Как создать менеджера в 1С: настройка пользователя и прав доступа

Под «созданием менеджера» в 1С обычно понимают две связанные задачи: завести нового пользователя, который сможет входить в базу, и наделить его правами, соответствующими работе менеджера по продажам или закупкам. Без первого шага сотрудник не попадёт в программу вообще, без второго — попадёт, но не увидит ни одного документа или, наоборот, получит доступ к лишним данным, включая зарплату и финансы.

Порядок действий зависит от конфигурации. В типовых решениях на Библиотеке стандартных подсистем (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия 3.0) пользователи создаются через раздел администрирования, а права назначаются через профили групп доступа. В старых конфигурациях на обычных формах (например, УТ 10.3) пользователь добавляется через конфигуратор или справочник «Пользователи», а роли назначаются в конфигураторе индивидуально. Ниже разобраны оба сценария и типичные ошибки.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права администратора в базе: без полных прав создать пользователя и назначить ему роли не получится. Также заранее продумайте, какие именно функции нужны менеджеру: оформление заказов и счетов, работа с клиентами, просмотр остатков — или ещё и изменение цен, доступ к себестоимости.

Что подготовить перед созданием пользователя

Определите, в какой конфигурации работает база и какой у неё режим — файловый или клиент-серверный. В файловой базе настройки применяются сразу, в клиент-серверной иногда требуется повторный вход пользователя, чтобы права вступили в силу. Уточните также, включён ли в программе механизм групп доступа: в большинстве современных типовых конфигураций он активен по умолчанию.

Подготовьте данные нового сотрудника: ФИО, имя для входа (логин), пароль и принадлежность к подразделению. Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям или складам, заранее решите, к каким из них менеджер должен иметь доступ — это понадобится при настройке групп доступа и ограничений на уровне записей.

Пароль задавайте сразу и передавайте сотруднику лично, а не в открытом виде по корпоративной почте. В настройках пользователя можно включить требование смены пароля при первом входе, если такая опция предусмотрена конфигурацией.

Создание пользователя в режиме предприятия

В типовых конфигурациях на управляемых формах откройте раздел «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей» → «Пользователи». Нажмите «Создать» и заполните карточку: полное имя, имя для входа, пароль и его подтверждение. Убедитесь, что установлен флажок «Вход в программу разрешён» — без него учётная запись существует, но авторизоваться под ней нельзя.

Если в базе включено разделение по аутентификации, выберите способ входа: пароль 1С, аутентификация операционной системы или оба варианта. Для большинства случаев достаточно пароля 1С. Сохраните карточку — пользователь появится в списке, но пока без прав.

В некоторых конфигурациях после создания пользователя нужно связать его с физическим лицом или сотрудником из кадрового справочника. Это важно, если менеджер будет указываться ответственным в документах продажи: программа подставляет в документы именно связанного физлица или пользователя, в зависимости от настроек.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Пользователи» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните ФИО, имя для входа и пароль
3. 3
   Установите флажок «Вход в программу разрешён»
4. 4
   Назначьте профиль группы доступа или группу доступа
5. 5
   Сохраните и проверьте вход под новой учётной записью

Назначение прав через профили групп доступа

В конфигурациях с Библиотекой стандартных подсистем права назначаются не по одной роли, а целым профилем. Откройте «Администрирование» → «Профили групп доступа» и найдите подходящий типовой профиль: «Менеджер по продажам», «Менеджер по закупкам», «Продавец» и подобные. Состав ролей внутри профиля можно посмотреть и при необходимости скорректировать, скопировав типовой профиль в новый.

Затем создайте или откройте группу доступа в разделе «Группы доступа», привяжите её к профилю и добавьте в неё нового пользователя. Именно членство в группе доступа даёт права: просто созданный профиль без участников ни на что не влияет. Один пользователь может состоять в нескольких группах — права суммируются.

Ограничение доступа на уровне записей

Если менеджер должен видеть только своих клиентов или только свой склад, включите ограничение доступа на уровне записей (RLS). В настройках группы доступа укажите разрешённые значения: конкретные организации, склады, партнёров или группы контрагентов. Учтите, что RLS заметно усложняет настройку и может влиять на скорость работы отчётов, поэтому включайте его осознанно.

Создание пользователя через конфигуратор

Этот способ применяется в старых конфигурациях на обычных формах или когда нужен прямой контроль над ролями. Откройте конфигуратор, перейдите в меню «Администрирование» → «Пользователи», создайте нового пользователя, задайте имя, пароль и на вкладке «Роли» отметьте нужные. Для менеджера в УТ 10.3 это, как правило, роли «МенеджерПоПродажам» и базовые роли чтения справочников.

