Администрирование · 10 мин
Как создать учетные записи пользователей в 1С
Подробная инструкция по созданию учетных записей пользователей в 1С: добавление пользователей, назначение ролей и прав, настройка паролей, типичные ошибки и проверка результата.
Учетная запись в 1С — это связка имени пользователя, пароля и набора прав, определяющих, какие разделы программы человек может открывать и какие операции выполнять. Без корректно заведенных учетных записей сотрудники либо не смогут войти в базу, либо получат избыточный доступ к финансовым и кадровым данным, что создает риски для компании.
Способ создания учетной записи зависит от режима работы: в файловой базе достаточно встроенных средств конфигурации, в клиент-серверном варианте дополнительно могут использоваться доменные учетные записи Windows. Также различаются два подхода: добавление пользователя через интерфейс прикладного решения (режим «Предприятие») и через Конфигуратор. Первый способ предпочтителен для типовых конфигураций, второй — для самописных решений и аварийных ситуаций.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права администратора в конкретной информационной базе. Обычный пользователь без административных ролей не сможет создавать учетные записи — пункты меню будут недоступны или операция завершится ошибкой «Нарушение прав доступа».
Что нужно подготовить перед созданием учетной записи
Составьте список сотрудников, которым нужен доступ, и определите для каждого набор функций: бухгалтеру нужны документы и отчеты по учету, менеджеру по продажам — заказы и счета, кладовщику — складские операции. Заранее продуманная матрица доступа избавит от ситуации, когда всем выдают полные права «чтобы работало».
Проверьте, есть ли в конфигурации профили групп доступа — в типовых решениях («Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Зарплата и управление персоналом») они уже настроены под типовые должности. Это избавляет от ручного подбора ролей и снижает риск ошибки.
Если база работает в клиент-серверном режиме, уточните у администратора сервера, используется ли аутентификация операционной системы. При доменной инфраструктуре удобнее привязывать пользователей 1С к доменным учетным записям — тогда не нужно управлять отдельными паролями.
Создание пользователя через режим «Предприятие»
Это основной способ для типовых конфигураций. Откройте раздел «Администрирование», затем «Настройки пользователей и прав» (в некоторых конфигурациях — «Пользователи и права»). Перейдите в список «Пользователи» и нажмите кнопку «Создать».
Заполните основные поля: полное имя (отображается в документах и отчетах), имя для входа (логин, по которому выполняется вход) и пароль с подтверждением. Если сотрудник уже заведен в справочнике «Физические лица» или «Сотрудники», свяжите учетную запись с соответствующим элементом — это важно для корректной подстановки ответственных лиц в документы.
- 1Откройте «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и заполните полное имя и имя для входа
- 3Задайте пароль и при необходимости установите признак «Показывать в списке выбора»
- 4Назначьте профиль группы доступа или группу доступа
- 5Свяжите пользователя с физическим лицом или сотрудником
- 6Запишите и проверьте вход под новой учетной записью
После записи назначьте пользователю права. В типовых конфигурациях это делается через «Группы доступа»: откройте карточку пользователя, перейдите по ссылке «Права доступа» и включите его в нужные группы, например «Бухгалтер» или «Менеджер по продажам». Права начинают действовать после повторного входа пользователя в программу.
Создание пользователя через Конфигуратор
Способ актуален для самописных конфигураций, а также когда нужно восстановить доступ, если все административные учетные записи утрачены. Откройте Конфигуратор, войдите в базу под учетной записью с правами администратора, затем выберите в меню «Администрирование» пункт «Пользователи».
В открывшемся списке нажмите «Добавить». На закладке «Основные» укажите имя пользователя (логин), полное имя, задайте пароль и подтверждение. При необходимости включите «Аутентификацию операционной системы» и укажите доменную учетную запись в формате «\\ДОМЕН\Пользователь» — тогда вход будет выполняться автоматически под текущим пользователем Windows.
На закладке «Прочие» отметьте роли, которые должны быть доступны пользователю. Минимум одна роль с правом запуска клиентского приложения обязательна — иначе пользователь не сможет войти. Для администратора обычно отмечают роль «Полные права» (в типовых) или «Администратор системы».
Назначение ролей и прав доступа
Роль — это набор прав на объекты конфигурации: справочники, документы, отчеты, регистры. Один пользователь может иметь несколько ролей, права при этом суммируются. В типовых конфигурациях поверх ролей работает механизм профилей и групп доступа, который управляет правами гибче, чем прямое назначение ролей.
