Администрирование · 10 мин
Как скопировать журнал в 1С: все рабочие способы
Как скопировать журнал документов в 1С: выгрузка списка в Excel, копирование настройки журнала, перенос журнала между конфигурациями и типичные ошибки.
Под задачей «скопировать журнал в 1С» обычно скрывается одна из трёх ситуаций: нужно выгрузить список документов из журнала в Excel или другую программу, сохранить настройки журнала (отборы, колонки, порядок) для себя или коллеги либо скопировать сам объект «журнал документов» в конфигураторе — например, чтобы создать похожий журнал с другим составом. Каждая из этих задач решается по-разному, и важно сразу понять, какая именно стоит перед вами.
Чаще всего пользователю нужен именно список документов в табличном виде — для отчёта руководителю, сверки с контрагентом или анализа в Excel. Это делается штатными средствами 1С без программирования и занимает пару минут. Копирование настроек журнала и работа в конфигураторе требуют больших прав и аккуратности.
Ниже разобраны все три сценария для типовых конфигураций на управляемых формах (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP), а также ограничения, проверка результата и типичные ошибки.
Определите, что именно нужно скопировать
Прежде чем действовать, ответьте на вопрос: что должно получиться на выходе? Если нужна таблица со списком документов — это выгрузка списка. Если нужно, чтобы журнал у другого пользователя выглядел так же, как у вас, — это перенос настроек. Если требуется новый журнал в программе, похожий на существующий, — это работа в конфигураторе.
От сценария зависят и необходимые права. Выгрузка списка доступна почти любому пользователю, у которого есть доступ к самому журналу. Перенос настроек между пользователями обычно требует прав администратора. Копирование объекта конфигурации — только разработчику с правом изменения конфигурации.
Как выбрать действие
Как скопировать список документов из журнала в Excel
Откройте нужный журнал, например «Покупки → Поступления (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии или «Продажи → Документы продаж» в Управлении торговлей. Убедитесь, что в списке отображаются все нужные строки: при необходимости снимите быстрые отборы или расширьте период, иначе скопируется только видимая часть.
Нажмите кнопку «Ещё» в правой части командной панели журнала и выберите пункт «Вывести список». В открывшемся окне отметьте галочками колонки, которые должны попасть в таблицу, и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ со всеми строками списка — не только теми, что видны на экране.
Теперь выделите содержимое табличного документа (Ctrl+A), скопируйте (Ctrl+C) и вставьте в Excel (Ctrl+V). Альтернатива — сохранить табличный документ через «Файл → Сохранить как» в формате XLSX и открыть файл уже в Excel. Второй способ надёжнее при большом объёме данных, потому что буфер обмена при десятках тысяч строк может работать медленно или обрывать вставку.
- 1Откройте журнал и настройте отборы так, чтобы в списке были только нужные документы
- 2Нажмите «Ещё → Вывести список» и отметьте нужные колонки
- 3Дождитесь формирования табличного документа
- 4Скопируйте содержимое в Excel или сохраните файл в формате XLSX
- 5Проверьте количество строк и итоги в полученной таблице
Если пункт «Вывести список» недоступен
В некоторых конфигурациях или при ограниченных правах пункт может отсутствовать. В этом случае попробуйте сформировать типовой отчёт по тем же документам — например, «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» или реестр документов, если он предусмотрен в конфигурации. Реестр часто даже удобнее: в нём уже есть суммы, контрагенты и статусы в готовом виде.
Как скопировать настройки журнала
Настройки журнала — это отборы, порядок сортировки, состав и ширина колонок, группировки. В управляемых формах они сохраняются через меню «Ещё → Изменить форму» для состава колонок и через панель отборов для условий отбора. Чтобы зафиксировать текущую настройку, используйте «Ещё → Сохранить настройки» — вариант настройки получит имя и будет доступен для быстрого выбора.
Чтобы перенести настройки другому пользователю, нужны права администратора. В типовых конфигурациях есть обработка копирования настроек: «Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей → Копировать настройки». Выберите пользователя-источника, пользователя-получателя и отметьте, какие именно настройки переносить — внешний вид списков, отчёты или всё сразу.
Учтите ограничение: настройки списков хранятся привязанно к конкретной форме журнала. Если у получателя другая роль и ему недоступна часть колонок или документов, скопированная настройка применится частично или не применится вовсе.
