Как создать пользователя в 1С УНФ

Создание пользователя в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — типовая задача администратора при приёме нового сотрудника или подключении менеджера к базе. Корректно заведённая учётная запись определяет, какие разделы программы человек увидит, какие документы сможет проводить и какие данные останутся для него закрытыми.

В УНФ существует два связанных объекта: пользователь информационной базы (логин и пароль для входа) и пользователь как элемент справочника «Пользователи», к которому привязаны права, подразделение и физическое лицо. Ошибка новичков — создать только один из них, после чего сотрудник либо не может войти, либо входит, но не видит нужных разделов.

Ниже разобран полный цикл: от создания учётной записи до проверки прав и решения типичных проблем. Инструкция подходит для актуальных редакций УНФ (1.6 и 3.0); названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии и включённых функциональных опций.

Какие данные подготовить перед созданием пользователя

Прежде чем открывать справочник пользователей, определите три вещи: под каким именем сотрудник будет входить, какие функции он будет выполнять и к какому подразделению относится. От этого зависят логин, группа доступа и дополнительные настройки.

Проверьте, что у вас самого есть права администратора — без них кнопка создания пользователя будет недоступна, а часть настроек прав не отобразится. Также убедитесь, что в справочнике «Физические лица» уже заведён сотрудник, если планируете привязку: это потребуется для подстановки ответственного в документах и для кадрового учёта.

Если база работает в клиент-серверном режиме или в облаке, уточните у администратора, нет ли ограничений на количество лицензий: создание пользователя возможно и при исчерпанных лицензиях, но войти в базу новый сотрудник не сможет.

Пошаговое создание пользователя в УНФ

Основной путь — через раздел администрирования. Последовательность действий:

1. 1
   Откройте раздел «Настройки» (или «Компания» → «Администрирование» в зависимости от версии) и перейдите в «Пользователи и права» → «Пользователи».
2. 2
   Нажмите «Создать». Откроется форма нового пользователя.
3. 3
   Заполните поле «Наименование» — это отображаемое имя, например «Иванова Мария (менеджер)».
4. 4
   В поле «Имя для входа» укажите логин латиницей без пробелов, например ivanova.
5. 5
   Задайте пароль и подтверждение. При необходимости включите требование смены пароля при первом входе.
6. 6
   Выберите группу доступа (профиль прав), например «Менеджер по продажам» или «Бухгалтер».
7. 7
   При необходимости заполните поле «Физическое лицо» и «Подразделение».
8. 8
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте вход под новой учётной записью.

После записи программа автоматически создаёт пользователя информационной базы с указанным логином и паролем. Если база файловая, изменения вступают в силу сразу; в клиент-серверном варианте новый пользователь сможет войти после завершения текущего сеанса записи.

Альтернативный способ — создать пользователя непосредственно из карточки физического лица: в форме физлица есть команда создания пользователя, которая сразу установит связь между объектами. Это удобно, когда сотрудник уже заведён в кадровом учёте.

Настройка прав и групп доступа

Права в УНФ задаются через группы доступа (профили). Каждая группа — это набор разрешённых ролей: просмотр и редактирование документов, доступ к деньгам, отчётам, настройкам. Назначать отдельные роли вручную в конфигураторе для рядовых сотрудников не требуется — типовых профилей хватает для большинства должностей.

Типовые группы в УНФ покрывают основные сценарии: «Администратор», «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Менеджер по закупкам», «Кладовщик», «Руководитель». Если сотрудник совмещает функции, его можно включить сразу в несколько групп — права суммируются.

Сравнение вариантов назначения прав

Типовая группа доступа

Подходит для стандартных должностей: быстро, без риска ошибиться в ролях. Ограничение — нельзя тонко урезать отдельные операции.

Несколько групп одновременно

Подходит для совместителей, например менеджера, который ведёт и закупки. Права складываются, контролировать итог сложнее.

Копия типовой группы с доработкой

Подходит, когда нужно убрать или добавить конкретные роли. Требует понимания состава ролей и аккуратности при обновлениях конфигурации.

Дополнительно в карточке пользователя можно ограничить доступ по организациям и подразделениям, если в базе ведётся несколько юрлиц. Это настраивается в разделе «Пользователи и права» → «Группы доступа» либо через настройки разграничения данных.

