Администрирование · 12 мин
Как сделать новую нумерацию в 1С
Как сделать новую нумерацию в 1С: изменение номера документа, перенумерация за период, обработки, префиксы и типичные ошибки при смене нумерации.
Нумерация документов в 1С ведётся автоматически: платформа присваивает очередной номер в пределах периода (обычно года) и префикса. Когда нужно начать нумерацию заново — например, с нового года, после тестовых записей, при смене префикса организации или после восстановления базы из копии — простого «стереть и написать» недостаточно: номер участвует в уникальности записей, в печатных формах и в обмене данными.
Способ смены нумерации зависит от задачи. Если нужно поменять номер одного документа — достаточно ручного редактирования. Если требуется перенумеровать сотни документов за период — используется штатная обработка перенумерации или изменение настройки нумератора. Если нумерация «сбилась» и новые документы получают неожиданные номера — причина обычно в префиксах, ручных правках или обмене данными между базами.
Как устроена нумерация в 1С и почему она «слетается»
Платформа 1С хранит для каждого вида документов нумератор — счётчик, который выдаёт следующий свободный номер. Номер формируется из префикса (если он задан в настройках организации или информационной базы) и числовой части. Уникальность проверяется в пределах периода нумерации: чаще всего это год, поэтому с 1 января отсчёт начинается заново автоматически.
Типичные причины, из-за которых возникает потребность в новой нумерации: ручное редактирование номера (после ввода «вручную» номера с большим числом платформа продолжает от него), удаление документов с образованием «дыр», обмен данными между базами с разными префиксами, восстановление из архива, где счётчик отличается от реальных данных. Понимание причины важно, потому что от неё зависит правильный способ исправления.
Как изменить номер одного документа вручную
Для разовой правки откройте нужный документ и кликните в поле «Номер». По умолчанию оно может быть недоступно для редактирования: в типовых конфигурациях поле номера часто заблокировано, чтобы защитить непрерывность нумерации. В этом случае используйте команду «Ещё» → «Изменить номер» (в некоторых конфигурациях — «Редактировать номер»), либо разблокируйте поле через «Изменить форму», если такой команды нет.
Введите новый номер и запишите документ. Платформа проверит уникальность: если документ с таким номером, префиксом и в том же периоде уже существует, появится ошибка, и записать не удастся. Учитывайте, что ручная правка «подтягивает» нумератор: следующий созданный документ получит номер, следующий за максимальным в числовой части, поэтому после ввода номера «000125» новые документы пойдут со 126-го.
Как запустить групповую перенумерацию документов
Когда перенумеровать нужно десятки или сотни документов — например, привести к непрерывной последовательности после удалений или начать отсчёт с единицы — используется обработка групповой перенумерации. В типовых конфигурациях она находится в разделе «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов», либо поставляется как отдельная обработка «Перенумерация документов» (в старых версиях — через «Операции» → «Обработки»).
Общий порядок такой: выберите вид документов, задайте период отбора, укажите начальный номер и правило сортировки (обычно по дате и времени документа). Обработка последовательно присвоит новые номера всем отобранным объектам. Перед запуском на рабочей базе выполните пробный прогон на копии и убедитесь, что порядок сортировки соответствует ожиданиям: перенумерация по дате при наличии документов, введённых задним числом, может изменить привычную последовательность.
Перенумерация через конфигуратор и программно
В нестандартных ситуациях — например, когда нумератор повреждён и платформа выдаёт номера, которые уже заняты, — применяют обновление нумераторов. В конфигураторе есть режим «Администрирование» → «Тестирование и исправление» с опцией реструктуризации, а также возможность программно вызвать метод обновления нумерации через встроенный язык (ОбновитьНумерациюОбъектов для соответствующего менеджера документов).
Программная перенумерация оформляется как внешняя обработка: запрос выбирает документы за период с сортировкой по дате, в цикле каждому объекту присваивается очередной номер с заданным префиксом, объект записывается в режиме обмена данными или обычном режиме — в зависимости от того, нужно ли срабатывание подписок и проверок. Такую обработку должен писать специалист, знакомый с встроенным языком 1С: ошибка в цикле записи может оставить часть документов без номеров или создать дубли.
