Администрирование · 11 мин
Как создать пользователя в 1С:Документооборот
Как создать пользователя в 1С:Документооборот: карточка сотрудника, права доступа, роли, подразделения и типичные ошибки. Пошаговая инструкция для администратора.
Создание пользователя в 1С:Документооборот — это не просто заведение логина и пароля. Чтобы сотрудник мог полноценно работать с документами, задачами и процессами, нужно связать его с физическим лицом, указать подразделение и должность, а также назначить права доступа. Если пропустить хотя бы один из этих шагов, пользователь либо не сможет войти в систему, либо окажется «невидимым» для маршрутов согласования и делегирования задач.
В типовой конфигурации 1С:Документооборот (редакции КОРП и ПРОФ) работа с пользователями строится на связке двух объектов: справочника «Пользователи» и справочника «Сотрудники» (в старых версиях — «Физические лица»). Пользователь отвечает за вход в систему и аутентификацию, а сотрудник — за участие в бизнес-процессах, визирование и делопроизводственный учёт. Ниже разобран полный порядок действий для тонкого клиента и веб-клиента.
Инструкция ориентирована на администратора или специалиста с правами «Администратор системы» / «Полные права». Обычный пользователь без административных полномочий не увидит нужных разделов меню.
Что подготовить перед созданием пользователя
Перед тем как открывать справочник, соберите исходные данные: ФИО сотрудника, его подразделение, должность и желаемый логин. Логин лучше формировать по единому корпоративному стандарту — например, «фамилия + инициалы» латиницей. Это упростит поиск пользователей и интеграцию с Active Directory, если она используется.
Проверьте, что в системе уже созданы нужные оргструктурные элементы: подразделение сотрудника должно существовать в справочнике «Структура предприятия», а должность — в справочнике «Должности» (в ряде версий должность указывается произвольной строкой, но лучше придерживаться единого написания). Если подразделения нет, создайте его заранее — иначе придётся возвращаться к карточке сотрудника.
Также определите, какие права нужны новому работнику: рядовой исполнитель, делопроизводитель, руководитель подразделения или администратор. От этого зависит, в какие группы доступа и группы пользователей вы его включите на последующих шагах.
Можно создавать пользователей самостоятельно
Обратитесь к действующему администратору системы
Сначала создайте подразделение в «Структуре предприятия»
Создание учётной записи пользователя
Откройте раздел «Настройка и администрирование» и перейдите по ссылке «Пользователи и права», затем выберите «Пользователи». В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать». Откроется карточка нового пользователя.
Заполните основные поля: ФИО (полное имя), а также перейдите на закладку или в раздел настроек входа. Укажите имя для входа (логин) и задайте пароль. Если в компании используется аутентификация через операционную систему или домен, отметьте соответствующий флаг и укажите пользователя ОС — тогда вход в 1С будет происходить без ввода пароля.
Обратите внимание на флажок «Недействителен» — он должен быть снят, иначе пользователь не сможет войти. При необходимости сразу заполните поля «Комментарий» и служебные реквизиты: это поможет позже разбираться в списке, когда пользователей станет много.
- 1Откройте «Настройка и администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и заполните ФИО
- 3Укажите имя входа и пароль или настройте аутентификацию ОС
- 4Проверьте, что флажок «Недействителен» снят
- 5Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть»
Создание сотрудника и привязка к пользователю
Учётная записи недостаточно: для участия в процессах нужен сотрудник. В карточке пользователя обычно есть ссылка или команда для создания связанного сотрудника либо физического лица. Также сотрудника можно создать напрямую через раздел «НСИ и администрирование» → «Сотрудники» (в зависимости от версии название раздела может отличаться).
В карточке сотрудника заполните поля: физическое лицо, организация, подразделение, должность и график работы. Обязательно укажите связь с пользователем — поле «Пользователь». Без этой связи система не сможет адресовать сотруднику задачи, и он не появится в маршрутах согласования и ознакомления.
Проверьте поле «Действует»: у нового сотрудника оно должно быть включено. Если сотрудник уволен или временно не работает, запись не удаляют — её просто делают недействующей, чтобы сохранить историю по документам и задачам.
Настройка прав и групп доступа
После создания пользователя и сотрудника назначьте права. Основной механизм — группы доступа. Откройте «Настройка и администрирование» → «Пользователи и права» → «Группы доступа» и включите пользователя в нужные группы: например, «Пользователи», «Делопроизводители», «Руководители». Каждая группа задаёт профиль полномочий — набор ролей, определяющий, какие объекты доступны.
Для работы с конкретными видами документов, проектами или папками файлов используются дополнительные механизмы: рабочие группы документов, права на папки, дескрипторы доступа. Если сотрудник должен видеть только документы своего подразделения, настройте ограничение доступа на уровне записей — эту работу лучше планировать заранее, а не исправлять после жалоб на «лишние» документы.
Также добавьте пользователя в группы пользователей (справочник «Группы пользователей») — они применяются для рассылок, маршрутов процессов и настройки рабочих мест. Это не то же самое, что группы доступа: группы пользователей отвечают за бизнес-логику, а группы доступа — за безопасность.
Настройка рабочего места и персональных параметров
После первого входа пользователя полезно проверить его персональные настройки: раздел «Персональные настройки» в меню пользователя. Там задаются основная организация, подразделение, ответственный по умолчанию, параметры отображения списков и уведомлений.
