Как создать пользователя кассира в 1С

Пользователь кассира в 1С — это учётная запись с ограниченными правами, под которой сотрудник работает с рабочим местом кассира: пробивает чеки, принимает оплату, делает возвраты и снимает отчёты. Создать такого пользователя можно двумя способами: через Конфигуратор (универсальный вариант для любой конфигурации) или через интерфейс режима «Предприятие» (удобнее в типовых решениях вроде «Розница», «Управление торговлей» и «Управление нашей фирмой»).

До начала работы убедитесь, что у вас есть права администратора информационной базы: без полных прав добавить пользователя и назначить ему роли не получится. Также заранее решите, как кассир будет входить в программу — по логину и паролю или через аутентификацию операционной системы, и заведена ли уже карточка физического лица или сотрудника, к которой будет привязана учётная запись.

Ниже разобраны оба способа создания пользователя, настройка прав и ролей, привязка кассира к кассе ККМ, проверка входа и типичные ошибки, из-за которых кассир не может начать смену.

Что подготовить перед созданием пользователя

Перед тем как заводить учётную запись, определите три вещи: имя пользователя для входа, способ аутентификации и набор прав. Имя лучше давать по понятному шаблону — например, фамилия и инициалы кассира или привязка к рабочему месту («Kassir1», «IvanovaAV»). Это упростит поиск в журнале регистрации при разборе инцидентов.

Проверьте, какая у вас конфигурация и режим работы базы. В файловой базе пользователей обычно добавляют прямо из режима «Предприятие» или через Конфигуратор. В клиент-серверном варианте список пользователей хранится в информационной базе, и для входа в Конфигуратор понадобятся права администратора кластера, если они установлены.

Если в конфигурации ведётся справочник сотрудников или физических лиц, создайте карточку сотрудника заранее. В типовых решениях пользователя удобно привязать к физлицу — тогда в чеках, отчётах и журналах будет отображаться ФИО кассира, а не техническое имя учётной записи.

Создание кассира в режиме «Предприятие»

В типовых конфигурациях («Розница», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой», «Бухгалтерия предприятия») пользователей создают через интерфейс программы. Откройте раздел «Администрирование» (в некоторых конфигурациях — «Настройки» или «НСИ и администрирование») и перейдите в пункт «Пользователи» или «Пользователи и права».

Нажмите «Создать». Заполните поля: полное имя (ФИО кассира), имя для входа (логин), пароль и его подтверждение. Если в конфигурации включено разделение прав, выберите профиль группы доступа — об этом ниже. Сохраните карточку пользователя.

Если программа предложит указать физическое лицо или сотрудника, выберите ранее созданную карточку или создайте новую прямо из формы пользователя. Эта связь нужна для подстановки кассира в кассовые документы и отчётность.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Пользователи»
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите ФИО и логин кассира
3. 3
   Задайте пароль и подтвердите его
4. 4
   Назначьте профиль или роль кассира
5. 5
   Привяжите физическое лицо или сотрудника
6. 6
   Сохраните и проверьте вход под новой учётной записью

Создание кассира через Конфигуратор

Этот способ работает в любой конфигурации, включая самописные и старые версии. Откройте Конфигуратор, войдите под учётной записью с полными правами и перейдите в меню «Администрирование» → «Пользователи». Откроется список пользователей информационной базы.

Нажмите «Добавить» (кнопка с плюсом или Insert). На вкладке «Основные» укажите имя пользователя (логин) и полное имя. Установите флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» и задайте пароль. Если кассир должен входить без пароля через учётную запись Windows — включите «Аутентификация операционной системы» и укажите соответствующего пользователя ОС в формате «\\Домен\Имя».

Перейдите на вкладку «Прочие» и отметьте роли, которые нужны кассиру. Набор ролей зависит от конфигурации: в «Рознице» это обычно роли, связанные с рабочим местом кассира и кассовыми операциями, в других решениях — свои роли. Не назначайте роль «Полные права» кассиру — это снимает все ограничения. Сохраните пользователя кнопкой «ОК».

Обратите внимание на флажок «Показывать в списке выбора»: если он снят, пользователь не отображается в списке при старте, и логин придётся вводить вручную. Для кассира обычно удобнее оставить его в списке выбора.

Настройка ролей и прав доступа

Права кассира должны позволять выполнять его работу и не давать ничего лишнего. Минимально необходимый набор обычно включает: доступ к рабочему месту кассира (РМК), создание чеков продажи и возврата, работу с кассой ККМ, внесение и выемку денежных средств, печать отчётов без гашения (X-отчёт) и закрытие смены (Z-отчёт).

В типовых конфигурациях с механизмом профилей групп доступа (раздел «Администрирование» → «Профили групп доступа») не назначайте роли по одной, а выберите готовый профиль — например, «Кассир» или «Кассир-операционист». Профиль уже содержит согласованный набор ролей, и при обновлении конфигурации он корректно поддерживается.

Если кассиру нужны дополнительные операции — например, отмена чека, сторнирование, скидки сверх лимита или открытие смены без администратора — выдайте их отдельным расширенным профилем, а не полными правами. Так проще отозвать доступ при смене сотрудника и отследить действия в журнале регистрации.

Привязка кассира к кассе ККМ и рабочему месту

Самой учётной записи недостаточно: кассир должен работать с конкретной кассой ККМ. В типовых конфигурациях откройте справочник «Кассы ККМ» (обычно в разделе «Настройки» или «Продажи») и проверьте, что касса создана, к ней подключено оборудование (фискальный регистратор или ККТ через драйвер) и задана организация.

