Как узнать в 1С, кто создал документ

Определить автора документа в 1С можно несколькими способами: через журнал регистрации, встроенный реквизит «Автор» в некоторых документах, механизм истории изменений (версионирование) и стандартные отчёты по действиям пользователей. Выбор способа зависит от конфигурации, версии платформы и того, какие механизмы были включены до момента создания документа.

Важное ограничение: если ни журнал регистрации с нужным уровнем детализации, ни версионирование объектов не были включены заранее, восстановить автора старого документа может быть невозможно. Поэтому часть статьи посвящена настройке механизмов на будущее.

Ниже разобраны рабочие методы для типовых конфигураций (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP, Зарплата и управление персоналом) и универсальные приёмы, которые работают почти в любой базе.

Через журнал регистрации — универсальный способ

Журнал регистрации — штатный механизм платформы, который фиксирует действия пользователей: вход в систему, добавление, изменение и удаление объектов. Он есть в любой базе 1С независимо от конфигурации.

Порядок действий в типовых конфигурациях: откройте раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации». В старых интерфейсах путь может быть «Все функции» → «Стандартные» → «Журнал регистрации» или через меню «Сервис».

В открывшемся окне нажмите «Отбор» и задайте условия: событие — «Данные. Добавление», в поле «Данные» укажите представление нужного документа (например, «Реализация товаров и услуг 0000-000123»), при необходимости ограничьте период. После применения отбора в колонке «Пользователь» будет видно, кто создал документ.

1. 1
   Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации
2. 2
   Нажмите «Отбор» и выберите событие «Данные. Добавление»
3. 3
   В поле «Данные» укажите документ или его номер
4. 4
   Ограничьте период поиска, чтобы ускорить выборку
5. 5
   Найдите строку и посмотрите колонку «Пользователь»

Учтите, что журнал регистрации хранит ограниченный объём данных: при переполнении старые записи автоматически удаляются. Если документ создан давно, записи о нём может уже не быть. Срок хранения можно настроить в параметрах журнала (кнопка «Настройка» в форме журнала).

Через историю изменений (версионирование объектов)

В типовых конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем есть механизм «Версионирование объектов». Если он включён для нужного вида документов, каждая версия документа сохраняется вместе с автором и датой изменения.

Проверьте, включено ли версионирование: «Администрирование» → «Общие настройки» → «Версионирование объектов». Если флаг «Хранить историю изменений» установлен и для нужного вида документов выбран вариант «Версионировать», то для каждого документа доступна история.

Чтобы посмотреть автора, откройте документ и в меню «Ещё» выберите «История изменений» (в некоторых конфигурациях — «Версии объекта»). В таблице версий видно, кто и когда создал и менял документ: первая версия обычно соответствует созданию.

Реквизит «Автор» и «Ответственный» в карточке документа

В ряде конфигураций документы содержат реквизит «Автор» (или «Кто создал»), который заполняется автоматически при создании. Он может быть скрыт: проверьте команду «Ещё» → «Изменить форму» и поищите поле в списке доступных реквизитов.

Не путайте «Автора» с реквизитом «Ответственный». Ответственный — это пользователь, отвечающий за документ по смыслу учёта, и он может меняться при редактировании. Автор же фиксируется один раз при создании, но только если разработчики конфигурации предусмотрели такой реквизит.

В самописных и сильно доработанных конфигурациях наличие этих полей не гарантировано. Если реквизита нет, ориентируйтесь на журнал регистрации и версионирование.

Стандартные отчёты и анализ активности пользователей

В типовых решениях есть отчёт «Анализ активности пользователей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Отчёты администратора»). Он показывает, какие объекты создавал и изменял конкретный пользователь за период, и работает на основе данных журнала регистрации.

Отчёт удобен, когда нужно посмотреть не одного автора, а картину в целом: кто из сотрудников вводил документы за день, в каких разделах работал. Недостаток тот же, что у журнала регистрации: данные ограничены сроком хранения журнала.

Если стандартных средств недостаточно

Когда документ старый, журнал регистрации очищен, а версионирование не включалось, остаются косвенные методы. Один из них — анализ связанных данных: комментарии в документе, привычные шаблоны заполнения, подразделение или склад, за которое закреплён конкретный сотрудник. Это не доказательство, но помогает сузить круг.

В файловых базах можно посмотреть резервные копии за нужный период: если есть архивная копия, в которой журнал регистрации ещё содержал запись, её можно развернуть в отдельной копии базы и найти автора там. Работайте только с копией, не подменяйте рабочую базу.

Для программного поиска администратор с навыками встроенного языка может выгрузить журнал регистрации в файл и отфильтровать его внешними средствами — это быстрее при больших объёмах.

// Пример: выгрузка журнала регистрации в табличный документ с фильтром
Отбор = Новый Структура;
Отбор.Вставить("Данные", ДокументСсылка);
ВыгрузитьЖурналРегистрации(ТабДок, Отбор, "Дата,Пользователь,Событие,Данные");

Как настроить контроль на будущее

Чтобы вопрос «кто создал документ» больше не был проблемой, включите версионирование для ключевых видов документов: реализаций, поступлений, кассовых и банковских документов. В настройке можно задать срок хранения версий и ограничение по объёму.

Настройте срок хранения журнала регистрации: в форме журнала нажмите «Настройка» и выберите режим — например, хранить события за последние 90 дней или разделять журнал по периодам. На серверных базах журнал может храниться в отдельной базе SQLite или в файлах — уточните у администратора, где расположены данные и как они архивируются.

Дополнительно можно ограничить права: если пользователи работают под общей учётной записью «Менеджер», определить реального автора не получится в принципе. Каждому сотруднику должна соответствовать отдельная учётная запись.

Проверка результата

После того как вы нашли предполагаемого автора, убедитесь, что вывод корректен. Сопоставьте дату создания из журнала с датой документа: небольшие расхождения нормальны (дата документа может отличаться от даты ввода), но разница в месяцы — повод проверить, тот ли это документ.

Проверьте, не редактировал ли документ другой пользователь позже: в журнале регистрации по тому же документу будут события «Данные. Изменение» с другими авторами. Создатель — пользователь из самой ранней записи «Данные. Добавление».

Частые вопросы