Как сменить пользователя в 1С Розница

Смена пользователя в 1С Розница требуется в двух типичных ситуациях: при пересменке кассиров на рабочем месте и при необходимости войти в информационную базу под другой учётной записью — например, администратора или товароведа. В обоих случаях процедура занимает меньше минуты, но важно понимать различие между сменой пользователя внутри рабочего места кассира (РМК) и полным перезапуском сеанса программы.

От того, как именно выполнен вход, зависит, на кого будут регистрироваться продажи, возвраты, внесение и выемка денег, а также чьи права будут действовать при работе с документами. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что выручка «повисает» на сотруднике, который уже ушёл со смены, а разбор расхождений при инвентаризации кассы занимает часы.

Ниже разобраны все рабочие способы: быстрая смена кассира в РМК, смена пользователя через главное меню, вход с паролем и без, а также настройка прав, чтобы сотрудники не могли работать под чужими учётными записями.

Где в 1С Розница выполняется смена пользователя

В конфигурации «1С:Розница» существует два уровня понятия «пользователь». Первый — пользователь информационной базы, под которым запущен сеанс программы. Именно его права определяют доступ к разделам, документам и отчётам. Второй — кассир, указанный в настройках РМК или выбранный при открытии смены; на него регистрируются чеки и кассовые операции.

На практике в небольших магазинах эти уровни совпадают: каждый кассир входит в базу под своей учётной записью. В крупных точках на одном компьютере может работать одна «техническая» учётная запись кассового узла, а кассиры сменяют друг друга только на уровне РМК. Способ смены пользователя зависит от того, какая схема принята в вашей организации.

Как сменить кассира в рабочем месте кассира (РМК)

Это самый частый сценарий — пересменка на кассе без закрытия программы. Порядок действий зависит от того, закрывается ли кассовая смена. Если смена продолжается и просто меняется человек за кассой, используйте функцию смены пользователя в служебном меню РМК.

1. 1
   Нажмите кнопку служебного меню в РМК (обычно внизу экрана или по клавише Esc).
2. 2
   Выберите пункт «Смена пользователя» или «Сменить кассира».
3. 3
   В списке пользователей выберите нужного сотрудника.
4. 4
   При запросе введите пароль или приложите карту, если настроена идентификация.
5. 5
   Проверьте, что в шапке РМК отображается ФИО нового кассира.

После смены все последующие чеки, возвраты и операции с денежным ящиком будут регистрироваться на нового сотрудника. При этом кассовая смена и Z-отчёт остаются общими — они привязаны к кассе ККМ, а не к конкретному кассиру.

Если пункт «Смена пользователя» недоступен или не виден, проверьте настройки РМК: в карточке рабочего места кассира (раздел «Администрирование» → «Настройки РМК») должна быть включена возможность выбора пользователя, а у сотрудников — заполненные карточки в справочнике «Пользователи».

Если кассиру нужно закрыть смену

Когда смена кассира совпадает с окончанием кассовой смены, сначала выполните закрытие смены (Z-отчёт) через служебное меню РМК. Затем новый сотрудник входит под своей учётной записью и открывает новую смену. Такой порядок обеспечивает корректную разделительную отчётность по наличным в денежном ящике.

Как войти в базу под другим пользователем

Если нужно сменить пользователя всего сеанса — например, кассир уступает место товароведу или администратору, — потребуется завершить текущий сеанс и запустить программу заново. В 1С нет «горячей» смены пользователя базы без перезапуска клиентского приложения.

1. 1
   Сохраните и закройте все открытые документы и отчёты.
2. 2
   Выйдите из РМК, если он запущен.
3. 3
   Выберите «Файл → Завершить работу» или закройте окно программы.
4. 4
   Запустите 1С снова и выберите нужную информационную базу.
5. 5
   В окне авторизации укажите имя другого пользователя и пароль.
6. 6
   Нажмите «Войти» и убедитесь, что открылся нужный интерфейс.

В файловом варианте базы список пользователей и их пароли хранятся в самой базе и настраиваются в режиме «Конфигуратор» или через раздел «Администрирование → Пользователи и права». В клиент-серверном варианте аутентификация может дополнительно выполняться средствами операционной системы — тогда вход происходит автоматически под тем пользователем Windows, который запустил сеанс.

Настройка пользователей и прав для корректной смены

Чтобы смена пользователя работала без сбоев, каждый сотрудник должен иметь собственную учётную запись. Создание пользователя выполняется в разделе «Администрирование → Настройка пользователей и прав → Пользователи». Для кассира достаточно указать имя, пароль (или отключить его при входе по карте), назначить группу доступа «Кассиры» и привязать к физическому лицу.

