Как создать учетную запись почты в 1С

Встроенный почтовый клиент в конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия, ЗУП и других) позволяет отправлять документы контрагентам, рассылать счета и акты, получать входящие письма и фиксировать переписку в базе. Чтобы всё это работало, нужно создать и правильно настроить учетную запись электронной почты.

Процедура состоит из трёх этапов: подготовка почтового ящика на стороне провайдера (получение пароля приложения), создание учетной записи в 1С с указанием серверов входящей и исходящей почты, и проверка отправки и приёма. Ниже разобран каждый этап с конкретными параметрами, типичными ошибками и способами их устранения.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах. В отраслевых и самописных решениях расположение команд может отличаться, но общие принципы и параметры подключения одинаковы.

Что подготовить перед настройкой

До начала работы в 1С убедитесь, что у вас есть готовый почтовый ящик, с которого программа будет отправлять письма. Это может быть корпоративная почта на собственном домене либо ящик на публичном сервисе — Яндекс Почта, Mail.ru, Gmail и другие. Важно, чтобы сервис разрешал доступ по протоколам SMTP и IMAP.

Ключевой момент — пароль. Большинство почтовых сервисов запрещают вход из сторонних программ по основному паролю ящика. Вместо него в настройках почтового сервиса создаётся пароль приложения — отдельный набор символов, который действует только для внешних программ. Обычно это делается в разделе безопасности личного кабинета почтового сервиса. Если у ящика включена двухфакторная аутентификация, пароль приложения обязателен.

Также заранее выясните адреса серверов входящей и исходящей почты вашего провайдера. Эти данные публикуются в справке почтового сервиса или выдаются вашим хостинг-провайдером, если почта работает на собственном домене. Потребуются: адрес SMTP-сервера, порт и тип шифрования для отправки, а также адрес IMAP- или POP3-сервера для получения писем.

Где в 1С находится настройка учетных записей почты

В типовых конфигурациях на управляемых формах учетные записи электронной почты располагаются в разделе «Администрирование». Дальнейший путь зависит от конфигурации: в Управлении торговлей и ERP это подраздел «Органайзер» → «Настройка электронной почты», в Бухгалтерии предприятия — «Администрирование» → «Общие настройки» → «Электронная почта», либо справочник «Учетные записи электронной почты» в разделе «Администрирование».

Для доступа к этим настройкам пользователю нужны соответствующие права: как минимум право настройки учетных записей электронной почты, а в ряде конфигураций — права администратора системы. Если нужного пункта в меню нет, проверьте роли своего пользователя или обратитесь к администратору базы.

В списке учетных записей обычно уже присутствует предопределённая «Системная учетная запись» — она используется для служебных рассылок самой программы (например, уведомлений). Её можно настроить отдельно, а для рабочей переписки создать новую запись командой «Создать».

Создание учетной записи: пошаговая настройка

Откройте список учетных записей и нажмите «Создать». Форма настройки в типовых конфигурациях содержит мастер: сначала заполняются основные сведения, затем параметры серверов. В поле «Адрес электронной почты» укажите полный адрес ящика, в поле «Имя отправителя» — подпись, которую увидят получатели (например, название компании или ФИО сотрудника).

Далее введите пароль — именно пароль приложения, если сервис его требует. Многие конфигурации умеют определять параметры серверов автоматически по адресу ящика: после ввода адреса и пароля программа пытается подобрать настройки для популярных сервисов. Если автоматическое определение не сработало, переключитесь на ручную настройку.

В ручном режиме укажите сервер входящей почты (IMAP рекомендуется, так как письма остаются на сервере и доступны с других устройств), порт и тип защищённого соединения — SSL/TLS. Аналогично заполните сервер исходящей почты SMTP, порт и шифрование. Отметьте, для каких операций используется запись: отправка, получение или оба варианта.

1. 1
   Создайте пароль приложения в настройках безопасности почтового сервиса
2. 2
   Откройте в 1С: Администрирование → Органайзер → Настройка электронной почты
3. 3
   Нажмите «Создать» и введите адрес ящика, имя отправителя и пароль приложения
4. 4
   При необходимости перейдите к ручной настройке и укажите серверы SMTP и IMAP, порты и шифрование SSL/TLS
5. 5
   Отметьте назначение записи: отправка и/или получение писем
6. 6
   Нажмите «Проверить настройки» и убедитесь в успешном прохождении теста
7. 7
   Сохраните запись и отправьте тестовое письмо себе или коллеге

Параметры серверов: SMTP, IMAP и POP3

Для отправки писем всегда используется протокол SMTP. Типичные варианты портов: 465 с шифрованием SSL/TLS либо 587 с STARTTLS. Для приёма писем выбирается IMAP (порт 993, SSL) или POP3 (порт 995, SSL). IMAP предпочтительнее для работы из 1С: письма не удаляются с сервера, состояние прочтения синхронизируется, а переписка доступна и в веб-интерфейсе почты.

POP3 имеет смысл только в специфических случаях — например, когда почтовый сервис не поддерживает IMAP или когда нужно забирать письма в единственное хранилище. Учтите, что при POP3 письма могут удаляться с сервера после загрузки, и другие сотрудники их не увидят.

Точные адреса серверов зависят от провайдера. Для публичных сервисов они обычно имеют вид smtp.домен и imap.домен, но полагаться на догадку не стоит — сверяйтесь со справкой сервиса. Для корпоративной почты на собственном домене параметры выдаёт хостинг-провайдер или администратор почтового сервера.

