Администрирование · 11 мин
Как удалить пользователей в 1С:Фреш
Как удалить пользователя в 1С:Фреш: через менеджер сервиса и справочник пользователей, отличие удаления от блокировки, ошибки и проверка результата.
В 1С:Фреш понятие «удалить пользователя» имеет два разных смысла, и путать их нельзя. Первый — отключить сотруднику доступ к конкретному приложению (информационной базе) через менеджер сервиса. Второй — удалить запись о пользователе внутри самой базы в справочнике «Пользователи». Эти действия выполняются в разных местах, по-разному влияют на оплату подписки и имеют разные последствия для данных.
Чаще всего задача возникает при увольнении сотрудника: нужно быстро закрыть ему доступ, не потерять созданные им документы и не платить за лишнего пользователя в подписке. Правильный порядок — сначала заблокировать доступ к приложению, затем разобраться с записью в базе, и только потом при необходимости удалять учётную запись из личного кабинета сервиса.
Ниже разобраны оба сценария, ограничения сервиса, типичные ошибки и способы проверить, что доступ действительно закрыт. Инструкция ориентирована на владельца абонента или администратора с соответствующими правами.
Что именно вы собираетесь удалить: разбираемся в терминах
В облачном сервисе 1С:Фреш существует три уровня учётных записей, и работают они независимо друг от друга. Первый уровень — учётная запись в личном кабинете сервиса (логин и пароль для входа на портал). Второй — пользователь абонента или приложения, которому в менеджере сервиса выдан доступ к конкретной информационной базе. Третий — пользователь информационной базы, запись в справочнике «Пользователи» внутри самой конфигурации.
Когда сотрудник заходит в 1С:Бухгалтерию через браузер, он проходит все три уровня: авторизуется на портале, сервис проверяет его право доступа к приложению, а конфигурация определяет его роли и права внутри базы. Поэтому «удаление» может означать разрыв любого из этих звеньев, и результат будет разным.
Практическое правило: если цель — просто закрыть доступ уволенному сотруднику, достаточно отозвать доступ к приложению в менеджере сервиса и пометить пользователя как недействительного в базе. Полное физическое удаление записей требуется редко и не всегда возможно.
Как отключить пользователю доступ к приложению через менеджер сервиса
Это основной и самый быстрый способ закрыть доступ. Войдите в личный кабинет 1С:Фреш под учётной записью владельца абонента или администратора. Откройте раздел управления абонентом, найдите нужное приложение (информационную базу) и перейдите к списку его пользователей.
В списке пользователей приложения найдите нужного сотрудника и снимите с него доступ — в зависимости от интерфейса это кнопка удаления из списка, снятие флажка или команда «Отключить». После сохранения изменений пользователь больше не сможет открыть это приложение, хотя его учётная запись на портале и запись в базе останутся.
- 1Войдите в личный кабинет 1С:Фреш под учётной записью владельца абонента
- 2Откройте карточку нужного приложения (информационной базы)
- 3Перейдите к списку пользователей приложения
- 4Найдите сотрудника и отключите его доступ к приложению
- 5Сохраните изменения и проверьте, что пользователь исчез из списка или изменил статус
- 6Попросите коллегу или сами с другого устройства убедитесь, что вход под этой учётной записью в приложение невозможен
Важный нюанс, связанный с тарификацией: в большинстве тарифов 1С:Фреш оплата зависит от количества пользователей, которым предоставлен доступ к приложениям. Отключение пользователя от приложения уменьшает число оплачиваемых мест, но перерасчёт обычно происходит со следующего расчётного периода — проверьте условия своего тарифа в личном кабинете.
Если пользователь должен сохранить доступ к другим приложениям абонента (например, уходит из бухгалтерии, но продолжает работать с зарплатной базой), отключайте его только от нужного приложения, а не удаляйте целиком из абонента.
Как удалить или заблокировать пользователя внутри информационной базы
Внутри конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП и других) записи о пользователях хранятся в справочнике «Пользователи». Откройте его через раздел «Администрирование» — «Пользователи и права» (в разных конфигурациях путь может немного отличаться). Здесь доступны два действия: установка признака недействительности и пометка на удаление.
Установка флажка «Недействителен» — рекомендуемый способ. Пользователь остаётся в справочнике, все ссылки на него в документах, ответственных лицах и истории изменений сохраняются, но работать под ним в базе нельзя. Этот вариант безопасен и обратим: при возвращении сотрудника флажок просто снимается.
Пометка на удаление и последующее удаление через «Администрирование» — «Удаление помеченных объектов» возможно только если на пользователя нет ссылок в данных. На практике у работавшего сотрудника такие ссылки почти всегда есть: он автор документов, указан ответственным, фигурирует в записях регистров. В этом случае механизм удаления выдаст список препятствующих объектов и удалить запись не даст.
Недействителен или удаление
Подходит почти всегда: доступ закрыт, история и ссылки в документах сохранены, действие обратимо. Рекомендуемый вариант по умолчанию.
Подходит только для тестовых или ошибочно созданных пользователей без связанных данных. Необратимо после удаления помеченных объектов.
