Как создать том хранения файлов в 1С

Том хранения файлов в 1С — это ссылка на каталог на диске, куда система складывает присоединенные файлы (сканы документов, изображения, вложения) вместо хранения их внутри базы данных. Перенос файлов в тома снижает размер информационной базы, ускоряет резервное копирование и упрощает регламентные операции, но требует правильной настройки прав доступа к каталогу.

Функциональность доступна в типовых конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем: «Управление торговлей», «ERP», «Бухгалтерия предприятия», «Зарплата и управление персоналом» и других. В файловом и клиент-серверном вариантах работы шаги отличаются: в клиент-серверном режиме каталог должен быть доступен с сервера 1С, а не с компьютера пользователя.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки папки и учетной записи до проверки записи файла и типичных ошибок, из-за которых том «не работает».

Подготовка: где разместить каталог и кому дать права

До создания тома в справочнике подготовьте физическое место хранения. Создайте отдельный каталог, например D:\1C_Files на сервере или сетевую папку вида \\SERVER\1CFiles. Не используйте системный диск с операционной системой, если база активно пополняется файлами: переполнение диска остановит и работу ОС, и сервера 1С.

Ключевое условие — права доступа. В файловом варианте 1С файлы пишет сам пользователь, поэтому каждый пользователь базы должен иметь право записи в каталог тома. В клиент-серверном варианте запись выполняет служба агента сервера 1С (по умолчанию учетная запись USR1CV8), и права нужны именно ей. Это самая частая причина ошибок: администратор проверяет доступ под своей учеткой, а служба сервера в папку писать не может.

Оцените и объем. Суммарный размер присоединенных файлов со временем только растет, поэтому закладывайте запас дискового пространства и включите каталог тома в план резервного копирования — файлы в томах не входят в выгрузку базы в файл .dt.

Включение хранения файлов в томах

В типовых конфигурациях перейдите в раздел «Администрирование» (или «НСИ и администрирование») и откройте настройку «Работа с файлами» / «Настройки работы с файлами». Установите флаг «Хранить файлы в томах на диске». Без этого флага справочник томов может быть недоступен, а файлы продолжат сохраняться в информационную базу.

После включения опции станет доступна ссылка «Тома хранения файлов» — это и есть справочник, в котором создаются тома. В некоторых конфигурациях тот же справочник доступен через «Все функции» → «Справочники» → «Тома хранения файлов», если пункт не выведен в интерфейс.

Создание тома: пошаговая инструкция

Откройте справочник «Тома хранения файлов» и нажмите «Создать». Форма элемента содержит немного полей, но каждое влияет на работоспособность.

1. 1
   Создайте каталог на диске сервера или сетевой ресурс и настройте права доступа для учетной записи сервера 1С (или пользователей в файловом режиме).
2. 2
   Включите опцию «Хранить файлы в томах на диске» в настройках работы с файлами.
3. 3
   Откройте справочник «Тома хранения файлов» и нажмите «Создать».
4. 4
   Заполните наименование тома, например «Основной том (сервер)».
5. 5
   Укажите полный путь для Windows и/или Linux в соответствующих полях, например D:\1C_Files\ или \\SERVER\1CFiles\.
6. 6
   Сохраните элемент и убедитесь, что том не помечен на удаление и не отключен.
7. 7
   Добавьте в базу тестовый файл и проверьте, что он физически появился в каталоге тома.

Поле «Полный путь (Windows)» заполняется, если сервер 1С или файловая база работают под Windows. Поле «Полный путь (Linux)» — для серверов под Linux; путь указывается в формате /mnt/1cfiles/. Если у вас смешанная инфраструктура, заполните оба поля — платформа выберет нужный путь автоматически.

Наименование тома произвольное, но делайте его информативным: «Том сканов договоров», «Резервный том» и т.п. Когда томов станет несколько, понятные имена избавят от путаницы при переносе и обслуживании.

Как 1С размещает файлы внутри тома

Платформа не кладет все файлы в корень каталога. Внутри тома автоматически создается иерархия подкаталогов (обычно по дате или по хеш-структуре, в зависимости от версии библиотеки), а имена файлов заменяются служебными идентификаторами. Связь между записью в базе и физическим файлом хранится в регистрах присоединенных файлов.

Из этого следуют два практических правила. Во-первых, не переименовывайте и не перемещайте файлы внутри тома вручную — ссылки в базе «потеряют» их, и пользователь получит ошибку при открытии вложения. Во-вторых, не храните в каталоге тома посторонние данные: выделите папку исключительно под том.

Если нужно понять, какому документу принадлежит файл в томе, ищите его не по имени на диске, а через базу: откройте присоединенный файл в 1С и посмотрите путь в свойствах или в регистре сведений «Двоичные данные файлов» / «Файлы в томах» (название зависит от конфигурации).