Работа нескольких сотрудников под одной учётной записью — распространённая, но плохая практика. В этом случае невозможно определить, кто именно пробил конкретный чек, выполнил возврат или сторнирование, а журнал регистрации теряет смысл при расследовании расхождений.

Способы идентификации кассира

Пароль

Универсальный вариант. Подходит всегда, но медленнее при частой пересменке и есть риск передачи пароля коллеге.

Магнитная или бесконтактная карта

Быстрый вход приложением карты к считывателю. Требует настройки шаблонов карт и оборудования.

Без пароля

Допустимо только для тестовых баз. В рабочей среде любой сможет войти под чужим именем.

Проверка результата после смены пользователя

После смены убедитесь, что новый пользователь действительно применился. В РМК ФИО текущего кассира обычно отображается в шапке окна или в служебной строке. В полном интерфейсе текущий пользователь виден в разделе «Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи» либо в информации о программе.

Контрольные точки

Контрольные точки

ФИО в шапке РМК

Норма

Отображается новый кассир

Тревожный признак

Осталось ФИО прежнего сотрудника — смена не выполнена

Пробный чек

Норма

В чеке и в отчёте «Продажи» указан новый кассир

Тревожный признак

Чек регистрируется на прежнего пользователя

Доступные функции

Норма

Доступны только операции, разрешённые роли кассира

Тревожный признак

Видны разделы администрирования — вход выполнен не под той учётной записью

Дополнительная проверка — пробная продажа минимальной позиции с последующим возвратом. По чеку и по записи в журнале видно, на кого зарегистрирована операция. Это особенно полезно после обновления конфигурации или перенастройки РМК, когда поведение интерфейса могло измениться.

Типичные проблемы и их решение

Самая частая жалоба — кнопка смены пользователя отсутствует в РМК. Причины: у текущего пользователя нет прав на эту операцию, в настройках рабочего места отключён выбор кассира, либо в базе заведён всего один пользователь. Проверьте права и состав справочника пользователей.

Вторая типичная ситуация — программа не пускает под новым пользователем с сообщением о неверном пароле или отсутствии прав. Пароль сбрасывает администратор в карточке пользователя. Если пользователь заблокирован (снят признак «Вход в программу разрешён»), его нужно активировать заново.

Третья проблема — после смены пользователя не открывается смена или РМК сообщает, что смена уже открыта на другом рабочем месте. Это означает, что предыдущий сеанс завершился некорректно. Активные сеансы просматриваются и завершаются администратором через консоль кластера (клиент-серверный вариант) или повторным входом в файловую базу.

FAQ: частые вопросы о смене пользователя

Можно ли сменить пользователя, не закрывая кассовую смену?

Да. Функция «Смена пользователя» в РМК рассчитана именно на это: кассовая смена продолжается, а ответственный за операции меняется. Закрывать смену нужно только при фактическом окончании работы кассы или пересменке с передачей денежного ящика.

Что делать, если забыт пароль пользователя?

Пароль сбрасывает администратор: «Администрирование → Пользователи и права → Пользователи», откройте карточку сотрудника и задайте новый пароль. Если забыт пароль единственного администратора файловой базы, потребуется специалист с доступом к инструментам восстановления — штатными средствами эта ситуация не решается.

Почему в списке пользователей нет нужного сотрудника?

Либо учётная запись не создана, либо у неё снят признак разрешения входа, либо пользователь не включён в группу доступа, связанную с РМК. Проверьте карточку сотрудника в справочнике пользователей и настройки рабочего места кассира.

На кого регистрируется возврат, если его делает старший смены?

На того пользователя, под которым выполнен вход в момент оформления возврата. Если старший смены оформляет возврат под учётной записью кассира, в отчётах операция запишется на кассира. Для корректной аналитики старшему следует выполнять такие операции под своей учётной записью.

Как узнать, кто работал на кассе в конкретное время?

Используйте отчёты по кассирам (например, продажи по пользователям) и журнал регистрации: «Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации». Там фиксируются входы, выходы и ключевые действия пользователей с указанием времени.

Можно ли автоматически блокировать РМК при простое?

Такой возможности в типовой поставке может не быть или она зависит от версии конфигурации. Практичная альтернатива — блокировка сеанса Windows штатными средствами и обучение кассиров выполнять смену пользователя при отходе от рабочего места.