Обязательный первый шаг при увольнении: закрывает вход в приложение на уровне сервиса, независимо от состояния записи в базе.
Полное удаление учётной записи из абонента
Если сотрудник больше не работает ни с одним приложением абонента, его учётную запись можно удалить из абонента целиком. Для этого в менеджере сервиса откройте список пользователей абонента (не отдельного приложения), найдите учётную запись и выполните удаление или отключение от абонента.
Перед удалением убедитесь, что пользователь отключён от всех приложений абонента. Если учётная запись привязана к нескольким базам, сервис может потребовать сначала отозвать все доступы. Также проверьте, не является ли эта учётная запись единственным администратором какого-либо приложения — удаление последнего администратора приведёт к потере управляемости базы.
Сама учётная запись на портале (логин и пароль сотрудника) может остаться активной даже после удаления из абонента — она принадлежит пользователю, и он может использовать её для работы с другими абонентами сервиса. Это нормально: доступ к вашим данным определяется связкой с вашим абонентом, а не наличием логина как такового.
Как проверить, что доступ действительно закрыт
После выполнения всех действий обязательно проверьте результат, особенно если доступ закрывался увольняемому сотруднику. Проверка занимает несколько минут и исключает ситуацию, когда формально всё сделано, а фактически вход остаётся открытым.
Как проверить результат
Отключённый сотрудник отсутствует в списке или имеет статус «нет доступа»
Пользователь по-прежнему числится с доступом к приложению
У записи установлен флажок «Недействителен» или стоит пометка удаления
Запись активна без каких-либо ограничений
Приложение не открывается, доступ запрещён
Вход выполняется успешно — доступ где-то не отозван
Количество мест уменьшилось или уменьшится со следующего периода
Число пользователей не изменилось — доступ отозван не везде
Дополнительно полезно проверить журнал регистрации в базе: если после отключения в нём появляются события входа от имени этого пользователя, значит, доступ сохранился через другой путь — например, учётная запись привязана к нескольким абонентам или у сотрудника есть вторая учётная запись с доступом к той же базе.
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — удалить пользователя только в одном месте. Например, запись помечена на удаление в базе, но доступ к приложению в менеджере сервиса не отозван: сотрудник продолжает заходить, а подписка продолжает оплачиваться. Или наоборот — доступ к приложению отключён, но активная запись в базе мешает корректно переназначить ответственных и сбивает при проверках.
Ещё одно ограничение: право управлять пользователями в менеджере сервиса есть только у владельца абонента и назначенных администраторов. Если вы зашли под обычной учётной записью, нужных кнопок в интерфейсе просто не будет — это не сбой, а ограничение прав.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему не удаётся удалить пользователя из справочника в базе?
Почти всегда причина в ссылках на эту запись: пользователь является автором документов, указан ответственным, встречается в регистрах. Механизм удаления помеченных объектов покажет список препятствующих ссылок. Практичное решение — не удалять запись, а установить признак «Недействителен»: доступ закрывается, а история сохраняется.
Уменьшится ли стоимость подписки после удаления пользователя?
Оплата в 1С:Фреш обычно зависит от числа пользователей с доступом к приложениям. После отзыва доступа в менеджере сервиса количество оплачиваемых мест уменьшается, но перерасчёт, как правило, применяется со следующего расчётного периода. Точные условия смотрите в описании своего тарифа в личном кабинете.
Можно ли восстановить удалённого пользователя?
Запись с признаком «Недействителен» восстанавливается снятием флажка за секунды. Физически удалённую из справочника запись восстановить нельзя — придётся создавать пользователя заново, и связь с историей будет потеряна. Доступ к приложению в менеджере сервиса можно выдать повторно в любой момент.
Сохранятся ли документы, созданные удалённым пользователем?
Да. Документы, проведённые пользователем, остаются в базе независимо от того, что произошло с его учётной записью. Если запись в справочнике помечена недействительной, в документах продолжит отображаться его имя. При физическом удалении записи ссылки в документах могут стать битыми, поэтому удалять работавших пользователей не рекомендуется.
Кто имеет право удалять пользователей в 1С:Фреш?
В менеджере сервиса — владелец абонента и назначенные им администраторы. Внутри информационной базы — пользователи с правами администратора или ролью, включающей администрирование пользователей. Обычный пользователь с правами бухгалтера или менеджера этих функций не видит.
Что делать, если уволенный сотрудник был единственным администратором базы?
Если доступ к приложению ещё не отозван, срочно назначьте второго администратора через менеджер сервиса и выдайте ему полные права в базе. Если доступ уже отозван и администраторов не осталось, потребуется обращение в поддержку сервиса для восстановления управления — поэтому всегда проверяйте наличие второго администратора до отзыва доступа.
Что важно запомнить
Удаление пользователя в 1С:Фреш — это два независимых действия: отзыв доступа к приложению в менеджере сервиса и работа с записью в справочнике «Пользователи» внутри базы. Вместо физического удаления почти всегда правильнее ставить признак «Недействителен» — это сохраняет историю и обратимо. Перед удалением убедитесь, что у базы остаётся действующий администратор, и проверьте результат попыткой входа.