Администрирование · 10 мин
Как разделить компании в 1С
Как разделить компании в 1С: обособление организаций в одной базе, разделение данных, настройка доступа и типовые ошибки. Пошаговая инструкция.
Под разделением компаний в 1С обычно понимают две разные задачи: ведение учёта по нескольким организациям в одной информационной базе с разграничением данных и доступа, либо физическое разделение одной базы на несколько — например, при разделении бизнеса, продаже части компании или выделении филиала в самостоятельное юридическое лицо. Подход к решению в этих случаях принципиально разный.
В первом случае достаточно штатных механизмов типовых конфигураций: справочника «Организации», настроек учётной политики и прав доступа. Во втором случае потребуется копирование базы, удаление лишних данных и перенастройка обменов — это уже проект с резервным копированием и тестированием.
Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями, условиями выбора и типичными ошибками, которые приводят к потере данных или путанице в отчётности.
Определите, какой сценарий разделения вам нужен
Прежде чем что-либо настраивать, ответьте на ключевой вопрос: компании должны работать в общей базе или каждая получит свою? От этого зависит весь объём работ.
Общая база подходит, когда организации связаны: общие контрагенты, товары перемещаются между компаниями группы, бухгалтерия ведётся централизованно. Отдельные базы нужны, когда компании становятся независимыми, у них разные владельцы, разные обслуживающие организации или требуется изолировать данные по требованиям конфиденциальности.
Как выбрать действие
Как вести несколько компаний в одной базе
Типовые конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) изначально поддерживают многофирменный учёт. Чтобы добавить новую компанию, откройте справочник «Организации» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Главное» → «Организации») и создайте новый элемент, заполнив ИНН, КПП, наименование, систему налогообложения и реквизиты.
Для каждой организации настройте отдельную учётную политику: она открывается из карточки организации или через раздел «Главное» → «Учётная политика». Учётная политика задаётся на конкретный период, поэтому при смене параметров с нового года создавайте новую запись, а не редактируйте старую — иначе пересчитаются прошлые периоды.
В документах поле «Организация» станет обязательным. Проверьте, что у пользователей в настройках по умолчанию подставляется нужная организация: это снижает количество ошибок, когда документ по ошибке проводят по чужой фирме.
Как разграничить доступ между компаниями
Если сотрудники одной компании не должны видеть данные другой, включите разграничение доступа на уровне записей (RLS). В типовых конфигурациях это делается через профили групп доступа: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Группы доступа».
Создайте отдельную группу доступа для каждой компании, укажите в ней разрешённое значение — конкретную организацию — и включите в группу нужных пользователей. После этого документы, отчёты и остатки по чужой организации будут скрыты или недоступны для проведения.
Учтите ограничение: RLS замедляет выполнение запросов, особенно в больших базах. На базах с сотнями тысяч документов включайте разграничение выборочно и тестируйте скорость формирования основных отчётов до перевода пользователей на новую схему.
- 1Создайте организации в справочнике «Организации» и настройте учётные политики
- 2Включите функциональную опцию ограничения доступа на уровне записей, если она отключена
- 3Создайте группу доступа для каждой компании и укажите разрешённую организацию
- 4Добавьте пользователей в соответствующие группы
- 5Войдите под тестовым пользователем и проверьте, что чужие документы не видны и не проводятся
Как разделить одну базу на несколько самостоятельных
Физическое разделение базы — более трудоёмкий сценарий. Общий принцип: создаётся столько копий базы, сколько самостоятельных компаний получается на выходе, затем в каждой копии удаляются данные чужих организаций.
Порядок действий такой. Сначала сделайте полную резервную копию рабочей базы (выгрузку в dt через конфигуратор или средствами СУБД для клиент-серверного варианта). Затем создайте нужное количество копий. В каждой копии удалите документы и остатки по чужим организациям: для этого используются типовые обработки удаления данных по организации либо специализированные обработки свёртки. После удаления выполните тестирование и исправление базы, пересчитайте итоги и сверьте остатки по каждой организации с исходной базой.
Дату разделения выбирайте на границу отчётного периода — обычно на начало года или квартала. Так проще сверить остатки: входящие остатки новой базы должны совпасть с исходящими остатками старой на дату разделения.
Перенос данных между базами при разделении
Если новая компания начинает учёт не с нуля, в её базу нужно перенести остатки и справочники. Для типовых конфигураций используйте обработку «Универсальный обмен данными в формате XML» либо встроенные помощники перехода. Переносите в такой последовательности: сначала справочники (контрагенты, номенклатура, договоры, склады), затем остатки на дату разделения, затем при необходимости документы текущего периода.
