Администрирование · 9 мин
Как создать новую учетную запись в 1С
Как создать новую учетную запись пользователя в 1С: через конфигуратор и режим предприятия, настройка ролей и прав, проверка входа и типичные ошибки.
Новая учетная запись в 1С нужна каждый раз, когда к базе подключается сотрудник: бухгалтер, менеджер, кладовщик или руководитель. От правильности создания пользователя зависят не только удобство работы, но и безопасность данных — слишком широкие права позволяют случайно изменить или удалить документы, а слишком узкие блокируют рабочие задачи.
Порядок создания учетной записи зависит от режима работы базы. В файловой базе небольшой компании пользователя обычно добавляют через конфигуратор или раздел «Администрирование» в режиме «Предприятие». В клиент-серверном варианте и в типовых конфигурациях на БСП (Библиотека стандартных подсистем) основной способ — справочник «Пользователи» в интерфейсе программы.
Важно различать два объекта: пользователя информационной базы (логин и пароль для входа) и пользователя как элемент справочника, к которому привязаны права, подразделение и физическое лицо. В современных типовых конфигурациях обе сущности создаются вместе, но при ручной настройке их легко рассинхронизировать.
Что подготовить перед созданием учетной записи
Перед добавлением пользователя убедитесь, что у вас есть права администратора в этой базе. Обычный пользователь без роли «Администратор системы» или «Полные права» не сможет создать учетную запись — кнопки будут недоступны или действие завершится ошибкой доступа.
Подготовьте данные нового сотрудника: фамилию и имя для отображения, короткое имя для входа (логин), временный пароль и список задач, которые он будет выполнять. От списка задач зависит набор ролей: кассиру не нужен доступ к регламентированной отчетности, а бухгалтеру — к настройкам обмена с сайтом.
Проверьте, нет ли уже в базе учетной записи этого человека. Дубли возникают, когда сотрудника заводят повторно после увольнения и возврата или когда под ним входили «под администратором». Лишние пользователи путают отчеты по активности и усложняют аудит.
Создание пользователя в режиме «Предприятие»
Это основной способ для типовых конфигураций: «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Зарплата и управление персоналом» и других на базе БСП. Запустите базу в обычном режиме под учетной записью администратора.
Откройте раздел «Администрирование» и перейдите в «Настройки прав и пользователей», затем выберите «Пользователи». Нажмите «Создать» и заполните карточку: полное имя (отображается в документах и отчетах), имя для входа, пароль и его подтверждение. При необходимости установите флажки «Потребовать смену пароля при первом входе» и «Показывать в списке выбора».
На вкладке прав укажите группу доступа или профиль. В типовых решениях действуют профили групп доступа — готовые наборы ролей вроде «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кадровик». Использовать профили безопаснее, чем назначать роли по одной: меньше шанс пропустить критичное ограничение.
- 1Откройте Администрирование → Настройки прав и пользователей → Пользователи
- 2Нажмите «Создать» и заполните имя, логин и пароль
- 3Назначьте профиль группы доступа или группу пользователей
- 4Сохраните карточку и проверьте, что пользователь появился в списке
- 5Выполните тестовый вход под новой учетной записью
Создание пользователя через конфигуратор
Конфигуратор нужен, когда база пустая, в ней еще нет ни одного пользователя, или когда требуется техническая учетная запись для обменов и регламентных заданий. Откройте базу в конфигураторе, затем перейдите в меню «Администрирование» → «Пользователи».
Нажмите «Добавить» и заполните вкладку «Основные»: имя (логин), полное имя, пароль и его подтверждение. На вкладке «Роли» отметьте нужные роли — для полноценной работы с типовой конфигурацией обычно требуется несколько ролей, и проще ориентироваться на документацию конфигурации или назначить полные права только администратору.
На вкладке «Прочее» можно задать язык интерфейса, режим запуска и доступные интерфейсы. После сохранения пользователь появится в списке и сможет войти в базу. Учтите: созданный только в конфигураторе пользователь в типовых конфигурациях может не иметь связанного элемента справочника «Пользователи», из-за чего часть персональных настроек будет недоступна — справочная запись обычно создается автоматически при первом входе.
Где создавать пользователя
Подходит для типовых конфигураций: права через профили, автоматическая связь со справочником. Ограничение — нужен уже работающий администратор в базе.
Подходит для пустой базы, восстановления доступа и технических учетных записей. Ограничение — роли назначаются вручную, легко ошибиться с набором.
Настройка прав и ролей без лишнего риска
Главный принцип — минимально необходимые права. Сотрудник должен иметь доступ только к тем документам, справочникам и отчетам, которые нужны для его работы. Выдача полных прав «на всякий случай» — самая частая причина случайного удаления документов и изменения закрытых периодов.
