Администрирование · 12 мин
Как создать пользователя кассира в 1С Розница
Пошаговая инструкция по созданию пользователя кассира в 1С Розница: настройка прав, ролей, привязка к магазину и кассе ККМ, проверка входа и типичные ошибки.
Учётная запись кассира в 1С Розница — это не просто строка в списке пользователей. Чтобы сотрудник мог открыть смену, пробивать чеки и закрывать кассу, ему нужно связать несколько объектов: пользователя информационной базы, физическое лицо, группу доступа с нужными ролями и, в зависимости от настроек, конкретный магазин и кассу ККМ. Если пропустить хотя бы один шаг, кассир либо не сможет войти в программу, либо увидит пустой рабочий стол без нужных функций.
Порядок действий немного различается в зависимости от редакции конфигурации (Розница 2.2, 2.3, 3.0) и режима работы — файловая база, клиент-серверный вариант или распределённая структура с обменом между магазинами. Ниже описан универсальный сценарий, который работает в типовых поставках, с пояснениями, где могут быть отличия.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права администратора в базе: добавление пользователей и назначение ролей доступно только пользователям с полными правами или правами администрирования. Также заранее определите, будет ли кассир работать в общем списке пользователей или потребуется ограничить его доступ одним магазином.
Что подготовить перед созданием кассира
Определите, как кассир будет идентифицироваться в системе. В большинстве магазинов используется вход по логину и паролю, но в Рознице также поддерживается вход по штрихкоду карты сотрудника или по паролю на рабочем месте кассира (РМК). Выбор способа влияет на то, какие поля нужно заполнить при настройке.
Соберите данные сотрудника: ФИО для карточки физического лица, желаемое имя входа (логин) и временный пароль. Логин должен быть уникальным в пределах информационной базы — если база распределённая и пользователи создаются в центральном узле, учитывайте соглашения об именовании, чтобы не было дублей при обмене.
Проверьте, что в конфигурации включено разделение прав по пользователям: в разделе «Администрирование → Настройка прав и пользователей» должна быть установлена константа использования групп пользователей и ограничения доступа. В типовой поставке она включена по умолчанию, но в доработанных базах её иногда отключают.
Создание физического лица и пользователя
Откройте раздел «Администрирование» и перейдите в подраздел «Пользователи и права» (в некоторых редакциях — «Настройка прав и пользователей»). В списке пользователей нажмите «Создать». Программа предложит сначала указать физическое лицо: введите ФИО сотрудника. Если физлицо уже есть в справочнике (например, заведено кадровиком), выберите его из списка, чтобы не плодить дубликаты.
На закладке «Основное» заполните имя пользователя — оно будет отображаться в документах и отчётах как ответственный. Затем перейдите на закладку «Вход в программу» (или «Аутентификация» в зависимости от версии платформы) и установите флажок входа в программу. Укажите имя входа и задайте пароль. Пароль должен соответствовать требованиям, если они настроены (минимальная длина, сложность).
Если кассир будет работать только на конкретном рабочем месте с РМК, дополнительно можно настроить быстрый вход: в карточке пользователя или в настройках РМК задаётся пароль кассира для ускоренной идентификации при открытии смены. Это удобно, когда на одном компьютере сменяются несколько сотрудников.
- 1Откройте «Администрирование → Пользователи и права» и нажмите «Создать»
- 2Заведите или выберите физическое лицо с ФИО сотрудника
- 3Включите вход в программу, задайте логин и временный пароль
- 4Назначьте профиль группы доступа «Кассир»
- 5При необходимости ограничьте доступ конкретным магазином
- 6Сохраните карточку и проверьте вход под новым пользователем
Назначение прав и ролей кассиру
Права в 1С Розница назначаются через профили групп доступа, а не ролями напрямую в конфигураторе. В карточке пользователя перейдите на закладку «Права» или откройте справочник «Группы доступа» и добавьте пользователя в группу с профилем «Кассир» (в некоторых поставках — «Кассир РМК» или «Продавец»). Этот профиль включает роли, необходимые для работы в РМК: оформление чеков, открытие и закрытие смены, внесение и выемка денежных средств.
Не давайте кассиру профиль с полными правами «для удобства» — это нарушает разделение ответственности и создаёт риск случайного изменения настроек, цен или справочников. Если штатного профиля не хватает (например, кассир должен оформлять возвраты по чекам других смен), скопируйте типовой профиль и добавьте недостающую роль, а не расширяйте права до административных.
В клиент-серверном варианте права применяются после перезапуска сеанса пользователя. Если кассир уже вошёл в программу, а вы изменили его права, попросите его выйти и войти заново — иначе изменения не подействуют.
Сравнение вариантов
Подходит для обычной работы в РМК: чеки, смена, внесение и выемка. Не включает административные функции и настройку.
Нужен, если кассир оформляет возвраты без чека, работает с заказами покупателей или печатает ценники. Требует аккуратного подбора ролей.
Допустимо только для администратора магазина. Давать кассиру рискованно: доступны все настройки, справочники и удаление документов.
Привязка к магазину и кассе ККМ
В многоформатных сетях кассира обычно ограничивают одним магазином. Это делается двумя способами. Первый — через настройку «Ограничивать доступ на уровне записей»: в группе доступа указывается разрешённое значение «Магазин», и пользователь видит документы и остатки только своей торговой точки. Второй — через настройку пользователя по умолчанию: в карточке пользователя можно указать магазин и кассу ККМ, которые будут подставляться в документы автоматически.
