Администрирование · 11 мин
Как создать пользователя в 1С:ЗУП
Как создать пользователя в 1С:ЗУП: добавление через справочник, настройка прав и ролей, привязка к физлицу, типичные ошибки и проверка результата.
Пользователь в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это учётная запись, под которой сотрудник входит в программу: кадровик, расчётчик, руководитель или бухгалтер. Без создания пользователя и назначения ему прав человек не сможет ни открыть базу, ни работать с данными. Создание пользователя выполняется в разделе администрирования и занимает несколько минут, если заранее понятно, какие роли ему потребуются.
Важно различать три связанных, но разных объекта: физическое лицо (карточка человека с паспортными данными), сотрудник (трудовые отношения с организацией) и пользователь (учётная запись для входа в программу). Для входа в базу достаточно пользователя, но для корректной работы некоторых механизмов — например, согласования заявлений или кабинета сотрудника — пользователя нужно связать с физическим лицом.
Инструкция ниже подходит для типовой конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1. В файловых и клиент-серверных базах порядок действий совпадает, отличается только то, кто имеет право создавать пользователей.
Что подготовить перед созданием пользователя
Перед тем как заводить учётную запись, определите, какие задачи будет выполнять человек: только расчёт зарплаты, кадровый учёт, просмотр отчётов или полное администрирование. От этого зависит набор ролей и профиль группы доступа. Выдавать полные права «на всякий случай» — плохая практика: избыточные права повышают риск случайного изменения или удаления данных.
Убедитесь, что у вас самих есть права администратора. Создавать и редактировать пользователей может только тот, у кого назначена роль «Администратор системы» или «Настройка прав доступа». Если кнопка «Создать» в списке пользователей недоступна, значит, ваших прав недостаточно — обратитесь к тому, кто администрирует базу.
Также заранее решите, как человек будет входить: по паролю 1С или через аутентификацию операционной системы (Windows-аутентификация). Второй вариант удобен в доменной сети: пользователю не нужно запоминать отдельный пароль, а вход выполняется под его учётной записью Windows.
Как создать пользователя через список пользователей
Основной способ — добавление пользователя через панель администрирования. Откройте раздел «Администрирование», затем перейдите по ссылке «Настройка пользователей и прав» и выберите «Пользователи». В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать».
В карточке нового пользователя заполните поле «Имя» — это логин для входа в программу. Используйте понятный формат, например фамилию с инициалами без пробелов: ivanova_av. В поле «Полное имя» укажите фамилию и имя полностью — оно будет отображаться в интерфейсе и отчётах о действиях пользователя.
На закладке «Основные» (или в командной панели карточки) задайте пароль: выберите пункт «Установить пароль» и введите его дважды. Пароль должен соответствовать требованиям, если они заданы в настройках входа (минимальная длина, сложность). Если используется аутентификация ОС, отметьте соответствующий флаг и укажите имя пользователя Windows в формате \\ДОМЕН\УчётнаяЗапись.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Пользователь появится в общем списке и сможет войти в базу, если ему назначены роли — без ролей вход либо будет запрещён, либо программа откроется без доступных функций.
- 1Откройте «Администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и заполните имя (логин) и полное имя
- 3Установите пароль или включите аутентификацию ОС
- 4Назначьте профиль группы доступа или роли
- 5При необходимости укажите физическое лицо в поле «Физическое лицо»
- 6Запишите карточку и проверьте вход под новой учётной записью
Как назначить права и роли
В типовой ЗУП 3.1 права назначаются через профили групп доступа — это готовые наборы ролей под типовые должности. Откройте карточку пользователя, перейдите по ссылке «Права доступа» (или откройте раздел «Администрирование → Настройка пользователей и прав → Профили групп доступа») и включите пользователя в нужную группу.
Типовые профили покрывают основные сценарии: «Кадровик» — приёмы, переводы, увольнения и кадровые документы; «Расчётчик» — начисления, больничные, отпуска и расчёт зарплаты; «Бухгалтер по зарплате» — отражение в учёте и выплаты; «Руководитель» — согласование заявлений и просмотр данных подчинённых. Один пользователь может входить сразу в несколько групп.
Если типовых профилей не хватает, можно создать собственный профиль и включить в него отдельные роли. Делайте это аккуратно: роли пересекаются, и лишняя роль может открыть доступ к зарплатным данным тем, кому они не нужны. Зарплатная информация относится к персональным данным, и доступ к ней должен быть ограничен по должностным обязанностям.
Как привязать пользователя к физическому лицу
Связка с физическим лицом нужна для персональных механизмов: кабинета сотрудника, заявлений на отпуск и справки, согласования документов руководителем. Без неё программа не поймёт, какой именно сотрудник вошёл в систему, и личные функции будут недоступны.
В карточке пользователя найдите поле «Физическое лицо» и выберите нужную запись из справочника. Если физлица ещё нет в базе, создайте его прямо из поля выбора: укажите ФИО, дату рождения и при необходимости другие данные. После записи связь установится автоматически.
Проверьте, что у одного физического лица не создано несколько пользователей без необходимости. Дубли приводят к путанице в согласованиях: заявление может уйти не тому руководителю, а кабинет сотрудника откроется под чужой записью. Если дубль обнаружен, лишнего пользователя лучше отключить, а не удалять — так сохранится история его действий.
Особенности для клиент-серверной базы и веб-доступа
В клиент-серверном варианте (MS SQL, PostgreSQL) пользователь создаётся так же — из интерфейса ЗУП, а программа сама регистрирует его в кластере серверов 1С. Создавать пользователей напрямую в консоли кластера не требуется и нежелательно: тогда учётная запись не будет связана с настройками прав внутри конфигурации.
