Как удалить прикрепленный файл в 1С

Прикрепленные файлы в 1С — это сканы документов, фотографии товаров, договоры в PDF и другие вложения, которые пользователи добавляют к элементам справочников и документам через механизм «Присоединенные файлы» (БСП). Со временем таких файлов накапливаются сотни и тысячи, они занимают место в базе или на диске, а часть из них прикреплена по ошибке. Удалить вложение можно несколькими способами — из карточки объекта, из списка файлов или через специальную обработку, и у каждого способа есть свои ограничения.

Важно понимать: удаление файла из карточки документа и физическое удаление данных из хранилища — не всегда одно и то же. В зависимости от настроек информационной базы файлы хранятся либо в самой базе, либо в томах на диске, а при удалении может ставиться пометка, а не выполняться окончательная очистка. Ниже разобраны все рабочие сценарии: от простого удаления одного вложения до массовой очистки и проверки результата.

Где 1С хранит прикрепленные файлы и почему это важно

Перед удалением полезно знать, как настроено хранение в вашей базе, потому что от этого зависит, что именно произойдет при удалении. В типовых конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем (УТ, ERP, Бухгалтерия, ЗУП) есть два варианта: хранение файлов в информационной базе и хранение в томах на диске. Посмотреть настройку можно в разделе «Администрирование → Настройки работы с файлами» (в некоторых конфигурациях — «Общие настройки»).

Если файлы хранятся в базе, их содержимое лежит в таблицах СУБД, и удаление записи освобождает место только после удаления помеченных объектов и, для клиент-серверных баз, шринка или реиндексации на уровне СУБД. Если включено хранение в томах, в базе остается только ссылка и путь, а сам файл лежит в сетевой папке. Тогда удаление записи в 1С не всегда удаляет физический файл с диска — это зависит от настроек и версии конфигурации.

Удаление файла из карточки документа или справочника

Самый частый сценарий — убрать ошибочно прикрепленный файл из конкретного объекта. Откройте нужный документ или элемент справочника и найдите панель присоединенных файлов: обычно это кнопка со значком скрепки в командной панели формы или ссылка «Присоединенные файлы» с числом вложений. В некоторых конфигурациях список вложений показан прямо на форме в отдельной вкладке.

В открывшемся списке файлов выделите нужную строку и нажмите клавишу Delete, кнопку «Удалить» в командной панели или выберите команду контекстного меню. Программа, как правило, предложит установить пометку удаления — согласитесь. После этого файл исчезнет из списка вложений объекта, но физически запись еще останется в базе до удаления помеченных объектов.

1. 1
   Откройте документ или элемент справочника, к которому прикреплен файл
2. 2
   Нажмите кнопку со скрепкой или команду «Присоединенные файлы»
3. 3
   Выделите нужный файл в списке
4. 4
   Нажмите Delete или «Пометить на удаление» и подтвердите действие
5. 5
   Закройте форму и проверьте, что вложение исчезло из списка

Если кнопка удаления недоступна (серая), скорее всего, у вашей роли нет прав на изменение присоединенных файлов. В типовых конфигурациях за это отвечают права на соответствующие справочники присоединенных файлов и профили групп доступа. Обратитесь к администратору, чтобы он добавил право «Изменение» для нужного вида вложений.

Удаление через общий список файлов

Когда нужно найти и удалить файл, но неизвестно, к какому объекту он прикреплен, удобнее работать с общим списком. Во многих конфигурациях есть команда «Файлы» или «Присоединенные файлы» в разделе «Администрирование» или на панели функций. Откроется список всех вложений с отборами по владельцу, автору, дате и размеру.

Установите отбор, например по расширению или дате создания, выделите один или несколько файлов (через Ctrl или Shift) и пометьте их на удаление. Массовое выделение удобно, когда нужно убрать пачку дублей или вложений, загруженных ошибочной обработкой. Перед массовым удалением выгрузите список в табличный документ и сверьте его с пользователями, чтобы не удалить нужные сканы.