Как скопировать журнал в конфигураторе
Этот сценарий нужен разработчику или внедренцу: например, чтобы создать журнал «Складские документы» по образцу существующего журнала, но с другим составом. Откройте конфигуратор, в дереве конфигурации найдите ветку «Журналы документов», выделите нужный журнал и скопируйте его через контекстное меню или Ctrl+C / Ctrl+V.
После вставки переименуйте новый журнал, откройте его свойства и на закладке «Данные» отметьте типы документов, которые должны в него входить. Проверьте графы журнала: реквизиты, выводимые в колонки, должны существовать у всех выбранных типов документов, иначе колонка останется пустой для части строк.
Завершите работу обновлением конфигурации базы данных (F7). Если журнал должен быть виден пользователям, добавьте его в командный интерфейс нужной подсистемы и проверьте права доступа: у ролей должно быть право просмотра на новый объект.
Как проверить, что копирование прошло правильно
После выгрузки списка в Excel сверьте количество строк в таблице с количеством документов в журнале. Простой способ — включить в журнале отбор за тот же период и сравнить итоговую сумму по колонке «Сумма» в Excel с суммой по реестру или отчёту в 1С. Расхождение обычно означает, что часть строк отсечена отбором или не попала в выгрузку.
После переноса настроек попросите пользователя-получателя открыть журнал и убедиться, что видны те же колонки и отборы. После копирования журнала в конфигураторе откройте новый журнал в режиме предприятия и проверьте, что в нём отображаются документы всех заявленных типов и колонки заполнены.
Как проверить результат
Совпадает с числом документов в журнале при тех же отборах
Строк меньше — сработал скрытый отбор или список был не полностью загружен
Итог по колонке суммы совпадает с реестром или отчётом в 1С
Суммы расходятся — проверьте отборы и период
Журнал открывается, документы всех типов видны, колонки заполнены
Журнал пуст или часть колонок пуста — проверьте состав документов и графы
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка при выгрузке списка — забытый отбор. Пользователь копирует журнал, не заметив, что установлен отбор по организации или контрагенту, и передаёт руководителю неполную таблицу. Перед выгрузкой всегда сбрасывайте или осознанно проверяйте отборы.
Вторая ошибка — ожидание, что скопируются и сами документы. Копирование списка переносит только «картинку» таблицы: номера, даты, суммы. Сами документы между базами так не переносятся — для этого существуют обмены, обработки загрузки и выгрузки данных и типовые синхронизации.
Третья ошибка — попытка скопировать объект конфигурации в базе, работающей на поддержке без возможности изменения. Если конфигурация на полной поддержке, конфигуратор заблокирует изменение: сначала потребуется включить возможность изменения, что влияет на дальнейшие обновления. Такое решение должен принимать специалист, отвечающий за сопровождение базы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли скопировать журнал документов из одной базы 1С в другую?
Список документов — да: выгрузите его через «Ещё → Вывести список» и сохраните в файл. Но это будет просто таблица. Сами документы как объекты между базами переносятся через типовую синхронизацию, обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» (для идентичных конфигураций) или универсальный обмен по правилам.
Почему в скопированном списке нет колонки «Сумма»?
При выводе списка состав колонок выбирается вручную в окне настройки. Откройте «Ещё → Вывести список» ещё раз и отметьте нужную колонку галочкой. Если колонки нет и в списке выбора, значит, она не выведена в форму журнала — добавьте её через «Ещё → Изменить форму».
Как скопировать журнал, если нет кнопки «Ещё»?
Кнопка «Ещё» присутствует в управляемых формах практически всех современных конфигураций. Если её нет, возможно, вы работаете в старой конфигурации на обычных формах — там список выводится через правую кнопку мыши на табличном поле, пункт «Вывести список», либо через меню «Действия».
Скопируются ли помеченные на удаление документы?
Да, если они отображаются в журнале, они попадут и в выгрузку. Если такие документы не нужны, перед выводом списка установите отбор или вручную удалите лишние строки уже в Excel. Учтите, что помеченные документы не участвуют в проводках, поэтому их суммы могут исказить ваши итоги.
Можно ли автоматизировать регулярную выгрузку журнала в Excel?
Да, но уже средствами разработки: через создание внешней обработки или регламентного задания, которое формирует табличный документ по запросу и сохраняет его в файл или отправляет по почте. Для разовых задач штатной кнопки «Вывести список» достаточно.
Что важно запомнить
Список документов копируется через «Ещё → Вывести список» с проверкой отборов, настройки журнала переносятся через копирование настроек пользователей, а сам объект журнала — только в конфигураторе и только после резервной копии базы.