Особенности для внешних пользователей

Если нужно дать доступ контрагенту — например, для обмена заказами через личный кабинет или веб-портал — используется механизм внешних пользователей. Он включается функциональной опцией, а учётные записи создаются в отдельном справочнике с привязкой к контрагенту и сильно урезанными правами.

Привязка к физическому лицу и подразделению

Поле «Физическое лицо» в карточке пользователя делает две вещи: подставляет сотрудника как ответственного в создаваемых им документах и связывает учётную запись с кадровыми данными. Без этой привязки в отчётах по продажам не получится корректно отфильтровать документы конкретного менеджера.

Подразделение влияет на отборы в документах и на аналитику. Если сотрудник переводится между отделами, достаточно изменить подразделение в карточке пользователя — история документов при этом сохранится с теми подразделениями, что были указаны на момент проведения.

Удобно завести единый шаблон именования: логин — фамилия латиницей, наименование — «Фамилия Имя (должность)». Когда пользователей станет больше десятка, такой порядок заметно упрощает поиск и отключение учётных записей уволенных сотрудников.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания учётной записи обязательно проверьте её в работе: завершите свой сеанс или откройте базу вторым сеансом и войдите под новым логином. Убедитесь, что интерфейс соответствует должности — лишние разделы отсутствуют, нужные доступны, документы создаются и проводятся.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу

Норма

Пользователь входит по логину и паролю без ошибок

Тревожный признак

Сообщение «Пользователь не найден» или «Неверный пароль» — проверьте написание логина и регистр

Состав разделов

Норма

Видны только разделы, соответствующие группе доступа

Тревожный признак

Пустой рабочий стол или отсутствуют нужные разделы — не назначена группа доступа

Проведение документа

Норма

Документ создаётся и проводится, ответственный подставляется автоматически

Тревожный признак

Ошибка «Нарушение прав доступа» — не хватает роли, добавьте группу

Отключение и блокировка пользователей

Удалять пользователя из справочника при увольнении не рекомендуется: ссылки на него остаются в документах и журнале регистрации. Правильный способ — отключить доступ: в карточке пользователя снимите флажок входа в программу (или установите пометку «Недействителен» в зависимости от версии) и смените пароль.

Если сотрудник ушёл в отпуск или на больничный, временную блокировку можно выполнить тем же способом и снять её по возвращении. Для аудита действий пользователей используйте журнал регистрации: раздел «Настройки» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации».

FAQ: частые вопросы о пользователях в УНФ

Можно ли создать пользователя без пароля?

Технически пароль можно оставить пустым, но этого делать не стоит: любой, кто знает логин, получит доступ к базе. Если вход должен быть максимально простым (например, касса в торговом зале), ограничьте такую учётную запись минимальной группой доступа и при возможности используйте аутентификацию операционной системы.

Почему новый пользователь не видит ни одного раздела после входа?

Почти всегда причина в том, что ему не назначена группа доступа. Откройте карточку пользователя, проверьте табличную часть с группами и добавьте подходящий профиль. После этого попросите сотрудника перезайти в программу — состав интерфейса обновится.

Как дать пользователю доступ только к одной организации в базе?

Включите в настройках прав разграничение доступа по организациям, затем в карточке пользователя или его группы доступа укажите разрешённую организацию. Документы и отчёты по другим юрлицам станут для него недоступны.

Что делать, если пользователь забыл пароль?

Администратор открывает карточку пользователя в справочнике «Пользователи» и задаёт новый пароль — старый посмотреть нельзя, он хранится в зашифрованном виде. Рекомендуется включить требование смены пароля при следующем входе, чтобы сотрудник установил собственный.

Можно ли копировать настройки одного пользователя другому?

Да. Самый простой способ — включить нового сотрудника в те же группы доступа, что и его предшественник. Персональные настройки интерфейса (расположение панелей, варианты отчётов) копируются через раздел «Настройки» → «Пользователи и права» → «Копирование настроек пользователей».

Чем пользователь УНФ отличается от пользователя в конфигураторе?

Это два представления одной учётной записи. В конфигураторе администратор видит пользователей информационной базы с ролями на уровне платформы, а в режиме предприятия — справочник «Пользователи» с привязкой к физлицам и группам доступа. Для повседневной работы достаточно режима предприятия; в конфигуратор идти нужно только для нестандартных задач.