Администрирование · 9 мин
Как создать пользователя в 1С:Фреш
Как создать пользователя в 1С:Фреш: добавление через менеджер сервиса, назначение ролей и прав, приглашение по email, типичные ошибки и проверка результата.
1С:Фреш — облачный сервис, в котором работа с пользователями устроена иначе, чем в локальной версии 1С. Здесь учётная запись создаётся не внутри конфигурации, а через менеджер сервиса, а затем ей назначаются права уже в конкретной информационной базе. Понимание этой двухуровневой схемы избавляет от большинства ошибок при подключении новых сотрудников.
Добавить пользователя может только абонент-владелец или администратор абонента — сотрудник с соответствующими правами в менеджере сервиса. Обычный пользователь приложения (бухгалтер, менеджер) самостоятельно завести себе коллегу не сможет, даже если у него широкие права внутри программы.
Ниже разобран весь цикл: от подготовки данных до проверки, что новый сотрудник действительно вошёл в систему и видит нужные разделы.
Что подготовить перед созданием пользователя
Прежде чем нажимать кнопку добавления, убедитесь, что у вас есть три вещи: права администратора абонента, актуальный email сотрудника и понимание, к каким приложениям ему нужен доступ. Email используется как логин и как канал доставки приглашения, поэтому адрес должен быть рабочим и доступным сотруднику.
Также проверьте лимит тарифа. В 1С:Фреш количество пользователей ограничено условиями подписки на конкретное приложение. Если лимит исчерпан, кнопка добавления либо будет недоступна, либо сервис предложит перейти на другой тариф. Заранее уточните это в разделе оплаты, чтобы не столкнуться с блокировкой посреди настройки.
Полезно сразу определить роль будущего пользователя: бухгалтер, кадровик, менеджер по продажам, руководитель с правом только просмотра. Это ускорит назначение прав и снизит риск выдать лишние полномочия «на всякий случай».
Как добавить пользователя через менеджер сервиса
Основной сценарий начинается на странице управления абонентом. Войдите в личный кабинет 1С:Фреш под учётной записью владельца или администратора и откройте карточку нужного абонента. В интерфейсе управления найдите раздел «Пользователи» — именно здесь ведётся список всех сотрудников, имеющих доступ к приложениям абонента.
Нажмите «Добавить» (или «Пригласить пользователя» — формулировка зависит от текущей версии интерфейса) и заполните форму: фамилия и имя, адрес электронной почты, при необходимости — телефон и должность. Эти данные попадут в карточку пользователя и будут видны администратору при дальнейшем управлении доступом.
- 1Войдите в личный кабинет 1С:Фреш под учётной записью администратора абонента
- 2Откройте карточку абонента и перейдите в раздел «Пользователи»
- 3Нажмите «Добавить» и заполните ФИО и email сотрудника
- 4Отметьте приложения, к которым нужен доступ, и сохраните
- 5Проверьте, что пользователь появился в списке со статусом ожидания принятия приглашения
После сохранения сервис отправляет на указанный email письмо-приглашение со ссылкой. До момента, пока сотрудник перейдёт по ссылке и задаст пароль, его учётная запись считается неактивированной — войти в программу он не сможет.
Назначение доступа к приложениям и ролей
Создание учётной записи само по себе не открывает доступ к программе. Следующий шаг — указать, в какие приложения абонента пользователь может входить: например, «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление нашей фирмой». Это делается в карточке пользователя либо сразу при добавлении, если форма предлагает выбор приложений.
Роли внутри приложения определяют, что сотрудник может делать: только смотреть отчёты, вводить документы, изменять настройки. В типовых конфигурациях доступны профили групп доступа — готовые наборы прав вроде «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Только просмотр». Назначаются они уже внутри самой программы, в разделе администрирования пользователей.
Как настроить права внутри приложения
После того как пользователь активирован, откройте приложение под учётной записью администратора, перейдите в раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» и найдите нового сотрудника в списке. Включите его в нужную группу доступа. Если типовых профилей не хватает, можно создать собственный профиль с точечным набором ролей, но для большинства ситуаций стандартных групп достаточно.