В «Рознице» и смежных решениях настройте рабочее место кассира: укажите для текущего компьютера, какая касса ККМ используется по умолчанию, и задайте настройки РМК — права на скидки, вид интерфейса, горячие клавиши. В некоторых конфигурациях настройки РМК привязываются к пользователю, в других — к компьютеру.

Если кассир работает с эквайрингом, убедитесь, что в настройках эквайрингового терминала указан шаблон операций и что у пользователя есть право проводить оплату платёжной картой. Иначе на этапе оплаты возникнет ошибка доступа.

Проверка входа и первой смены

После создания пользователя выполните контрольный вход: закройте сеанс администратора или запустите второй сеанс 1С и войдите под учётной записью кассира. Проверьте, что открывается нужный интерфейс (в идеале — сразу рабочее место кассира), видна касса ККМ и доступны кнопки продажи и возврата.

Проведите тестовую операцию: откройте смену, пробейте чек на минимальную сумму и выполните его возврат или отмену. Убедитесь, что чек уходит на ККТ, в отчётах отображается правильное ФИО кассира, а в журнале регистрации действия фиксируются под новым пользователем. После проверки тестовые чеки корректно закройте согласно регламенту вашей учётной политики.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в программу

Норма

Кассир входит под своим логином и паролем без ошибок

Тревожный признак

Ошибка «Имя пользователя или пароль не верны» — проверьте раскладку, регистр и флажок аутентификации

Открытие РМК

Норма

Рабочее место кассира открывается, касса ККМ выбрана

Тревожный признак

Сообщение о недостатке прав — не хватает роли, вернитесь к профилю доступа

Пробитие чека

Норма

Чек фискализируется, в нём указан кассир

Тревожный признак

Ошибка связи с ККТ — проверяйте драйвер и настройку оборудования, а не права

Отчётность

Норма

В отчётах по кассе видны операции нового пользователя

Тревожный признак

Операции не попадают в отчёты — пользователь не привязан к кассе или физлицу

Типичные ошибки при создании кассира

Самая частая ошибка — пользователь создан, но роль не назначена: кассир входит в программу и видит пустой интерфейс или сообщение «Нарушение прав доступа». Лечится назначением профиля кассира. Вторая типичная ситуация — пользователь создан в Конфигураторе, но в конфигурации с профилями доступа этого недостаточно: нужно ещё включить пользователя в группу доступа в режиме «Предприятие».

Ещё одна проблема — дубли учётных записей при смене сотрудника. Не переименовывайте старого пользователя под нового кассира: в журнале регистрации и документах прошлых периодов имя изменится, и история действий прежнего сотрудника исказится. Правильно — снять флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» у уволенного кассира (учётная запись блокируется, данные сохраняются) и создать нового пользователя.

Ограничения и безопасность

Количество одновременно работающих пользователей ограничено лицензиями 1С: каждая активная учётная запись кассира занимает лицензию. Если кассиров больше, чем лицензий, при входе появится ошибка о нехватке лицензий — это не неисправность, а ограничение лицензионной политики.

Задайте требования к паролям: в настройках пользователя можно включить обязательную смену пароля при первом входе и ограничить срок действия пароля. Для кассовых пользователей это особенно важно, потому что через их учётные записи проходят денежные операции.

Все действия кассира фиксируются в журнале регистрации. Настройте его хранение и периодически просматривайте события по кассовым операциям — это основной инструмент разбора расхождений в выручке. Удаление пользователя из списка не стирает записи журнала, но восстановить учётную запись после удаления нельзя, поэтому предпочтительнее блокировка.

Частые вопросы

Можно ли создать кассира без пароля?

Технически да: оставьте поле пароля пустым или используйте аутентификацию операционной системы. Но для кассовых операций это небезопасно — любой сотрудник сможет работать под чужой учётной записью. Компромиссный вариант — простой пароль в сочетании с быстрым переключением пользователей в РМК, если конфигурация это поддерживает.

Кассир входит в 1С, но рабочее место кассира не открывается. Что делать?

Почти всегда причина в правах: у пользователя нет роли для работы с РМК. Проверьте, назначен ли ему профиль кассира в разделе «Администрирование → Пользователи». Если профиль назначен, проверьте, что для компьютера настроена касса ККМ по умолчанию и подключено торговое оборудование.

Нужно ли создавать отдельного пользователя для каждого кассира?

Да. Отдельная учётная запись — это персональная ответственность: по журналу регистрации и кассовым документам видно, кто пробил конкретный чек, сделал возврат или внёс деньги. Общая учётная запись делает разбор расхождений в кассе практически невозможным.

Что делать с учётной записью уволенного кассира?

Не удаляйте её и не переименовывайте. Снимите флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» в карточке пользователя — вход будет заблокирован, а все документы и записи журнала сохранятся с корректным именем автора. Для нового сотрудника создайте отдельного пользователя.

Почему при входе кассира появляется ошибка о нехватке лицензий?

Количество одновременных сеансов ограничено приобретёнными лицензиями 1С. Если все лицензии заняты, новый пользователь войти не сможет. Завершите неиспользуемые сеансы через консоль кластера или список активных пользователей, либо расширьте комплект лицензий.

Можно ли ограничить кассира в размере скидок и возвратов?

В типовых конфигурациях — да: ограничения задаются в настройках рабочего места кассира и профилях доступа (максимальный процент скидки, запрет возврата без чека, запрет отмены чека). Конкретный набор ограничений зависит от конфигурации, поэтому проверяйте настройки РМК в вашей программе.