Сравнение протоколов приема почты

IMAP

Письма хранятся на сервере, доступны из 1С, веб-почты и телефона одновременно. Рекомендуемый вариант для рабочей переписки.

POP3

Письма загружаются в одну программу и могут удаляться с сервера. Подходит, если ящик обслуживает только 1С, но рискован для общих ящиков.

Только отправка (SMTP)

Запись настраивается без входящей почты. Подходит для рассылки документов и уведомлений, когда ответы клиентов в 1С получать не нужно.

Проверка настройки и первое письмо

После сохранения параметров обязательно выполните проверку: в форме учетной записи есть кнопка «Проверить настройки» или «Проверить». Программа попытается подключиться к серверу входящей почты и отправить тестовое сообщение через SMTP. Результат отображается в виде протокола — по нему видно, на каком этапе возникла ошибка, если она есть.

Затем отправьте реальное тестовое письмо. В конфигурациях с органайзером создайте новое письмо из раздела почты, адресуйте его себе или коллеге и убедитесь, что оно ушло из папки «Исходящие» и появилось в «Отправленных». Если настроен приём, проверьте, что ответ на письмо загрузился в папку «Входящие» в 1С.

Полезный тест — отправка документа. Откройте любой счёт или акт, нажмите кнопку отправки по почте и убедитесь, что письмо с вложением дошло до получателя и корректно открывается. Это проверит не только соединение, но и формирование печатной формы при отправке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проверка настроек в форме учетной записи

Норма

Протокол показывает успешное подключение к SMTP и IMAP

Тревожный признак

Ошибка аутентификации, таймаут соединения или «сервер отклонил команду»

Тестовое письмо

Норма

Письмо ушло из «Исходящих» и доставлено получателю

Тревожный признак

Письмо зависло в «Исходящих» или вернулось с ошибкой доставки

Прием писем

Норма

Ответное письмо появилось во «Входящих» 1С

Тревожный признак

Письма видны в веб-почте, но в 1С не загружаются

Типичные ошибки и способы их устранения

Самая частая проблема — ошибка аутентификации при верном на вид пароле. Причина почти всегда в том, что использован основной пароль ящика вместо пароля приложения, либо в почтовом сервисе отключён доступ для внешних программ. Решение: создать пароль приложения и проверить в настройках безопасности сервиса, что доступ по IMAP/SMTP разрешён.

Вторая группа ошибок — сетевые. Если проверка зависает или завершается таймаутом, вероятно, порты закрыты брандмауэром или антивирусом на компьютере, сервере 1С или в корпоративной сети. Проверьте, что исходящие подключения на порты 465/587 и 993 разрешены. В клиент-серверном режиме почту отправляет сервер 1С, поэтому порты должны быть открыты именно на нём, а не на компьютере пользователя.

Третья типичная ситуация — письма отправляются, но попадают в спам у получателей. Это уже не вопрос настройки 1С, а репутация домена: для корпоративной почты должны быть корректно настроены записи SPF, DKIM и DMARC в DNS домена. Этим занимается администратор домена или хостинг-провайдер.

Безопасность и ограничения

Пароль учетной записи хранится в базе 1С, поэтому разграничьте доступ: настройку учетных записей должны выполнять только администраторы, а обычным пользователям достаточно права использования записи для отправки. Не передавайте пароль приложения по открытым каналам и не записывайте его в общедоступные документы.

Учитывайте ограничения почтовых сервисов на объём рассылок. Публичные сервисы ограничивают количество писем в сутки и число получателей в одном письме — при массовой рассылке счетов из 1С ящик может быть временно заблокирован. Для регулярных массовых отправок лучше использовать корпоративный почтовый сервер или специализированные сервисы рассылок.

Если с ящиком работают несколько сотрудников через одну учетную запись в 1С, договоритесь о правилах обработки входящих: встроенный клиент синхронизирует папки, и удалённое одним пользователем письмо исчезнет у всех. Для раздельной переписки создавайте каждому сотруднику персональную учетную запись.

Частые вопросы

Можно ли использовать в 1С несколько учетных записей почты?

Да. В справочнике учетных записей можно создать сколько угодно записей: системную для служебных уведомлений, общую для отдела продаж и персональные для сотрудников. При создании письма нужная запись выбирается в поле отправителя, а в настройках пользователя можно задать запись по умолчанию.

Почему 1С не видит входящие письма, хотя в веб-почте они есть?

Чаще всего причина в том, что для приёма настроен POP3 с удалением писем с сервера другой программой, либо в настройках учетной записи отключена загрузка входящих. Проверьте, что в записи отмечено использование для получения почты, выбран протокол IMAP, а в почтовом сервисе разрешён доступ по IMAP.

Нужны ли права администратора для создания учетной записи?

Зависит от конфигурации. Во многих типовых решениях настройка учетных записей доступна пользователям с правами администратора или с отдельной ролью настройки электронной почты. Если пункта настройки нет в меню, попросите администратора выдать соответствующую роль или создать запись за вас.

Что делать, если письма из 1С попадают в спам у клиентов?

Проблема решается на уровне домена, а не в 1С. Проверьте, что в DNS домена корректно настроены записи SPF, DKIM и DMARC, не отправляйте массовые рассылки с обычного ящика и избегайте в теме письма слов, характерных для спама. Настройку DNS-записей выполняет администратор домена или хостинг-провайдер.

Можно ли настроить только отправку писем без приёма?

Да. При создании учетной записи отметьте только использование для отправки почты — параметры сервера входящей почты заполнять не потребуется. Такой вариант подходит для рассылки документов и уведомлений, когда обработка ответов в 1С не нужна.