Администрирование · 11 мин
Как создать кассира в 1С: пошаговая инструкция
Как создать кассира в 1С: добавление пользователя, настройка ролей и прав, привязка кассы ККМ, проверка доступа. Пошаговая инструкция для Розницы и Управления торговлей.
Кассир в 1С — это пользователь информационной базы с ограниченным набором прав: он должен пробивать чеки, принимать оплату и делать возвраты, но не должен иметь доступа к закупочным ценам, отчётам по прибыли и настройкам системы. Правильное создание такой учётной записи состоит из четырёх этапов: заведение пользователя, назначение ролей, привязка к физическому лицу (сотруднику) и настройка рабочего места кассира с кассой ККМ.
Инструкция подходит для типовых конфигураций «1С:Розница 2.3/3.0», «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация 2». Названия разделов в разных релизах могут немного отличаться, но логика везде одинаковая: сначала пользователь, потом права, затем касса. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права администратора в базе — без них создать пользователя не получится.
Все действия выполняются в пользовательском режиме, конфигуратор не нужен. Если кассиров несколько и они работают на разных торговых точках, каждого заводите отдельной учётной записью — это позволит видеть в отчётах, кто именно пробил чек, и оперативно отключать доступ при увольнении.
Что подготовить перед созданием кассира
Прежде чем заводить учётную запись, проверьте три вещи. Во-первых, в справочнике «Физические лица» (или «Сотрудники» в конфигурациях с кадровым учётом) должна быть карточка человека, который будет работать на кассе. Если её нет — создайте заранее, потому что пользователя без физлица в розничных конфигурациях завести можно, но чеки будут подписываться некорректно, что критично для фискальных документов.
Во-вторых, определите, к какой кассе ККМ будет привязан кассир. Касса ККМ в 1С — это элемент справочника, где указаны организация, склад (торговый объект) и параметры подключения фискального регистратора. Если касса ещё не создана, сначала настройте её в разделе «Настройка РМК и оборудования» или «Продажи → Кассы ККМ».
В-третьих, решите вопрос с паролем. Для кассира, который входит в систему десятки раз за смену, длинный сложный пароль неудобен, но пустой пароль — прямая угроза сохранности данных и денег. Разумный компромисс — короткий пароль из 4–6 символов при условии, что у учётной записи минимальные права и нет доступа извне локальной сети.
Шаг 1. Создание пользователя в списке пользователей
Откройте раздел «Администрирование» и перейдите в подраздел «Пользователи и права» → «Пользователи». В «1С:Рознице» путь может выглядеть как «Администрирование → Пользователи и настройки → Пользователи». Нажмите кнопку «Создать» — откроется карточка нового пользователя.
Заполните поля: «Полное имя» — фамилия и имя кассира (они будут отображаться в чеках и отчётах), «Вход в программу разрешён» — установите флажок. В поле «Пользователь» (имя для входа) укажите короткий логин, например kassir1 или фамилию латиницей. Задайте пароль в соответствующем поле и подтвердите его.
Обратите внимание на поле «Физическое лицо» — выберите здесь заранее созданную карточку сотрудника. Именно из неё 1С берёт ФИО для печати на фискальном чеке в поле «кассир», как того требует формат фискальных данных. Если оставить поле пустым, в чеке может подставиться имя пользователя из учётной записи, что не всегда приемлемо.
Если в базе включено разделение доступа по организациям или магазинам, проверьте настройку «Основная организация» и, при наличии, «Магазин» (склад) — кассир должен видеть только свою торговую точку. Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть».
- 1Откройте «Администрирование → Пользователи» и нажмите «Создать»
- 2Введите ФИО, логин для входа и установите флажок «Вход в программу разрешён»
- 3Задайте пароль и подтвердите его
- 4Привяжите физическое лицо из справочника
- 5Укажите организацию и магазин при наличии разделения доступа
- 6Сохраните карточку и переходите к назначению прав
Шаг 2. Назначение ролей и профилей доступа
В современных типовых конфигурациях права назначаются через профили групп доступа, а не через отдельные роли. В карточке пользователя перейдите на вкладку «Права доступа» (или откройте «Администрирование → Профили групп доступа») и включите пользователя в группу с профилем «Кассир». В «1С:Рознице» есть готовый профиль «Кассир», в «Управлении торговлей» — «Кассир ККМ» или аналогичный.
Стандартный профиль кассира обычно включает: открытие и закрытие кассовой смены, пробитие чеков продажи и возврата, внесение и выемку денег, X-отчёт и Z-отчёт. Чего в нём нет — и это правильно: изменения номенклатуры, цен, доступа к закупкам, банковским операциям и настройкам.
Если кассиру нужны дополнительные операции — например, оформление реализации в оптовом режиме или работа с заказами покупателей — не расширяйте профиль «Кассир» для всех. Создайте копию профиля с другим названием, добавьте нужные роли и назначьте её конкретному сотруднику. Так при увольнении или замене вы не сломаете права остальным.
Шаг 3. Настройка кассы ККМ и рабочего места
Пользователь создан, но пробивать чеки он сможет только после привязки к кассе. Откройте «Продажи → Кассы ККМ» (в Рознице — «Настройки → Кассы ККМ») и проверьте, что касса существует и заполнены организация, склад и тип оборудования. Для фискального регистратора должно быть настроено подключение в разделе «Администрирование → Подключаемое оборудование».
Далее настройте рабочее место кассира (РМК). В «1С:Рознице» это делается через «Настройки → Настройка РМК»: укажите кассу ККМ, раскладку кнопок товаров, вид цен и шаблоны чеков. В карточке рабочего места можно задать, какое РМК открывается для конкретного пользователя или компьютера по умолчанию — это избавит кассира от лишних выборов при входе.