Для работы с фискальным регистратором убедитесь, что в справочнике «Кассы ККМ» создана касса, привязана к нужному магазину и к ней подключено оборудование в разделе «Администрирование → Подключаемое оборудование». Сам пользователь кассира к кассе жёстко не привязывается — любой кассир с нужными правами может открыть смену на доступной ему кассе.
Если магазин работает в РИБ, проверьте, что настройки магазина по умолчанию не «перетираются» при обмене: в некоторых случаях локальные настройки пользователя в периферийной базе заменяются данными из центра. Тогда значения по умолчанию следует задавать в центральном узле.
Проверка работы нового пользователя
После сохранения карточки выполните контрольный вход. Закройте свой сеанс или запустите программу под новым пользователем, введя логин и пароль. При первом входе программа может запросить смену временного пароля — это нормально, если включено соответствующее требование в настройках безопасности.
Далее откройте рабочее место кассира и попробуйте открыть смену. Признак корректной настройки — РМК запускается, касса ККМ определяется, фискальный регистратор печатает отчёт об открытии смены. Пробейте тестовый чек на небольшую сумму и выполните возврат или отмену, чтобы проверить права на основные операции. После проверки закройте смену и сверьте Z-отчёт.
Как проверить результат
Пользователь входит по логину и паролю, видит интерфейс кассира
Ошибка «Идентификация пользователя не выполнена» или пустой рабочий стол без РМК
Смена открывается, печатается отчёт об открытии
Сообщение об отсутствии прав или недоступности кассы ККМ
Чек проводится и фискализируется
Ошибка записи документа или отказ фискального регистратора
Кассир видит только свой магазин и свои документы
Доступны документы других магазинов или административные разделы
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — пользователь создан, но вход невозможен. Причины: не установлен флажок входа в программу, логин дублируется с существующим (в том числе помеченным на удаление), либо в клиент-серверном варианте пользователь не создан на уровне кластера серверов 1С. Проверяйте список пользователей именно в режиме предприятия и при необходимости сверяйтесь с консолью кластера.
Вторая распространённая ситуация — кассир входит, но не видит РМК или не может открыть смену. Обычно это значит, что не назначен профиль группы доступа или профиль назначен, но пользователь не добавлен в саму группу. Помните: профиль определяет набор ролей, а членство в группе доступа связывает профиль с конкретным пользователем.
Третья ошибка — дубли физических лиц. Если при обмене с кадровой системой или при ручном вводе создано два физлица с одинаковыми ФИО, в отчётах по продажам и в документах появится неоднозначность ответственного. Перед созданием нового физлица всегда выполняйте поиск по справочнику.
Быстрый вход кассира и дополнительные настройки
Для ускорения работы на точке настройте аутентификацию в РМК: кассир может входить по паролю или по карте сотрудника со штрихкодом. Штрихкод привязывается к физическому лицу или пользователю — в зависимости от редакции конфигурации настройка находится в карточке физлица или в настройках РМК. Это особенно удобно при посменной работе нескольких кассиров на одном компьютере.
Проверьте также настройки прав на кассовые операции: отдельные профили могут разрешать или запрещать кассиру сторнирование чеков, возвраты без чека, изменение скидок сверх установленного процента и открытие денежного ящика без чека. Эти ограничения — основной инструмент контроля кассовой дисциплины, настройте их до выхода сотрудника на смену, а не после первого инцидента.
Удобно вести простой регламент: логин кассира формируется по единому шаблону (например, фамилия и инициалы), временный пароль выдаётся лично, а при увольнении администратор в тот же день снимает доступ. Это избавляет от «забытых» активных учётных записей, которые со временем накапливаются в базе.
Что важно запомнить
Кассир создаётся связкой «физическое лицо → пользователь → группа доступа с профилем Кассир → магазин по умолчанию». Проверяйте результат фактическим входом, открытием смены и пробным чеком. Полные права кассиру не выдают, уволенных не удаляют, а отключают им вход.
Частые вопросы
Кассир не может войти: «Идентификация пользователя не выполнена». Что делать?
Проверьте три вещи: установлен ли флажок входа в программу в карточке пользователя, нет ли другого пользователя с таким же логином (включая помеченные на удаление), и совпадает ли раскладка клавиатуры и регистр при вводе пароля. В клиент-серверном варианте дополнительно убедитесь, что пользователь существует в кластере серверов 1С.
Нужно ли создавать отдельную учётную запись Windows для кассира?
Нет, для работы в 1С достаточно пользователя информационной базы. Отдельная учётная запись Windows нужна только если вы используете Windows-аутентификацию в клиент-серверном режиме или хотите ограничить доступ к самому компьютеру.
Можно ли одному кассиру дать доступ к нескольким магазинам?
Да. В группе доступа с ограничением по магазинам укажите несколько разрешённых значений, а магазин по умолчанию задайте тот, где сотрудник работает чаще всего. Переключение между магазинами он сможет выполнять вручную при оформлении документов.
Как отключить доступ уволенному кассиру, не теряя историю?
Откройте карточку пользователя и снимите флажок входа в программу, затем сохраните. Документы и чеки, где он указан ответственным, останутся без изменений. Удалять пользователя не нужно.
Чем отличается пользователь от физического лица в 1С Розница?
Физическое лицо — элемент справочника с персональными данными, используется в документах и отчётах. Пользователь — учётная запись для входа в программу с правами и настройками. Один пользователь обычно связан с одним физлицом, но физлицо может существовать и без пользователя (например, для учёта ответственных без доступа к базе).
Кассир видит документы других магазинов. Как ограничить?
Включите ограничение доступа на уровне записей в настройках прав, а в группе доступа кассира укажите разрешённый магазин. После этого в списках документов и отчётах он будет видеть только данные своей торговой точки. Изменения применяются после повторного входа пользователя.