Как в 1С 8 поменять кассира: полная инструкция

Смена кассира в 1С 8 — задача, которая на первый взгляд выглядит простой, но на практике затрагивает сразу несколько уровней программы: пользователя информационной базы, ответственное лицо в кассовых документах, данные кассира в фискальном чеке и права доступа. Если поменять только одно из этих мест, в чеках или отчётах останется старая фамилия, а новый сотрудник может не получить доступ к кассовым операциям.

Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Рознице», «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерии» и «1С:КА/ERP» кассир настраивается по-разному. Кроме того, данные кассира на чеке часто берутся не из 1С, а из настроек кассовой программы или драйвера ККТ, и это отдельная точка изменения.

Ниже разобраны все типовые сценарии: смена кассира в кассовых документах, настройка нового пользователя, изменение ФИО кассира на чеке, а также проверка результата и типовые ошибки. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Определяем, где именно нужно сменить кассира

Прежде чем что-то менять, важно понять, о каком «кассире» идёт речь, потому что в 1С это понятие встречается в нескольких местах одновременно. От этого зависит, какие настройки трогать, а какие — нет.

Типичные ситуации:

• Кассир в кассовых документах — поле «Кассир» или «Ответственный» в приходных и расходных кассовых ордерах, отчётах о розничных продажах.
• Пользователь, работающий за кассой — учётная запись, под которой сотрудник входит в программу и пробивает чеки (рабочее место кассира в Рознице).
• ФИО кассира на фискальном чеке — данные, которые передаются в ККТ и печатаются на чеке; могут браться из 1С, из драйвера или из настроек самой кассы.
• Ответственный по умолчанию — значение, которое подставляется в новые документы автоматически.

Частая ситуация: сотрудник уволился, и нужно полностью «перевести» кассу на нового человека. В этом случае менять придётся все перечисленные пункты, иначе где-то обязательно останется старая фамилия.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно, чтобы новый сотрудник пробивал чеки под своим именемСоздайте пользователя, настройте права и смените кассира в рабочем месте кассира

В ПКО и РКО подставляется старая фамилияСмените ответственного в документе и настройку ответственного по умолчанию

На чеке печатается неверное ФИО кассираПроверьте настройки ККТ и передачу данных кассира из 1С в драйвер

Создаём или корректируем пользователя информационной базы

Если за кассу садится новый сотрудник, первым делом ему нужна собственная учётная запись. Работать под чужим логином нельзя: это нарушает принцип разграничения ответственности и делает бессмысленным журнал регистрации — по нему будет невозможно понять, кто именно выполнил операцию.

Порядок создания пользователя в типовых конфигурациях:

1. Откройте раздел «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи» (в некоторых конфигурациях — «Настройки» → «Пользователи»).
2. Создайте нового пользователя, укажите ФИО и, при необходимости, привяжите его к физическому лицу или сотруднику из справочника.
3. Задайте пароль и проверьте, что вход в программу под новой учётной записью проходит успешно.
4. Назначьте права: в типовых конфигурациях это делается через профили групп доступа, например профиль «Кассир» или «Кассир торговой точки».

Если новый кассир уже есть в справочнике физических лиц или сотрудников, достаточно привязать существующий элемент к новому пользователю — дублировать физлицо не нужно, иначе в отчётах появятся двойники.

Меняем кассира в кассовых документах (Бухгалтерия, УТ, КА, ERP)

В конфигурациях без полноценного рабочего места кассира — например, в «1С:Бухгалтерии 8» — кассир фигурирует как ответственное лицо в приходных и расходных кассовых ордерах, а также в подписантах печатных форм.

Для смены кассира в конкретном документе откройте ПКО или РКО и замените значение поля «Ответственный» (или «Кассир», в зависимости от конфигурации) на нужного сотрудника. После перепроведения документа печатная форма будет содержать новые данные.

Чтобы новый кассир подставлялся автоматически во все вновь создаваемые документы, настройте значение по умолчанию:

1. Перейдите в раздел персональных настроек пользователя: в типовых конфигурациях это обычно «Администрирование» → «Персональные настройки» или настройки в карточке пользователя.
2. Установите в качестве основного ответственного нужное физическое лицо.
3. Проверьте, что при создании нового ПКО поле заполняется автоматически корректным значением.

Отдельно проверьте подписантов в настройках организации: в «1С:Бухгалтерии» ФИО кассира на печатной форме ПКО может браться из настроек ответственных лиц организации (раздел «Главное» → «Организации» → «Подписи» или «Ответственные лица»). Если там указан старый кассир, печатная форма покажет его независимо от поля в документе.

Меняем кассира в 1С:Рознице и рабочем месте кассира

В «1С:Рознице» кассир привязан к рабочему месту кассира (РМК) и кассе ККМ. Смена кассира здесь обычно происходит двумя способами: смена пользователя при входе в РМК или смена кассира в настройках кассы ККМ.

Стандартный сценарий ежедневной смены кассира выглядит так:

1. Текущий кассир закрывает кассовую смену (формирует Z-отчёт), если смена завершена.
2. Новый кассир входит в программу под своей учётной записью и открывает рабочее место кассира.
3. При открытии новой кассовой смены в чеках начинает указываться новый кассир.

Если кассир задаётся в настройках кассы ККМ принудительно, проверьте карточку кассы: справочник «Кассы ККМ» в разделе «Настройки» или «Продажи». В некоторых настройках фискального регистратора можно указать кассира по умолчанию — эту настройку тоже нужно обновить.

