Как удалить присоединенный файл в 1С

Присоединенные файлы в 1С накапливаются быстро: сканы договоров, акты, счета, изображения товаров, печатные формы. Со временем они занимают заметный объем в базе или в томах хранения, замедляют резервное копирование и мешают навигации. Удаление такого файла — несложная операция, но у нее есть важные особенности: файл может храниться в базе данных или на диске, удаление может быть обратимым (пометка) или окончательным, а права на удаление есть не у всех пользователей.

Способ удаления зависит от того, откуда вы работаете с файлом: из карточки документа или справочника, из общего списка присоединенных файлов, либо из режима администрирования при массовой очистке. Ниже разобраны все основные сценарии для типовых конфигураций на «Библиотеке стандартных подсистем» (БСП), к которым относятся «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Зарплата и управление персоналом» и другие.

Где 1С хранит присоединенные файлы

Перед удалением полезно понимать, где физически лежит файл. В типовых конфигурациях предусмотрены два варианта хранения, и от выбранного варианта зависит, что именно произойдет при удалении.

Первый вариант — хранение в информационной базе. Файл сохраняется внутри базы данных в виде двоичных данных. При удалении записи о файле место в базе освобождается, но физически размер файла базы уменьшится не сразу: сначала нужно выполнить удаление помеченных объектов, а в файловом варианте — еще и сжатие базы через конфигуратор.

Второй вариант — хранение в томах на диске. В базе остается только запись с путем к файлу, а сам файл лежит в сетевой папке или на сервере. При удалении записи из 1С файл на диске обычно удаляется вместе с ней, но при сбоях могут оставаться «сироты» — файлы без записей в базе. Проверить настройку хранения можно в разделе «Администрирование → Работа с файлами».

Удаление файла из карточки объекта

Самый частый сценарий — удалить скан или изображение, прикрепленное к конкретному документу, товару или контрагенту. Порядок действий одинаков практически во всех типовых конфигурациях.

1. 1
   Откройте документ или элемент справочника, к которому прикреплен файл
2. 2
   Найдите ссылку «Присоединенные файлы» (обычно в командной панели формы или в меню «Еще»)
3. 3
   В открывшемся списке выделите нужный файл
4. 4
   Нажмите Delete или кнопку «Пометить на удаление» в меню «Еще»
5. 5
   Для окончательного удаления без пометки нажмите Shift+Delete и подтвердите действие

Если файл помечен на удаление, он перестает отображаться в обычном списке, но физически еще существует в базе или томе. Это защитный механизм: пометку можно снять, если файл удалили по ошибке. Окончательное удаление помеченных объектов выполняется централизованно — об этом ниже.

Обратите внимание: если кнопка удаления неактивна, скорее всего, у вашей учетной записи нет прав на удаление присоединенных файлов. В типовых конфигурациях это регулируется профилями групп доступа. Обратитесь к администратору, чтобы он добавил право «Удаление присоединенных файлов» или выполнил операцию сам.

Удаление через справочник файлов

Когда нужно найти и удалить файлы без привязки к конкретному объекту — например, все старые сканы за прошлые периоды — удобнее работать через общий список. В конфигурациях на БСП он называется «Присоединенные файлы» и доступен через поиск в разделе «Все функции» (в режиме тонкого клиента) или через соответствующий пункт в подсистеме «Настройка и администрирование».

В списке файлов доступны отборы: по владельцу, по автору, по дате создания, по расширению. Это позволяет, например, отобрать все файлы, загруженные конкретным сотрудником, или все изображения определенного формата. Выделите нужные строки и пометьте их на удаление — групповая обработка работает так же, как и в других списках 1С.

Помните, что в файловом списке могут быть тысячи записей, и без отбора ориентироваться в нем трудно. Перед массовой пометкой на удаление обязательно проверьте выборку глазами: откройте несколько файлов и убедитесь, что это именно те данные, которые нужно убрать.

Окончательное удаление помеченных файлов

Пометка на удаление — это только первый этап. Чтобы файл исчез окончательно и освободил место, нужно запустить процедуру удаления помеченных объектов. Она находится в разделе «Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов» (в некоторых конфигурациях путь немного отличается, но пункт ищется по слову «удаление»).

Есть два режима: автоматический, когда программа удаляет все помеченные объекты базы, и выборочный, где вы сами отмечаете типы объектов и конкретные элементы. Для файлов разумнее выборочный режим: так вы видите, что именно будет удалено, и не заденете другие помеченные объекты.