Не назначайте роль «ПолныеПрава» «на всякий случай»: она открывает доступ ко всем данным, включая регламентные операции, настройки обмена и финансовые документы. Если типовой набор ролей не подходит, лучше создать копию конфигурации роли через доработку, чем выдавать избыточные права.

После сохранения пользователя в конфигураторе проверьте, что в самой конфигурации (в режиме предприятия) для него заполнены дополнительные настройки: основная организация, склад, подразделение. В старых конфигурациях эти параметры хранятся в справочнике «Пользователи» и влияют на автоподстановку в документах.

Проверка результата после настройки

Выйдите из сеанса администратора и войдите под учётной записью нового менеджера. Проверьте ключевые сценарии его работы: создание заказа клиента, выставление счёта, просмотр остатков на складе, печать документов. Каждый документ должен создаваться, проводиться и выводиться на печать без сообщений о нарушении прав.

Отдельно проверьте обратную сторону: менеджер не должен видеть разделы, которые ему не положены, — зарплату, банковские выписки, регламентные операции. Если лишние разделы видны, ищите, через какую группу доступа или роль они попали в права, и убирайте источник, а не пытайтесь «запретить» отдельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в программу

Норма

Пользователь авторизуется по логину и паролю

Тревожный признак

Ошибка «Имя пользователя не найдено» или вход запрещён

Создание документа продажи

Норма

Документ создаётся, проводится и печатается

Тревожный признак

Сообщение «Нарушение прав доступа» при записи

Видимость разделов

Норма

Видны только продажи, склад, клиенты

Тревожный признак

Доступны зарплата, банк, настройки обмена

Ограничение по складам/организациям

Норма

В списках только разрешённые значения

Тревожный признак

Видны все склады и контрагенты компании

Типичные ошибки при создании менеджера

Самая частая ошибка — пользователь создан, но не добавлен ни в одну группу доступа. Он входит в программу и видит пустой интерфейс без документов. Вторая по распространённости — назначение полных прав вместо разборчивой настройки: это быстро, но создаёт риски утечки данных и случайной порчи настроек.

Ещё одна проблема — забытая связь пользователя с физическим лицом. Из-за этого в документах не подставляется ответственный менеджер, а отчёты по продажам в разрезе менеджеров показывают пустые строки. Проверяйте это сразу после первого проведённого документа.

Когда стоит привлечь специалиста

Самостоятельная настройка оправдана, когда речь идёт о типовой конфигурации, стандартном профиле менеджера и простой структуре прав. С этим справляется администратор базы или опытный пользователь по инструкциям выше.

Привлекайте специалиста по 1С, если нужны: нестандартное разграничение прав (менеджер видит только свои сделки, руководитель — сделки отдела), доработка ролей в конфигураторе, настройка RLS по нескольким измерениям одновременно или восстановление доступа после сбоя. Ошибки в этих сценариях дорого обходятся — от остановки работы отдела до утечки клиентской базы.

Частые вопросы

Менеджер входит в 1С, но не видит ни одного документа. Что делать?

Почти наверняка пользователь не добавлен ни в одну группу доступа или ему не назначены роли. Откройте карточку пользователя, проверьте вкладку с группами доступа и добавьте его в группу с профилем «Менеджер по продажам». В старых конфигурациях проверьте роли через конфигуратор.

Можно ли скопировать права с существующего менеджера?

Да, это самый простой путь. Если права назначены через группы доступа, достаточно добавить нового пользователя в те же группы, что и действующий менеджер. Индивидуальные роли из конфигуратора придётся отметить вручную по образцу.

Как ограничить менеджера только его клиентами?

Используйте ограничение доступа на уровне записей (RLS): в настройках группы доступа укажите разрешённых партнёров или группы контрагентов. Учтите, что настройка требует тестирования — при ошибке менеджер может потерять доступ к своим же документам.

Что делать с учётной записью при увольнении менеджера?

Снимите флажок «Вход в программу разрешён» или удалите пользователя из всех групп доступа в день увольнения. Удалять саму учётную запись не обязательно и часто нежелательно: имя пользователя остаётся в истории документов и журнале регистрации.

Нужно ли создавать менеджера в справочнике «Сотрудники»?

Если менеджер — штатный сотрудник и ведётся кадровый учёт, он должен быть в справочнике сотрудников, а пользователь — связан с соответствующим физическим лицом. Для внешнего сотрудника или тестового доступа достаточно учётной записи пользователя.

Менеджеру нужны права на изменение цен. Как их добавить безопасно?

Не расширяйте основной профиль, а создайте отдельную группу доступа с профилем, включающим роли работы с ценами и установкой скидок, и добавьте туда только нужных сотрудников. Так проще контролировать, у кого есть это право, и отзывать его при необходимости.