Принцип безопасной настройки — выдавать минимально необходимые права. Кассиру не нужен доступ к регламентированной отчетности, а менеджеру — к настройкам обмена данными. Проверить состав прав можно через отчет «Права доступа» в разделе администрирования (в конфигурациях на БСП) — он показывает, какие объекты доступны конкретному пользователю.
Способы назначения прав
Подходит для типовых конфигураций. Гибкая настройка без Конфигуратора, права можно менять на работающей базе. Ограничение: требует конфигурации на базе БСП.
Подходит для самописных решений и аварийного восстановления доступа. Ограничение: изменения применяются грубо, нет тонкой настройки по организациям и подразделениям.
Быстрый способ завести однотипных сотрудников (например, второго кассира). Ограничение: копируются и возможные ошибки в правах исходного пользователя.
Особенности для клиент-серверного режима и 1С:Фреш
В клиент-серверном варианте учетные записи хранятся в самой информационной базе, поэтому порядок создания тот же. Дополнительно администратор кластера может ограничивать доступ на уровне консоли серверов 1С — например, задавать список пользователей, которым разрешено подключение к конкретной базе.
В облачном сервисе 1С:ФRESH пользователи создаются через личный кабинет абонента: сначала заводится пользователь сервиса, затем ему предоставляется доступ к конкретному приложению с указанием роли. Прямое добавление пользователей через Конфигуратор в облаке недоступно.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания учетной записи выполните контрольный вход: запустите базу, выберите нового пользователя, введите пароль и убедитесь, что открывается рабочий стол с нужными разделами. Попросите сотрудника открыть типовой документ своего участка — например, менеджер должен создать и провести заказ покупателя без сообщений о нарушении прав.
Как проверить результат
Пользователь виден в списке выбора, вход выполняется с заданным паролем
Пользователя нет в списке или ошибка «Имя пользователя не найдено»
Отображаются только разделы, соответствующие должности
Пустой рабочий стол или, наоборот, доступны административные функции
Документы создаются и проводятся без ошибок прав
Сообщение «Нарушение прав доступа» при записи
Что делать при увольнении и смене паролей
При увольнении сотрудника не удаляйте учетную запись сразу — установите признак «Недействителен» (в типовых) или снимите все роли и смените пароль. Удаление пользователя не удаляет созданные им документы, но затрудняет анализ истории. Полное удаление разумно только после сверки данных и закрытия периода.
Смену пароля пользователь может выполнить самостоятельно через пункт «Смена пароля» в главном меню (в конфигурациях на БСП), если это не запрещено настройками. Администратор может задать новый пароль принудительно через карточку пользователя — старый пароль при этом знать не требуется.
Что важно запомнить
Учетную запись в типовых конфигурациях создавайте через «Администрирование» → «Пользователи», права назначайте через группы доступа по принципу минимально необходимых. Конфигуратор используйте для самописных решений и восстановления доступа. После создания обязательно проверьте вход и работу с документами, а при увольнении сотрудника блокируйте учетную запись, не удаляя её сразу.
Часто задаваемые вопросы
Почему новый пользователь не виден в списке выбора при входе?
В карточке пользователя снят флажок «Показывать в списке выбора» или установлен признак недействительности. Откройте карточку пользователя и проверьте эти настройки. Вход всё равно возможен, если ввести имя вручную в поле «Имя».
Можно ли создать пользователя без пароля?
Технически пароль можно оставить пустым, но это создает серьезный риск несанкционированного доступа. Если нужен вход без ввода пароля, используйте аутентификацию операционной системы — пользователь войдет автоматически под своей доменной учетной записью Windows.
Как восстановить доступ, если пароль администратора утерян?
Если в базе есть другой пользователь с полными правами, он задаст новый пароль через список пользователей. Если администратор единственный, потребуется специализированная процедура сброса списка пользователей файловой базы — её выполняет специалист по 1С, так как ошибочные действия могут повредить файл базы.
Сколько пользователей можно создать в одной базе?
Жесткого ограничения на количество учетных записей в платформе нет. Реальное ограничение — количество приобретенных клиентских лицензий: одновременно работать может столько пользователей, на сколько лицензий рассчитана ваша поставка.
Нужно ли перезапускать программу после назначения прав?
Да. Изменения ролей и групп доступа применяются при следующем входе пользователя в базу. Если сотрудник уже работает в программе, попросите его выйти и войти заново — до этого момента старый набор прав продолжает действовать.