Проверка результата и типичные ошибки
После любой перенумерации проверьте результат до того, как пользователи продолжат работу. Откройте журнал документов, отсортируйте по номеру и убедитесь: последовательность непрерывна или соответствует задуманной, дублей нет, первый и последний номера совпадают с ожидаемыми. Затем сформируйте печатную форму нескольких документов и реестр документов за период — номера в них должны совпадать с данными журнала.
Отдельно проверьте связанные системы: если база обменивается с другой конфигурацией, сайтом или ЭДО, убедитесь, что перенумерованные документы не уйдут в обмен повторно с новыми номерами и не создадут дубли на той стороне. В ряде случаев перед перенумерацией обмен стоит временно приостановить.
Как проверить результат
Номера идут подряд, дублей нет
Пропуски там, где их не планировалось, или два документа с одним номером
Номер в печати совпадает с номером в базе
В печати старый номер или номер с другим префиксом
Получает следующий ожидаемый номер
Номер скачет на большое значение или конфликтует с существующим
Синхронизация проходит без дублей
На другой стороне появляются повторные документы
Когда перенумерацию лучше не делать самостоятельно
Самостоятельная работа безопасна, пока речь идёт о ручной правке номера одного документа, который никуда не выгружался, или о смене префикса для новых документов. К массовой перенумерации, программным обработкам и правке нумераторов через конфигуратор стоит привлекать специалиста, если база участвует в распределённом обмене (РИБ), документы связаны с ЭДО, фискальными данными или уже отражены в сданной отчётности.
Отдельный случай — кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры: их номера фигурируют в книгах покупок и продаж и в регламентированной отчётности. Изменение таких номеров задним числом может потребовать корректировки отчётных форм, поэтому решение принимают совместно с бухгалтером, а не только технически.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли в 1С сделать, чтобы нумерация начиналась заново каждый месяц?
Да, но только если периодичность нумератора для вида документа установлена в «месяц». В типовых конфигурациях для большинства документов задана годовая периодичность, и менять её в рабочей базе без доработки конфигурации нельзя. Альтернатива без изменения конфигурации — ежемесячная смена префикса, однако это усложняет поиск документов.
Почему после ручной правки номера новые документы получают странные номера?
Платформа при создании документа ориентируется на максимальный существующий номер в текущем периоде и с текущим префиксом. Если вы вручную ввели номер 000500, следующий документ получит 000501, даже если до этого нумерация шла с сотого. Чтобы вернуть прежнюю последовательность, исправьте вручную введённый номер или выполните перенумерацию.
Нужно ли перенумеровывать документы после удаления нескольких записей?
Обязательного требования непрерывной нумерации для большинства внутренних документов нет, «дыры» допустимы. Исключение — документы, где непрерывность важна для учётной политики или проверяющих (например, отдельные кассовые и первичные документы). Если непрерывность требуется, выполните групповую перенумерацию за период после завершения всех удалений.
Что делать, если при записи появляется ошибка «Номер не уникален»?
Значит, документ с таким номером, префиксом и в том же периоде уже существует. Найдите его через журнал документов, отфильтровав по номеру. Если дубль появился из-за обмена данными, проверьте префиксы баз-участников. Если нумератор повреждён и выдаёт занятые номера, выполните тестирование и исправление в конфигураторе на копии базы.
Можно ли перенумеровать документы прошлого года, по которым сдана отчётность?
Технически платформа не запрещает это, если период не закрыт датой запрета изменения данных, но делать так не следует: номера фигурируют в сданных декларациях, книгах покупок и продаж, актах сверки. Изменение создаст расхождения с уже представленными данными. Если ошибка критична, её исправляют через корректировочные документы, а не через смену номеров.
Сохранится ли перенумерация при обновлении конфигурации?
Да: перенумерация меняет данные (номера документов), а обновление конфигурации изменяет структуру и код, но не перезаписывает номера существующих объектов. Исключение — редкие случаи реструктуризации при смене длины или типа номера, поэтому перед мажорными обновлениями полезно иметь актуальную копию базы.
Что важно запомнить
Новую нумерацию в 1С делают ручной правкой номера, групповой перенумерацией или сменой префикса. Перед массовыми изменениями обязательна резервная копия, а документы, ушедшие в отчётность, ЭДО или другие базы, перенумеровывать нельзя — их исправляют корректировочными документами.