Администрирование · 11 мин
Как создать нового пользователя в 1С:Управление торговлей
Пошаговая инструкция по созданию пользователя в 1С:Управление торговлей 11: добавление в справочник, настройка прав, ролей и групп доступа, типичные ошибки.
Новый сотрудник в отделе продаж, менеджер по закупкам или кладовщик — каждому из них нужен свой вход в 1С:Управление торговлей с корректными правами. Правильно заведённый пользователь — это не только возможность войти в базу, но и ограничение доступа к чужим документам, корректная подстановка автора в проводимых документах и разграничение ответственности между сотрудниками.
В типовой конфигурации «Управление торговлей 11» создание пользователя состоит из двух связанных шагов: заведение записи в справочнике «Пользователи» внутри самой базы и назначение ему прав через группы доступа или роли. В файловых базах без усиленного разграничения иногда достаточно создать пользователя через конфигуратор, но для рабочей эксплуатации рекомендуется именно встроенный механизм — он лучше интегрирован с профилями групп доступа.
Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки и создания учётной записи до проверки прав и решения типичных проблем, когда новый пользователь не может войти или не видит нужные документы.
Подготовка: что нужно знать перед созданием пользователя
Перед тем как заводить учётную запись, определите три вещи: под каким именем сотрудник будет входить, какие операции он должен выполнять и к каким данным ему нужен доступ. От этого зависит выбор группы доступа и необходимость донастройки прав. Если права выдать «на вырост», сотрудник получит доступ к финансовым документам и регламентным операциям, которые ему не нужны, а это риск случайных изменений.
Убедитесь, что у вас самих есть права администратора. Создавать пользователей может только сотрудник с ролью «Администратор системы» или «Полные права». Если кнопка «Пользователи» недоступна или раздел администрирования не открывается — у вашей учётной записи недостаточно полномочий, и задачу нужно передать администратору базы.
Также проверьте, включено ли разграничение доступа на уровне записей (RLS) и используются ли группы доступа. Это делается в разделе «НСИ и администрирование → Администрирование → Пользователи и права». Если флажок «Группы доступа» снят, права назначаются только ролями, и логика настройки будет другой.
Где находится справочник пользователей
В интерфейсе «Управление торговлей 11» перейдите в раздел «НСИ и администрирование», затем откройте блок «Администрирование» и выберите «Пользователи и права». В открывшейся панели доступны ссылки «Пользователи», «Группы пользователей», «Группы доступа» и «Профили групп доступа». Для создания нового сотрудника нужен пункт «Пользователи».
Откроется список уже заведённых учётных записей. Здесь видно, кто из пользователей активен, у кого стоит пометка «Недействителен» и к каким группам они относятся. Перед созданием новой записи проверьте список: возможно, для этого сотрудника учётная запись уже существует, но отключена — тогда достаточно снять пометку недействительности и сбросить пароль, а не плодить дубликаты.
Дубликаты пользователей — частая проблема: документы, созданные под старой учётной записью, остаются привязанными к ней, и аналитика по менеджерам начинает «разъезжаться». Поэтому правило простое: один сотрудник — одна учётная запись на всё время работы, даже если он менял должность.
Пошаговое создание пользователя
В списке пользователей нажмите кнопку «Создать». Откроется карточка нового пользователя. Минимально необходимые поля — «Полное имя» (отображается в документах и отчётах как автор) и «Пользователь (имя входа)» — короткое имя для входа, обычно латиницей без пробелов, например фамилия или фамилия с инициалами.
На вкладке аутентификации установите флажок «Вход в программу разрешён» (в некоторых релизах — «Аутентификация 1С:Предприятия») и задайте пароль. Пароль вводится дважды для контроля опечаток. Если в компании используется доменная авторизация, дополнительно можно включить «Аутентификация операционной системы» и указать доменную учётную запись — тогда пользователь войдёт в базу без ввода пароля.
Далее перейдите на вкладку, отвечающую за права (обычно это ссылка «Права доступа» или поле «Группы доступа» в карточке), и включите пользователя в нужные группы. Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть». После этого пользователь появится в общем списке и сможет войти в базу.
- 1Откройте «НСИ и администрирование → Администрирование → Пользователи и права → Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и заполните полное имя и имя входа
- 3Включите «Вход в программу разрешён» и задайте пароль
- 4Добавьте пользователя в нужные группы доступа
- 5Запишите карточку и проверьте вход под новой учётной записью
Настройка прав через группы доступа и профили
Группы доступа определяют, какие документы и справочники видит пользователь. Типовая поставка содержит преднастроенные профили: «Менеджер по продажам», «Менеджер по закупкам», «Кладовщик», «Кассир», «Бухгалтер» и другие. Проще всего включить нового сотрудника в группу доступа, привязанную к подходящему профилю, — тогда он получит ровно тот набор прав, который соответствует его должности.
Один пользователь может состоять в нескольких группах доступа — права суммируются. Например, менеджеру, который дополнительно выполняет функции кладовщика на небольшом складе, добавляют обе группы. Обратное неверно: исключить отдельное право из профиля для одного человека нельзя, для этого придётся создать копию профиля с изменённым составом.