Остатки вводите документами ввода начальных остатков (в 1С:Бухгалтерии — «Помощник ввода остатков», в ERP и УТ — «Начальное заполнение» в разделе настройки). Это гарантирует корректное отражение остатков во всех регистрах, а не только в бухгалтерском учёте.
Не переносите историю «за всё время» без необходимости: это увеличивает объём базы и сроки проекта. Обычно достаточно остатков на дату разделения и документов текущего года, а архив старой базы сохраняется для справок в режиме «только чтение».
Перед удалением данных выгрузите из исходной базы оборотно-сальдовые ведомости и акты сверки по каждой организации на дату разделения. После разделения сверяйте новые базы именно с этими зафиксированными отчётами, а не с «живой» старой базой, в которой продолжают работать пользователи.
Проверка результата после разделения
Разделение считается завершённым только после сверки. Проверьте остатки по счетам бухгалтерского учёта, остатки товаров на складах, взаиморасчёты с контрагентами и остатки по кассе и банковским счетам — всё это должно сойтись с данными исходной базы на дату разделения.
Дополнительно проверьте, что в новых базах не осталось документов чужих организаций: сформируйте журнал документов с отбором по чужой организации — он должен быть пустым. Проверьте нумерацию документов: в новой базе нумерация должна быть независимой и не конфликтовать с нумерацией в старой.
Как проверить результат
Остатки в новой базе совпадают с исходной базой
Расхождения по счетам — не перенесены часть остатков или документы
Документов нет
Остались документы чужой фирмы — удаление выполнено не полностью
Видны данные только своей организации
Видны чужие данные — RLS настроен не полностью
Документы уходят и приходят корректно
Дубли документов или ошибки — не перенастроены узлы обмена
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — редактирование учётной политики задним числом вместо создания новой записи, что приводит к пересчёту закрытых периодов. Вторая по распространённости — удаление данных по организации без отключения обменов: узлы РИБ и ЭДО продолжают синхронизироваться и возвращают удалённые документы обратно или создают дубли.
Ещё одна группа ошибок связана с регламентированной отчётностью: после разделения проверьте, что в каждой базе корректно настроены реквизиты для сдачи отчётности (сертификаты, коды ИФНС), иначе отчёты уйдут с чужими данными или не уйдут вовсе.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести в одной базе 1С:Бухгалтерии организации на разных системах налогообложения?
Да. Система налогообложения задаётся в учётной политике каждой организации отдельно, поэтому в одной базе могут соседствовать компании на ОСНО, УСН и других режимах. Отчётность формируется по каждой организации со своими настройками.
Как удалить данные одной организации из базы без программиста?
В типовых конфигурациях штатного инструмента «удалить организацию со всеми данными» нет. Используются внешние обработки удаления данных по организации или свёртка базы. Если база участвует в обменах или доработана, безопаснее поручить эту операцию специалисту — ошибка в обработке может повредить данные всех организаций.
Что делать со старой базой после разделения?
Сохраните её в архиве в режиме «только чтение»: она понадобится для налоговых проверок, корректировок прошлых периодов и справок. Ограничьте пользователям права на запись, чтобы в архивную базу случайно не вносили новые документы.
Нужно ли покупать отдельную лицензию 1С для каждой новой базы?
Лицензии 1С привязаны не к базам, а к компьютерам и пользователям: одна лицензия на платформу позволяет создавать любое количество информационных баз. Но если новая компания — отдельное юридическое лицо, вопрос лицензирования стоит уточнить у партнёра 1С, так как правила распространения программ для разных юрлиц различаются.
Можно ли потом объединить разделённые базы обратно?
Технически можно через перенос данных универсальным обменом, но это трудоёмкий процесс с риском дублей справочников и конфликтов нумерации документов. Если вероятность обратного объединения высока, лучше изначально вести обе организации в одной базе с разграничением прав вместо физического разделения.
Как разделить базу, если организации используют общие договоры и контрагентов?
Справочники контрагентов и договоров переносятся в обе базы целиком — это нормально. Разделяться должны документы и остатки по регистрам. После разделения каждая база будет вести свою историю взаиморасчётов по общим контрагентам независимо.
Что важно запомнить
Несколько компаний в одной базе ведутся через справочник «Организации», отдельные учётные политики и разграничение прав по RLS. Физическое разделение базы — это копирование, удаление чужих данных и обязательная сверка остатков на границу отчётного периода. Всегда делайте резервную копию и фиксируйте отчёты до начала работ.