Несколько томов и перераспределение файлов

Когда создается несколько томов, новые файлы распределяются между ними. В типовых решениях выбор тома обычно выполняется автоматически (по наименее заполненному или по порядку — зависит от версии библиотеки), а уже записанные файлы остаются на месте. Это значит, что добавление нового тома не разгружает старый автоматически.

Для переноса существующих файлов между томами или из базы в тома в типовых конфигурациях есть обработка «Перенос файлов в тома» (может называться «Перенос присоединенных файлов в тома»). Она позволяет выборочно переместить файлы из информационной базы в указанный том или между томами. Перед массовым переносом сделайте резервную копию базы и каталога томов.

Сравнение вариантов хранения

Хранение в информационной базе

Проще в администрировании и резервном копировании, но база быстро растет, замедляются выгрузка и обновление. Подходит при небольшом объеме вложений.

Хранение в томах на диске

База остается компактной, файлы можно бэкапить отдельно. Требует настройки прав, отдельного резервного копирования каталога и контроля свободного места.

Смешанный режим

Старые файлы в базе, новые в томах после включения опции. Рабочий вариант на переходный период, но для порядка стоит выполнить перенос исторических файлов штатной обработкой.

Проверка результата

После создания тома обязательно выполните контрольную запись. Прикрепите небольшой файл к любому документу или элементу справочника, сохраните, затем откройте каталог тома на диске: внутри должна появиться новая подпапка с файлом. Затем откройте вложение из 1С повторно — файл должен открываться без ошибок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Появление файла в каталоге тома после прикрепления

Норма

В каталоге создана подпапка с новым файлом

Тревожный признак

Каталог пуст — файл ушел в базу или запись не выполнена

Повторное открытие вложения из 1С

Норма

Файл открывается без сообщений об ошибке

Тревожный признак

Ошибка «файл не найден» или «нет доступа» — проблема с путем или правами

Запись под обычным пользователем, не администратором

Норма

Файл прикрепляется и читается

Тревожный признак

Ошибка доступа — не хватает прав у учетной записи сервера или пользователя

Свободное место на диске тома

Норма

Есть запас под рост объема вложений

Тревожный признак

Диск почти заполнен — риск остановки записи файлов

Типичные ошибки и ограничения

Отдельно отметим ограничение по переносу базы между серверами. Пути к тому жестко заданы в настройках: если на новом сервере структура дисков другая, после восстановления базы зайдите в справочник томов и обновите полные пути до того, как пользователи начнут работать с вложениями.

Если файлов много и они крупные, следите за квотами антивируса и систем дедупликации на диске тома: агрессивное сканирование «на лету» может заметно замедлять запись вложений при массовой загрузке. В таких случаях каталог тома добавляют в исключения активной проверки, оставляя его в расписании полного сканирования.

Частые вопросы

Можно ли после создания тома вернуть файлы обратно в базу?

Да, но не кнопкой «отменить». Используйте штатную обработку переноса файлов, если в вашей конфигурации она поддерживает обратное направление, либо переносите файлы программно через встроенный язык. Перед обратным переносом оцените итоговый размер базы — она вырастет на объем всех возвращаемых файлов.

Почему том создан, но файлы по-прежнему пишутся в базу?

Проверьте три вещи: включен ли флаг «Хранить файлы в томах на диске», не помечен ли том на удаление и корректен ли полный путь. Также в некоторых конфигурациях для отдельных видов вложений (например, служебных) хранение в базе зашито прикладной логикой и томом не управляется.

Нужно ли перезапускать сервер 1С после создания тома?

Нет, настройки томов применяются без перезапуска службы. Перезапуск может потребоваться только если вы меняли учетную запись, под которой работает служба агента сервера, ради доступа к сетевому ресурсу.

Что будет, если диск с томом заполнится полностью?

Новые файлы перестанут прикрепляться с ошибкой записи, при этом остальная работа базы обычно продолжается. Решение — добавить новый том на другом диске и/или перенести часть файлов штатной обработкой, а затем настроить мониторинг свободного места.

Можно ли указать в качестве тома папку на компьютере пользователя?

Технически в файловом режиме это сработает, но делать так не стоит: при выключенном компьютере или смене пользователя вложения станут недоступны остальным. Том должен находиться на сервере или выделенном сетевом ресурсе с постоянной доступностью.

Как узнать, сколько места занимают файлы в каждом томе?

Самый простой способ — посмотреть размер каталога тома средствами операционной системы. Для анализа по объектам базы используйте отчеты по присоединенным файлам, если они есть в конфигурации, либо запрос к регистрам хранения сведений о файлах.