Если ни один типовой профиль не подходит, создайте свой: откройте «Профили групп доступа», скопируйте ближайший по составу профиль и скорректируйте разрешённые роли и виды доступа (например, ограничение по организациям, складам или подразделениям). Затем создайте группу доступа с этим профилем и включите в неё пользователя.
Сравнение вариантов выдачи прав
Быстро и безопасно; подходит большинству сотрудников. Ограничение: состав прав фиксирован типовым профилем.
Гибкая настройка под нестандартную роль. Требует понимания ролей и аккуратности при обновлениях конфигурации.
Подходит только администраторам. Давать рядовым пользователям опасно: открыт доступ ко всем данным и настройкам.
Привязка к физическому лицу и подразделению
В карточке пользователя есть поле «Физическое лицо» — оно связывает учётную запись с элементом справочника «Физические лица». Эта связь важна, если сотрудник участвует в кадровых документах, является материально ответственным лицом или получает денежные средства под отчёт. Без привязки часть документов не сможет автоматически подставлять ответственного.
Дополнительно в настройках пользователя можно задать значения по умолчанию: основную организацию, склад, подразделение, кассу. Эти параметры подставляются в новые документы автоматически и заметно ускоряют работу менеджера, которому не нужно каждый раз выбирать склад вручную. Настраивается это через «Персональные настройки» или прямо в карточке пользователя в зависимости от релиза.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания учётной записи обязательно проверьте вход: запустите базу под новым пользователем, убедитесь, что открывается нужный рабочий стол, доступны его документы и корректно подставляются значения по умолчанию. Проверку лучше делать сразу, пока сотрудник ещё не начал вносить реальные данные.
Как проверить результат
Пользователь вводит логин и пароль, база открывается без ошибок
Сообщение «Пользователь не найден» или «Неверный пароль»
Видны нужные разделы: продажи, склад, закупки
Пустой интерфейс или отсутствуют нужные разделы
Документ проводится, автор подставляется корректно
Ошибка «Нарушение прав доступа» при записи
Ошибка «Нарушение прав доступа» при попытке провести документ почти всегда означает, что пользователю не хватает конкретной роли. Посмотрите, какие группы доступа у него включены, и сравните с профилем коллеги, у которого та же операция выполняется успешно. Добавление недостающей группы решает проблему в большинстве случаев.
Безопасность: пароли, блокировка и увольнение
Задавайте первичный пароль временным и договаривайтесь с сотрудником о его смене при первом входе. Меняется пароль через «НСИ и администрирование → Персональные настройки» или через пункт смены пароля в меню пользователя, если оно доступно. Не передавайте пароли в открытом виде в общих чатах и не храните их в файлах на общем диске.
При увольнении сотрудника не удаляйте его учётную запись — удаление может нарушить ссылки в документах. Правильное действие: открыть карточку пользователя, установить пометку «Недействителен» и снять флажок входа в программу. Документы сохранят автора, а войти под этой учётной записью станет невозможно.
Что важно запомнить
Пользователь создаётся в разделе «Пользователи и права», обязательно включается вход в программу, задаётся пароль и назначается группа доступа. Одна учётная запись на сотрудника, уволенных блокируют пометкой «Недействителен», а результат всегда проверяют тестовым входом.
Частые вопросы
Пользователь создан, но при входе пишет «Пользователь не найден». Что делать?
Проверьте точное написание имени входа — оно чувствительно к раскладке и лишним пробелам. Убедитесь, что в карточке пользователя включён флажок входа в программу и не установлена пометка «Недействителен». Если база клиент-серверная, проверьте, что вы подключаетесь к нужной информационной базе из списка.
Как выдать пользователю доступ только к одному складу или организации?
Используйте виды доступа в профиле групп доступа: создайте копию профиля, в разрезе «Склады» или «Организации» укажите разрешённые значения, затем создайте группу доступа с этим профилем и включите в неё пользователя. При записи документов с чужим складом система будет выдавать ошибку прав.
Можно ли создать пользователя через конфигуратор?
Технически да — через «Администрирование → Пользователи» в конфигураторе. Но в «Управлении торговлей 11» такой пользователь не получит группы доступа автоматически, и его всё равно придётся настраивать внутри базы. Рекомендуемый путь — создание через интерфейс предприятия, где обе задачи решаются в одной карточке.
Сотрудник забыл пароль. Как его сбросить?
Администратор открывает карточку пользователя в списке «Пользователи», нажимает «Задать пароль» (или ссылку смены пароля) и вводит новый. Старый пароль узнать нельзя — он хранится в виде хеша, возможна только замена на новый.
Нужно ли заводить отдельного пользователя для внешнего сотрудника или аудитора?
Да, для временного доступа заводите отдельную учётную запись с минимально необходимым профилем (например, только просмотр отчётов). По окончании работ установите пометку «Недействителен». Никогда не давайте внешним лицам вход под учётной записью действующего сотрудника — это размывает ответственность и портит аудит действий в базе.
Почему новый пользователь не видит документы, созданные другими менеджерами?
Скорее всего, в его профиле включено ограничение доступа на уровне записей по подразделениям, организациям или контрагентам. Проверьте настройки вида доступа в профиле его группы: если документы должны быть общими, ограничение нужно снять или расширить список разрешённых значений.