте, что перепроведение не исправляет методологические ошибки: если документ изначально заполнен неверно (не тот счёт, договор, склад), после перепроведения он останется неверным. Обработка лишь пересчитывает движения по текущим данным документов.

Если перепроведение не помогло

Когда после группового перепроведения остатки всё равно не сходятся, причина обычно в данных, а не в последовательности. Проверьте учётную политику организации за спорный период, настройки счетов учёта номенклатуры и корректность ввода начальных остатков.

Полезный инструмент диагностики — отчёт «Экспресс-проверка ведения учёта» (раздел «Отчёты»). Он показывает нарушения по разделам учёта с расшифровкой до конкретных документов. Исправьте найденные документы и повторите перепроведение только за затронутый период.

В сложных случаях — повреждение данных, ошибки при обращении к таблицам — используйте тестирование и исправление информационной базы через конфигуратор (для файловых баз) с предварительной копией. Это уже задача администратора или специалиста по 1С, а не рядового бухгалтера.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Изменили или добавили документ задним числомПерепроведите документы с даты изменения до конца периода групповой обработкой

Программа сообщает о нарушении последовательностиЗапустите восстановление последовательностей — это быстрее полного перепроведения

Несколько документов не проводятся с ошибкамиИсправьте реквизиты каждого документа и проведите их вручную

После перепроведения итоги не сходятсяЗапустите экспресс-проверку учёта и исправляйте найденные документы, затем перепроведите заново

Перед массовым перепроведением сохраните в файл оборотно-сальдовую ведомость за весь затрагиваемый период. После обработки сформируйте такую же и сравните: это самый быстрый способ убедиться, что перепроведение не изменило данные неожиданным образом, и иметь доказательную базу при вопросах к отчётности.

Частые вопросы

Сколько времени занимает групповое перепроведение?

Зависит от объёма базы и мощности сервера: для небольшой файловой базы за квартал это обычно минуты, для крупной клиент-серверной базы за год — часы. Сократить время можно, сузив период и ограничив обработку одной организацией.

Изменятся ли проводки после перепроведения?

Если документы не изменялись и последовательность не нарушалась, проводки останутся прежними. Изменения возможны там, где раньше документы проводились при других остатках или другой учётной политике — именно поэтому важно сравнить ОСВ до и после.

Можно ли перепроводить документы в закрытом периоде?

Технически — только если не установлена дата запрета редактирования. Методологически это рискованно: данные могут разойтись со сданной отчётностью. Такие действия выполняют только по согласованию с главным бухгалтером и с фиксацией исходных оборотов.

Что делать, если часть документов не перепровелась с ошибками?

Откройте протокол обработки, найдите документы с ошибками и устраните причины: заполните пустые реквизиты, проверьте наличие товара на складе на дату документа, снимите блокировки. После этого проведите эти документы вручную или повторите обработку за короткий период.

Нужно ли перепроводить документы после обновления конфигурации?

Как правило, нет — обновление само выполняет необходимые обработчики данных. Перепроведение может потребоваться, только если в описании обновления прямо указано на изменение алгоритмов проведения или если после обновления появились расхождения в отчётах.

Можно ли отменить групповое перепроведение?

Отдельной команды отмены нет. Вернуть прежнее состояние можно только восстановлением базы из резервной копии, сделанной до запуска обработки. Это главный аргумент в пользу обязательного резервного копирования.