Окончательное удаление: пометка и удаление помеченных объектов

Пометка на удаление — это только первый этап. Пока запись помечена, она продолжает занимать место и храниться в базе. Чтобы освободить место, откройте «Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов» (в некоторых конфигурациях путь немного отличается). Запустите обработку, выберите режим удаления всех помеченных объектов или выборочно отметьте присоединенные файлы.

Обработка проверит ссылочную целостность: если на помеченный файл есть ссылки из других объектов, удаление будет заблокировано, и программа покажет список препятствующих ссылок. Сначала уберите эти ссылки или удалите связанные объекты, затем повторите операцию. В клиент-серверном варианте рекомендуется выполнять удаление в монопольном режиме или в период минимальной нагрузки.

Учтите, что в файловой базе после удаления помеченных объектов физический размер файла 1Cv8.1CD не уменьшится автоматически. Для сжатия выполните «Тестирование и исправление» с включенной опцией сжатия таблиц или выгрузку-загрузку через dt. В клиент-серверных базах вопрос освобождения места решается средствами СУБД.

Очистка томов хранения файлов на диске

При хранении в томах структура обычно такая: есть корневая папка тома (настраивается в «Администрирование → Тома хранения файлов»), внутри — подпапки по датам или группам, в которых лежат файлы с техническими именами. Удалять файлы из этой папки вручную через проводник следует крайне осторожно: если удалить файл, на который есть ссылка в базе, при открытии вложения пользователь получит ошибку «файл не найден».

Правильный порядок обратный: сначала пометьте вложения на удаление и выполните удаление помеченных объектов в 1С, затем проверьте, исчезли ли файлы с диска. Если конфигурация не удаляет их автоматически, используйте специализированные обработки поиска «осиротевших» файлов, которые сравнивают содержимое тома со ссылками в базе. Такие обработки есть в составе типовых средств администрирования и на профильных ресурсах — запускайте их сначала в режиме отчета без удаления.

Массовое удаление и программный способ

Для разовой массовой чистки, например удаления всех вложений определенного типа за прошлые периоды, удобна обработка «Групповое изменение реквизитов» (в типовых — «Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных»), если она доступна в вашей конфигурации. Через нее можно установить пометку удаления отобранным элементам справочников присоединенных файлов. Работайте с отбором аккуратно и сначала проверьте выборку в режиме предпросмотра.

Администраторы и разработчики могут удалять вложения программно через встроенный язык. Типовой подход — найти элементы справочника присоединенных файлов по владельцу и установить пометку удаления:

Запрос = Новый Запрос("ВЫБРАТЬ Ссылка ИЗ Справочник.ПрисоединенныеФайлы ГДЕ ВладелецФайла = &Владелец");
Запрос.УстановитьПараметр("Владелец", ДокументСсылка);
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
    ФайлОбъект = Выборка.Ссылка.ПолучитьОбъект();
    ФайлОбъект.УстановитьПометкуУдаления(Истина);
КонецЦикла;

Имя справочника присоединенных файлов зависит от конфигурации: это может быть «ПрисоединенныеФайлы», «ХранилищеДополнительнойИнформации» (в старых конфигурациях) или специфичные справочники вида «ДоговорыКонтрагентовПрисоединенныеФайлы». Точное имя смотрите в конфигураторе. Любой программный код запускайте только на копии базы, убедившись, что отбор затрагивает именно те записи, которые нужно удалить.

Проверка результата и восстановление при ошибке

После удаления убедитесь, что цель достигнута: откройте объект-владелец и проверьте, что вложение не отображается; откройте общий список файлов с отбором «показывать помеченные» и убедитесь, что лишних записей не осталось; при хранении в томах проверьте свободное место на диске. Если файл удалили по ошибке и пометка еще не обработана, просто снимите пометку удаления — запись восстановится полностью.

Если удаление помеченных уже выполнено, единственный способ вернуть данные — восстановление из резервной копии. Поэтому регламентные бэкапы базы и томов хранения — обязательное условие перед любой массовой чисткой. Проверяйте, что бэкап действительно снимается и из него можно восстановиться, до начала работ, а не после.

Частые вопросы