Если файл не удаляется и система выдает сообщение о ссылках, значит, на него есть ссылки из других объектов — например, файл вставлен в текст письма или используется как изображение номенклатуры. В окне результатов удаления 1С покажет список таких ссылок. Сначала уберите ссылки (замените изображение, отредактируйте письмо), затем повторите удаление.

Очистка томов хранения и освобождение места

Если файлы хранятся в томах на диске, после удаления записей в 1С стоит проверить сам каталог тома. В штатном режиме 1С удаляет физический файл вместе с записью, но при аварийных ситуациях (обрыв связи, сбой сервера) в каталоге могут остаться файлы, на которые нет ссылок в базе.

Найти такие «сироты» можно сопоставлением: список путей из справочника присоединенных файлов против фактического содержимого каталога тома. Для больших объемов это удобнее делать обработкой или скриптом, но ручная сверка по размеру и количеству файлов тоже дает представление о проблеме.

Если файлы хранятся в базе, после удаления помеченных объектов размер файла базы (1Cv8.1CD) сам по себе не уменьшится. Для физического сжатия в файловом варианте откройте базу в конфигураторе и выполните «Администрирование → Тестирование и исправление» с включенной опцией сжатия таблиц, предварительно сделав копию. В клиент-серверном варианте сжатие выполняется средствами СУБД.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список присоединенных файлов объекта

Норма

Удаленный файл не отображается, остальные открываются

Тревожный признак

Файл виден, но не открывается — запись осталась, данные потеряны

Удаление помеченных объектов

Норма

Файлы удалены, список помеченных пуст

Тревожный признак

Сообщения о ссылках на файлы — нужно убрать ссылки и повторить

Размер тома или базы

Норма

Объем уменьшился после очистки и сжатия

Тревожный признак

Объем не изменился — сжатие не выполнялось или есть файлы-сироты

Типичные ошибки при удалении файлов

Ошибки при удалении присоединенных файлов встречаются регулярно и почти всегда объясняются спешкой или непониманием двухэтапной схемы удаления в 1С.

Отдельно стоит упомянуть удаление файлов напрямую из папки тома проводником Windows. Так делать нельзя: 1С хранит в базе ссылки на пути, и после ручного удаления при открытии файла из карточки объекта пользователь получит ошибку. Всегда удаляйте файлы через интерфейс 1С, а каталог тома используйте только для диагностики.

FAQ: частые вопросы об удалении присоединенных файлов

Можно ли восстановить удаленный присоединенный файл?

Если файл только помечен на удаление — да: снимите пометку через меню «Еще» в списке файлов (включите отображение помеченных). Если выполнено окончательное удаление помеченных объектов, восстановление возможно только из резервной копии базы или копии каталога тома.

Почему кнопка удаления файла неактивна?

У вашей учетной записи нет права на удаление присоединенных файлов. В типовых конфигурациях это настраивается в профилях групп доступа. Обратитесь к администратору 1С — он либо выдаст право, либо удалит файл сам.

Файл помечен на удаление, но место в базе не освободилось. Почему?

Пометка — это только первый этап. Запустите «Администрирование → Удаление помеченных объектов». Если файлы хранятся в базе, после этого дополнительно выполните сжатие: в файловом варианте — через «Тестирование и исправление» в конфигураторе, в клиент-серверном — средствами СУБД.

Что делать, если 1С сообщает, что файл используется в других объектах?

В окне результатов удаления откройте список ссылок на файл. Перейдите в каждый объект и уберите использование: замените изображение в карточке товара, отредактируйте текст письма, удалите вставленную картинку. После этого повторите удаление.

Можно ли удалить все присоединенные файлы сразу?

Технически да — через список «Присоединенные файлы» с массовой пометкой и последующим удалением помеченных объектов. На практике делать это стоит только с отборами (по дате, владельцу, типу) и обязательно после резервного копирования, иначе легко потерять нужные сканы документов.

Безопасно ли удалять файлы прямо из папки тома на диске?

Нет. В базе останутся записи со ссылками на несуществующие файлы, и при открытии их из 1С пользователи будут получать ошибки. Удаляйте файлы только через интерфейс 1С, а к каталогу тома обращайтесь лишь для поиска файлов-сирот после сбоев.