В типовых конфигурациях используйте профили групп доступа: они уже собраны по должностям и протестированы разработчиком. Если стандартного профиля не хватает, создайте копию профиля и добавьте недостающие роли в нее, а не раздавайте роли напрямую пользователю.
Отдельно проверьте опасные права: «Администрирование», «Изменение конфигурации», «Интерактивное удаление», доступ к датам запрета изменения данных. Эти роли должны быть только у администратора базы и, при необходимости, у главного бухгалтера в ограниченном объеме.
Проверка результата и первый вход
После создания учетной записи обязательно выполните тестовый вход. Закройте текущий сеанс или запустите базу вторым окном, выберите нового пользователя и введите пароль. Если включено требование смены пароля, система предложит задать новый — передайте сотруднику временный пароль лично, а не в общем чате.
Под новой учетной записью проверьте ключевые операции: открывается ли нужный журнал документов, создается ли типовой документ, доступны ли необходимые отчеты. Одновременно убедитесь, что закрытые разделы действительно недоступны — попробуйте открыть то, к чему доступа быть не должно.
Как проверить результат
Пользователь выбирается в списке, вход выполняется без ошибок
Ошибка «Пользователь не найден» или «Неверный пароль»
Нужные документы и отчеты открываются и проводятся
Сообщения «Нарушение прав доступа» при типовых операциях
Администрирование и настройки недоступны
Рядовой пользователь видит настройки обмена и права
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — создание пользователя только в конфигураторе в типовой конфигурации без проверки справочника «Пользователи»: человек входит, но его нет в списках ответственных и подстановках документов. Решение — зайти в раздел «Пользователи» в режиме «Предприятие» и убедиться, что элемент справочника создан и связан.
Вторая ошибка — одинаковые или «говорящие» пароли, записанные на стикере у монитора. Пароль должен быть индивидуальным, а учетная запись — персональной: работа нескольких человек под одним логином делает бессмысленным журнал регистрации и расследование ошибок.
Третья ошибка — забыть отключить учетную запись при увольнении. В типовых конфигурациях пользователя не удаляют, если на него есть ссылки в документах; вместо этого снимают флажок «Вход в программу разрешен» или очищают аутентификацию.
Особенности файловых и клиент-серверных баз
В файловой базе список пользователей хранится в самой базе, и создание учетной записи не отличается от описанного выше. Ограничение — при работе в конфигураторе требуется монопольный доступ для ряда операций, поэтому добавляйте пользователей, когда коллеги не в базе, либо используйте режим «Предприятие».
В клиент-серверном варианте пользователи информационной базы также хранятся внутри базы, но администрирование кластера (пользователи сервера 1С) — отдельная задача через консоль кластера. Не путайте эти списки: для входа сотрудника в прикладную базу достаточно учетной записи в самой базе.
Если в компании настроена аутентификация операционной системы или доменная интеграция, логин и пароль могут подставляться автоматически. В этом случае при создании пользователя укажите соответствующую настройку аутентификации вместо явного пароля.
Что важно запомнить
Создавайте учетную запись в режиме «Предприятие» через раздел «Пользователи», назначайте права профилями групп доступа, а не полными правами, и всегда проверяйте тестовый вход и доступность рабочих и запрещенных разделов.
Частые вопросы
Можно ли создать пользователя, если я не администратор?
Нет. Создание учетных записей требует прав администратора или роли, разрешающей администрирование пользователей. Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к тому, кто обслуживает базу, или к сотруднику с полными правами.
Что делать, если забыт пароль единственного администратора?
Если в базе есть другой пользователь с правами администратора, он может сбросить пароль в списке пользователей. Если такого нет, потребуется восстановление доступа с привлечением специалиста — самостоятельные попытки править файлы базы могут привести к потере данных.
Нужно ли создавать отдельную учетную запись для обменов и интеграций?
Да, для обменов с сайтом, банком и другими системами лучше завести отдельную техническую учетную запись с минимально необходимыми правами. Тогда смена пароля сотрудника не сломает интеграцию, а действия обмена будут видны в журнале регистрации отдельно.
Как отключить пользователя, не удаляя его?
В карточке пользователя в режиме «Предприятие» снимите признак разрешения входа в программу или очистите пароль и аутентификацию. Удалять элемент не нужно — на него могут ссылаться документы, и история действий сохранится.
Почему новый пользователь не видит нужные документы?
Чаще всего не назначен профиль группы доступа или выбран профиль без нужных ролей. Откройте карточку пользователя, проверьте состав групп доступа и сравните с профилем коллеги, у которого все работает.