Если сотрудник будет получать уведомления о задачах по почте, укажите в карточке пользователя или физлица адрес электронной почты и проверьте, что в системе настроена учётная запись для отправки уведомлений. Без корректного адреса уведомления о новых задачах и приближении сроков до сотрудника не дойдут.
Для руководителей дополнительно настройте делегирование и замещение: раздел «Делегирование прав» позволяет передать часть задач подчинённым, а «Заместители» — автоматически перенаправлять задачи на время отпуска. Эти настройки можно выполнить позже, но лучше сделать сразу, пока контекст свежий.
Проверка результата и частые ошибки
Главный тест — войти в систему под новой учётной записью и убедиться, что стартовая страница открывается, список «Мои задачи» доступен, а в адресной книге (подборе получателей) сотрудник находится по ФИО. Затем создайте тестовый процесс, например ознакомление, и убедитесь, что задача приходит новому пользователю.
Типичная проблема — пользователь входит, но не видит ни одного документа или задачи. Чаще всего причина в отсутствии членства в группах доступа или в том, что сотрудник не связан с пользователем. Вторая частая ситуация — сотрудник не отображается в маршрутах: проверьте признак «Действует» и заполненность подразделения.
Как проверить результат
Стартовая страница открывается без ошибок
Сообщение о неверном пароле или недействительном пользователе
Находится поиском по ФИО, указаны подразделение и должность
Не находится или отображается без подразделения
Задача появляется в списке «Мои задачи»
Задача не создаётся или адресуется другому сотруднику
Особые сценарии: веб-клиент, копирование, импорт
Создание через копирование
Если нужно завести несколько однотипных сотрудников одного подразделения, используйте копирование существующей карточки пользователя: откройте карточку «образцового» коллеги и выберите «Скопировать». Замените ФИО, логин и пароль, проверьте группы доступа — они скопируются автоматически. Это снижает риск забыть нужную группу.
Работа через веб-клиент
В веб-клиенте порядок действий идентичен: разделы администрирования доступны по тем же путям. Убедитесь только, что у пользователя разрешён вход через веб-клиент и он знает адрес публикации базы. Для внешних сотрудников дополнительно проверьте настройки публикации и сертификаты безопасности на стороне веб-сервера.
Массовое создание
При внедрении системы на десятки и сотни сотрудников ручное заведение неудобно. В типовой поставке и отраслевых решениях встречаются обработки загрузки пользователей из таблиц, а также синхронизация с Active Directory и с конфигурациями 1С:ЗУП. Такие инструменты требуют тестирования на копии базы: ошибка в файле загрузки создаст сотни некорректных записей.
Заведите в системе регламент: кто создаёт пользователей, по какой заявке и как формируется логин. На практике большинство проблем с доступом возникает не из-за программы, а из-за того, что учётные записи заводились «как-нибудь» разными людьми без единого правила.
Что важно запомнить
Полноценный пользователь 1С:Документооборота — это связка «учётная запись + сотрудник + группы доступа». Создайте пользователя, привяжите к нему действующего сотрудника с подразделением и должностью, включите в нужные группы и проверьте результат тестовой задачей. Уволенных не удаляйте — делайте недействительными.
Частые вопросы
Можно ли создать пользователя без сотрудника?
Технически да — учётная запись будет входить в систему. Но без связанного сотрудника такой пользователь не сможет получать задачи по процессам, указываться исполнителем и подписантом документов. Вариант подходит только для сервисных учётных записей, например для интеграций.
Что делать, если сотрудник сменил фамилию?
Измените ФИО в карточке физического лица и при необходимости в карточке пользователя. Историю по документам это не нарушит: ссылки идут на объект, а не на строку имени. Логин менять необязательно, но если корпоративный стандарт требует — создайте новую учётную запись, а старую сделайте недействительной.
Как правильно «удалить» уволенного сотрудника?
Удалять запись нельзя, если по ней есть документы и задачи. Вместо этого установите у пользователя признак «Недействителен», у сотрудника снимите действие, исключите его из групп доступа и завершите или переназначьте незакрытые задачи. Так история документооборота сохранится, а вход будет заблокирован.
Новый пользователь входит, но видит чужие документы. Это нормально?
Нет, это признак слишком широких прав. Проверьте, в какие группы доступа он включён, и нет ли у его профиля ролей уровня делопроизводителя или администратора. Уберите лишние группы и при необходимости настройте ограничение доступа на уровне записей по подразделениям или грифам доступа.
Можно ли создать пользователей автоматически из 1С:ЗУП?
Да, типовые механизмы синхронизации данных между 1С:ЗУП и 1С:Документооборот позволяют переносить физических лиц, сотрудников, подразделения и должности. Учётные записи и права при этом обычно настраиваются отдельно. Перед запуском синхронизации протестируйте её на копии базы и проверьте отсутствие дублей физических лиц.
Какой пароль задавать новому пользователю?
Используйте временный пароль, соответствующий корпоративной политике сложности, и передайте его сотруднику лично или по защищённому каналу. При первом входе сотрудник должен сменить пароль через персональные настройки. Не отправляйте пароли в открытом виде по корпоративной почте общей рассылкой.