Обратите внимание на права: новому кассиру должен быть доступен профиль с правом открытия и закрытия смены, оформления возвратов (если это требуется) и работы с РМК. Недостаток прав проявляется как отсутствие кнопок или ошибки доступа при открытии смены.

1. 1
   Закройте кассовую смену под старым кассиром (Z-отчёт)
2. 2
   Создайте и проверьте учётную запись нового кассира, назначьте профиль прав
3. 3
   Войдите в 1С под новым пользователем и откройте РМК
4. 4
   Откройте новую кассовую смену
5. 5
   Пробейте тестовый чек и проверьте ФИО кассира на нём

Меняем ФИО кассира на фискальном чеке

Данные кассира на чеке — обязательный реквизит по формату фискальных документов. Источник этих данных зависит от связки «1С + драйвер ККТ + кассовое оборудование», и здесь чаще всего возникают проблемы: в 1С кассира поменяли, а на чеке печатается старая фамилия.

Возможные источники ФИО кассира для чека:

• Текущий пользователь 1С — типовые механизмы подключаемого оборудования передают в драйвер ФИО текущего пользователя или связанного с ним физического лица.
• Настройки драйвера ККТ — в тесте драйвера (например, в утилите настройки драйвера Атол или Штрих) может быть задан кассир по умолчанию, который перекрывает данные из 1С.
• Настройки самой кассы — у автономных и смарт-терминалов ФИО кассира может храниться в памяти устройства.

Практический алгоритм: сначала убедитесь, что в 1С под новым пользователем чек пробивается корректно. Если на чеке всё равно старая фамилия — откройте настройку оборудования в 1С (раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование»), проверьте параметры обработчика драйвера, а затем при необходимости — параметры в утилите драйвера ККТ. Там же, как правило, указывается ИНН кассира, если он требуется.

Самый надёжный способ найти источник старой фамилии — пробить чек под новым пользователем и сравнить: если ФИО не изменилось, значит, данные берутся из драйвера или кассы, а не из 1С. Это сразу сужает поиск до настроек оборудования.

Проверяем результат и типичные ошибки

После всех изменений обязательно выполните контрольную проверку. Она занимает несколько минут, но избавляет от ситуации, когда в конце дня выясняется, что половина чеков ушла со старой фамилией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход под новым пользователем

Норма

Вход выполняется, РМК и кассовые документы доступны

Тревожный признак

Ошибка входа или пустой список доступных функций — не хватает прав

Новый ПКО/чек

Норма

В документе и на чеке указан новый кассир

Тревожный признак

Подставляется старая фамилия — проверьте настройки по умолчанию и драйвер

Журнал регистрации

Норма

Операции фиксируются от имени нового пользователя

Тревожный признак

Операции записываются на старого пользователя — сотрудник работает под чужой учётной записью

Открытие/закрытие смены

Норма

Смена открывается и закрывается без ошибок

Тревожный признак

Ошибки доступа к ККТ — проверьте права и настройки оборудования

Типовые ошибки при смене кассира и их последствия:

Отдельный частый случай — сеть магазинов или несколько касс. Если кассир переходит на другую торговую точку, проверьте привязку пользователя к кассе ККМ и складу: в Рознице и УТ доступные кассы могут быть ограничены настройками рабочего места или правами на уровне записей.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто переименовать старого пользователя вместо создания нового?

Технически можно, но делать так не стоит: все документы, проведённые прежним кассиром, после переименования будут отображаться с новой фамилией, и история операций станет недостоверной. Правильный вариант — создать нового пользователя, а старого заблокировать, сняв разрешение на вход.

Почему на чеке печатается старая фамилия, хотя в 1С кассира сменили?

ФИО кассира для чека может браться из настроек драйвера ККТ или памяти самой кассы, а не из 1С. Проверьте параметры обработчика драйвера в разделе «Подключаемое оборудование» и настройки в утилите драйвера — там часто задан кассир по умолчанию, который перекрывает данные из программы.

Нужно ли закрывать кассовую смену при смене кассира?

По общему правилу кассовая смена привязана к кассиру, и при смене ответственного смену закрывают (формируют Z-отчёт), а новый кассир открывает новую. В рамках одной смены работа двух кассиров возможна только если это предусмотрено настройками вашей конфигурации и кассовой дисциплиной организации.

Как поменять кассира в уже проведённом ПКО?

Откройте документ, замените значение поля «Ответственный» или «Кассир» на нужное лицо и перепроведите документ. Учтите, что если документ относится к закрытому отчётному периоду, изменение может потребовать корректировки сданной отчётности, поэтому такие правки делают только при реальной необходимости.

Что делать, если новый кассир не видит рабочее место кассира?

Почти всегда причина в правах. Проверьте, что пользователю назначен профиль группы доступа с функционалом кассира (например, «Кассир» в Рознице) и что ему доступны нужная касса ККМ и склад. После изменения прав пользователю нужно перезайти в программу, чтобы настройки применились.

Где меняется ИНН кассира для чека?

ИНН кассира обычно указывается там же, где и ФИО: в параметрах драйвера ККТ или в данных физического лица в 1С, если конфигурация передаёт его автоматически. Проверьте карточку физического лица в справочнике и настройки обработчика оборудования — при несовпадении данных приоритет может быть у значения из драйвера.