Если сотрудники работают через веб-браузер или тонкий клиент по интернету, дополнительно проверьте публикацию базы на веб-сервере и права на уровне веб-доступа. Сама учётная запись настраивается одинаково, но для внешнего доступа уделите внимание сложности паролей и, по возможности, ограничьте вход по времени или адресам средствами инфраструктуры.
В файловой базе, размещённой в общей папке, учитывайте ограничение: одновременную работу нескольких пользователей файловый режим поддерживает, но при большом числе подключений возможны замедления и конфликты. Это не мешает созданию пользователей, однако влияет на решение о переходе на клиент-серверный вариант.
Сравнение вариантов аутентификации
Подходит для файловых баз и веб-доступа. Ограничение: пароль нужно выдать и периодически менять, есть риск передачи третьим лицам.
Удобна в доменной сети: вход без отдельного пароля под учётной записью Windows. Ограничение: требует домена и не всегда работает для внешних подключений.
Разрешены оба способа — пользователь войдёт любым из них. Подходит как запасной вариант, но требует контроля обоих каналов входа.
Как проверить результат и отключить пользователя
После создания проверьте вход: запустите базу под новой учётной записью и убедитесь, что открывается нужный интерфейс, а в меню присутствуют только положенные разделы. Если расчётчик видит настройки прав доступа или кадровик — банковские реквизиты организаций, набор ролей избыточен и его стоит пересмотреть.
Проверьте также запретные действия: попробуйте открыть раздел, к которому у пользователя не должно быть доступа. Программа должна показать сообщение о нарушении прав. Это нормальная реакция, а не ошибка базы.
Когда сотрудник увольняется, пользователя не удаляют, а отключают: в карточке снимите флаг «Вход в программу разрешён» (или установите «Недействителен» — в зависимости от версии интерфейса). Так история действий в журнале регистрации сохранится, а войти под этой записью станет невозможно. Пароль при этом можно дополнительно сбросить.
Как проверить результат
Программа открывается под новым логином и паролем
Сообщение «Имя пользователя или пароль не верны» — проверьте раскладку и флаг разрешения входа
Видны только разделы, соответствующие должности
Доступны администрирование и чужие зарплатные данные — права избыточны
В карточке пользователя указано верное физическое лицо, кабинет открывается
Заявления и кабинет недоступны — связь не установлена
Типичные ошибки при создании пользователей
Самая частая ошибка — создание пользователя без назначения группы доступа. Учётная запись существует, но после входа человек видит пустой интерфейс или сообщение о недостатке прав. Лечится включением в подходящий профиль группы доступа.
Вторая распространённая ситуация — дубли физических лиц. Если при привязке создать новое физлицо вместо выбора существующего, в базе появятся две карточки одного человека, что позже исказит кадровые отчёты и отчётность. Перед созданием проверьте справочник поиском по фамилии.
Третья ошибка — использование одной учётной записи несколькими сотрудниками. Кроме нарушения требований к защите персональных данных, это делает бессмысленным журнал регистрации: по нему невозможно установить, кто именно изменил документ. Каждому работнику — отдельный пользователь.
Удобно вести простой список соответствия «должность — профиль группы доступа» для вашей организации. При приёме нового сотрудника администратору не придётся каждый раз подбирать роли заново, а при аудите прав будет легко сверить фактический доступ с должностными обязанностями.
Частые вопросы
Можно ли создать пользователя без пароля?
Да, если используется аутентификация операционной системы — тогда пароль 1С не задаётся, а вход выполняется под учётной записью Windows. Для входа по паролю 1С пустой пароль технически возможен, но небезопасен и не рекомендуется, особенно при доступе через интернет.
Пользователь создан, но не может войти: «Имя пользователя или пароль не верны». Что проверить?
Проверьте раскладку клавиатуры и регистр символов в пароле, убедитесь, что в карточке пользователя разрешён вход в программу, и что учётная запись не помечена как недействительная. Если включена аутентификация ОС — проверьте формат имени пользователя Windows.
Чем отличается пользователь от сотрудника в ЗУП?
Сотрудник — это объект кадрового учёта, отражающий трудовые отношения с организацией: приём, должность, начисления. Пользователь — учётная запись для входа в программу. Сотрудник может вообще не иметь пользователя, если не работает в базе, а пользователь может не быть сотрудником — например, внешний аудитор или администратор.
Как дать руководителю доступ только к данным его подразделения?
Назначьте профиль «Руководитель» и настройте ограничение доступа на уровне записей: в группе доступа укажите разрешённые подразделения или организации. Тогда в документах и отчётах руководитель увидит только свою область ответственности.
Что делать, если пользователь забыл пароль?
Администратор открывает карточку пользователя и устанавливает новый пароль через команду «Установить пароль». Старый пароль узнать нельзя — он хранится в защищённом виде, возможна только замена. Новый пароль передайте сотруднику лично, а не по открытым каналам связи.
Нужно ли создавать пользователя заново при переносе базы на другой сервер?
Нет, пользователи хранятся внутри информационной базы и переносятся вместе с ней при выгрузке и загрузке. После переезда достаточно проверить, что вход работает, а при смене домена — скорректировать имена для аутентификации ОС.
Что важно запомнить
Пользователь создаётся в разделе «Администрирование → Пользователи»: логин, пароль или аутентификация ОС, затем профиль группы доступа и при необходимости привязка к физлицу. Назначайте минимально необходимые права, уволенных отключайте, а не удаляйте, и проверяйте результат тестовым входом.