Сравнение вариантов выдачи прав
Подходит большинству сотрудников; быстро настраивается, но набор прав фиксирован
Для нестандартных ролей, например менеджер с доступом только к своим документам; требует аккуратной настройки и проверки
Для руководителей и аудиторов; исключает случайное изменение данных, но не позволяет вводить документы
Как пользователь активирует приглашение
Сотрудник получает письмо со ссылкой для активации. Перейдя по ней, он задаёт пароль и, если включена двухфакторная аутентификация, подтверждает вход дополнительным способом. После этого учётная запись становится активной, а в списке пользователей менеджера сервиса статус меняется с «приглашён» на «активен».
Если письмо не пришло, первым делом проверьте папку «Спам» и правильность адреса в карточке пользователя. При опечатке в email проще всего исправить адрес и отправить приглашение повторно — для этого в карточке пользователя есть соответствующая команда. Ссылка в письме имеет ограниченный срок действия, поэтому затягивать с активацией не стоит.
Проверка результата и типичные ошибки
Убедиться, что всё настроено правильно, можно двумя способами. Со стороны администратора: пользователь отображается в списке как активный, в карточке указаны нужные приложения. Со стороны сотрудника: он входит на сайт сервиса под своим email и паролем, видит плитку приложения и открывает его без ошибок доступа.
Если вход выполнен, но внутри программы пусто или недоступны нужные разделы — проблема почти всегда в правах внутри приложения, а не в учётной записи. Вернитесь в настройки групп доступа и проверьте назначенные профили.
Как проверить результат
«Активен», указаны нужные приложения
«Приглашён» спустя долгое время — письмо не принято или адрес неверен
Входит по своему email и видит плитку приложения
Ошибка входа или пустой список приложений
Доступны нужные разделы и документы
Сообщения о недостаточности прав — не назначена группа доступа
Блокировка и удаление пользователя
Когда сотрудник увольняется или теряет необходимость в доступе, его учётную запись нужно заблокировать в менеджере сервиса — это делается в карточке пользователя одной командой. Блокировка мгновенно прекращает доступ ко всем приложениям абонента, при этом данные, созданные пользователем, сохраняются.
Удаление учётной записи — более радикальный шаг. Перед удалением убедитесь, что документы и записи сотрудника переданы другим пользователям и не требуют его участия. Документы, введённые удалённым пользователем, в базе останутся — удаляется именно доступ, а не результаты работы.
Что важно запомнить
Пользователь создаётся в менеджере сервиса по email, активируется по ссылке из письма, получает доступ к приложениям в карточке абонента и права — внутри самой программы через группы доступа. Каждому сотруднику — отдельная учётная запись с минимально необходимыми правами.
Частые вопросы
Можно ли создать пользователя без email?
Нет. В 1С:Фреш адрес электронной почты — обязательный идентификатор учётной записи: он служит логином и каналом доставки приглашения. Если у сотрудника нет почты, её нужно завести до добавления.
Пользователь не получил письмо-приглашение. Что делать?
Проверьте папку «Спам» у сотрудника, затем сверьте адрес в карточке пользователя на предмет опечаток. Если адрес верен, отправьте приглашение повторно из менеджера сервиса. Учтите, что ссылка в письме действует ограниченное время.
Сколько пользователей можно добавить?
Количество определяется тарифом подписки на конкретное приложение. Текущий лимит виден в разделе оплаты личного кабинета. При его исчерпании потребуется смена тарифа или отключение неактивных учётных записей.
Пользователь вошёл, но не видит документы и отчёты. В чём причина?
Учётная запись и доступ к приложению настроены, но внутри программы не назначены права. Откройте в приложении «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» и включите сотрудника в подходящую группу доступа.
Можно ли временно отключить доступ без удаления пользователя?
Да. В карточке пользователя менеджера сервиса есть команда блокировки — доступ прекращается сразу, а учётная запись и история действий сохраняются. Позже блокировку можно снять той же командой.
Что происходит с документами уволенного сотрудника после удаления его учётной записи?
Документы и записи остаются в базе — удаляется только доступ пользователя. Перед удалением убедитесь, что ответственность за незавершённые документы передана другому сотруднику.