Проверьте настройку «Открывать РМК при начале работы» в персональных настройках пользователя («Администрирование → Персональные настройки» или через меню пользователя). С ней кассир сразу после ввода пароля попадает в интерфейс пробития чеков и не видит лишних разделов программы.
Шаг 4. Проверка результата
Завершите сеанс администратора на кассовом компьютере и войдите под учётной записью кассира. Успешный вход и автоматическое открытие РМК — первый признак корректной настройки. Если программа сообщает об отсутствии прав на какой-то объект при входе, значит, профиль ссылается на данные, недоступные пользователю, — вернитесь к настройкам доступа.
Пробейте тестовый чек на небольшую сумму и сразу оформите его возврат или отмену. Убедитесь, что на чеке в поле «кассир» печатается правильное ФИО, чек уходит в ОФД (при онлайн-кассе), а сумма отражается в отчёте о розничных продажах. Проверьте также внесение/выемку денег и формирование X-отчёта.
Как проверить результат
Кассир входит по паролю, открывается РМК
Ошибка входа или сообщения о недостатке прав
Чек пробит, на нём корректное ФИО кассира
Чек не фискализируется или ФИО неверное
Видны только кассовые операции
Кассир видит закупки, цены или настройки
Z-отчёт формируется без ошибок
Ошибка сверки итогов или нет прав на закрытие
Типичные ошибки при создании кассира
Самая частая ошибка — создание одного «универсального» пользователя «Кассир», под которым работают все смены. В этом случае невозможно установить, кто допустил недостачу или ошибку в чеке, а уволившемуся сотруднику пароль менять бессмысленно — он известен всем. Заводите персональную учётную запись на каждого человека.
Вторая распространённая проблема — кассир создан, но не привязан к физическому лицу. Фискальный чек уходит с пустым или техническим именем кассира, что при проверке может вызвать вопросы. Третья ошибка — назначение профиля «Продавец» вместо «Кассир» или наоборот: у продавца может не быть прав на кассовую смену, а у кассира — на оформление документов реализации.
Особенности для разных конфигураций и сценариев
1С:Розница
В Рознице весь цикл настройки кассира максимально автоматизирован: профиль «Кассир» присутствует из коробки, РМК настраивается визуально, а привязка физлица обязательна для корректного фискального чека. Если кассир работает также с эквайрингом, проверьте, что в настройках РМК подключён эквайринговый терминал и указан шаблон операции оплаты картой.
1С:Управление торговлей и Комплексная автоматизация
Здесь кассовые функции — часть более широкой системы, поэтому профиль кассира может называться «Кассир ККМ» и включать меньше автономных операций. Если кассир параллельно оформляет реализацию товаров оптовым клиентам, ему потребуется дополнительно профиль менеджера по продажам. Следите, чтобы в настройках РМК был указан правильный склад-источник списания товара.
Увольнение и замена кассира
При увольнении не удаляйте пользователя из базы: в чеках, кассовых документах и отчётах останутся ссылки на него, и удаление нарушит целостность данных. Правильное действие — снять флажок «Вход в программу разрешён» в карточке пользователя. Учётная запись останется в базе для истории, но войти под ней будет невозможно.
Что важно запомнить
Кассир в 1С создаётся в четыре шага: пользователь с логином и паролем, профиль доступа «Кассир», привязка физического лица для чеков и настройка кассы ККМ с РМК. Каждому сотруднику — отдельная учётная запись, права — минимально необходимые, при увольнении — блокировка входа, а не удаление.
Частые вопросы
Можно ли создать кассира без пароля?
Технически поле пароля можно оставить пустым, если политика безопасности базы это разрешает. Однако делать так не рекомендуется: любой, кто получил доступ к компьютеру, сможет пробивать и отменять чеки от имени кассира. Минимально приемлемый вариант — короткий пароль из 4–6 цифр.
Почему кассир не видит кассу ККМ при входе?
Чаще всего причина в том, что касса привязана к другому складу или организации, чем указано в настройках пользователя, либо рабочее место не настроено для этого компьютера. Проверьте соответствие магазина в карточке пользователя и в карточке кассы ККМ, затем настройки РМК.
Чем профиль «Кассир» отличается от профиля «Продавец»?
Профиль кассира ориентирован на операции кассовой смены: открытие и закрытие смены, чеки, внесение и выемка денег, отчёты без гашения. Профиль продавца обычно даёт права на документы продажи, работу с заказами и резервирование, но может не включать кассовых операций. Конкретный состав зависит от конфигурации и релиза.
Нужно ли заводить кассира в конфигураторе через «Пользователи»?
Нет. В типовых конфигурациях пользователи создаются в режиме предприятия через «Администрирование → Пользователи», и этого достаточно. Список пользователей в конфигураторе синхронизируется автоматически, а прямое редактирование там нужно только в особых случаях, например при восстановлении доступа к базе.
Как дать кассиру право на скидки сверх установленных?
Ручные скидки регулируются отдельно: в настройках магазина или вида цен задаётся максимальный процент ручной скидки, а в профиле доступа — само право её применять. Выдайте кассиру роль на ручные скидки и ограничьте порог в настройках, чтобы не открывать неограниченные возможности по изменению цены.
Что делать, если кассир забыл пароль?
Администратор открывает карточку пользователя, задаёт новый пароль и сообщает его сотруднику. Старый пароль узнать нельзя — 1С хранит его в зашифрованном виде, доступна только замена. После восстановления доступа проверьте по журналу регистрации, не было ли входов под этой учётной записью за время блокировки.