Как посмотреть историю документа в 1С УНФ

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) историю изменений документа можно посмотреть двумя основными способами: через механизм версионирования объектов и через журнал регистрации. Первый показывает, что именно менялось в документе и позволяет сравнить версии, второй фиксирует, кто и когда проводил, отменял проведение или изменял объект.

Важный нюанс: версионирование в УНФ по умолчанию может быть выключено. Если его не включить заранее, посмотреть «снимки» старых состояний документа задним числом не получится — система не хранит то, что не было настроено для хранения. Журнал регистрации при этом работает всегда, но он фиксирует факт действия, а не содержимое документа на момент изменения.

Ниже разобраны оба механизма: как включить версионирование, как открыть историю конкретного документа, как сравнить версии между собой и как восстановить нужную версию, если документ испортили ошибочной правкой.

Что такое версионирование и чем оно отличается от журнала регистрации

Версионирование объектов — это механизм, который при каждом изменении документа сохраняет его полную копию (версию) с указанием автора, даты и времени. По любой сохранённой версии можно посмотреть, какие реквизиты и строки табличных частей были в документе на тот момент, а также сравнить две версии и увидеть конкретные отличия.

Журнал регистрации — это системный протокол событий. Он фиксирует действия пользователей: создание, изменение, проведение, пометку удаления, вход в систему и т.д. Для документа журнал покажет, что пользователь Иванов изменил его в 14:32, но не покажет, что именно он поменял — сумму, контрагента или строку товаров.

Два способа посмотреть историю

Версионирование объектов

Показывает содержимое документа на каждый момент изменения, позволяет сравнивать и восстанавливать версии. Требует предварительного включения и настройки.

Журнал регистрации

Работает всегда без настройки. Показывает автора, время и тип действия, но не раскрывает, какие данные были изменены.

Практический вывод: для расследования «кто испортил документ» обычно нужны оба инструмента. Журнал регистрации сужает круг подозреваемых до конкретного пользователя и времени, а версионирование показывает суть правок.

Как включить версионирование документов в УНФ

Настройка выполняется один раз пользователем с правами администратора. Путь: раздел «Компания» → «Администрирование» → «Общие настройки» (в некоторых версиях УНФ — сразу «Настройки» → «Общие настройки»). В форме общих настроек найдите группу «Версионирование объектов» и установите флажок «Версионировать объекты».

После включения флажка станет доступна ссылка настройки списка версионируемых объектов. В ней для каждого вида документов (заказы покупателей, приходные накладные, счета на оплату и т.д.) задаётся режим:

• Не версионировать — история не сохраняется;
• Версионировать при записи — версия создаётся при каждой записи документа;
• Версионировать при проведении — версия создаётся только при проведении (экономит место, но промежуточные правки не фиксируются).

Дополнительно можно ограничить срок хранения версий — например, хранить версии за последний год, чтобы база не разрасталась. Это особенно актуально для файловых баз и баз на слабых серверах: каждая версия хранит сериализованную копию объекта, и при интенсивной работе объём растёт заметно.

1. 1
   Откройте «Компания» → «Администрирование» → «Общие настройки»
2. 2
   Установите флажок «Версионировать объекты»
3. 3
   Перейдите по ссылке настройки списка объектов
4. 4
   Для нужных видов документов выберите режим «Версионировать при записи» или «при проведении»
5. 5
   При необходимости задайте срок хранения версий
6. 6
   Запишите настройки и проверьте на тестовом документе

Как открыть историю конкретного документа

Когда версионирование включено и документ хотя бы раз записан после этого, история доступна прямо из формы документа. Откройте нужный документ из журнала (например, «Продажи» → «Заказы покупателей»), затем нажмите кнопку «Ещё» в командной панели формы и выберите пункт «История изменений» (в ряде версий — «Перейти» → «История изменений»).

Откроется таблица версий: номер версии, дата и время, пользователь, комментарий (если версионирование настроено с запросом комментария). Самая свежая версия — текущее состояние документа, предыдущие — его состояния до каждой правки.

Двойной щелчок по строке открывает отчёт по версии: значения всех реквизитов и табличных частей документа на тот момент. Если версия была создана до изменения суммы, вы увидите старую сумму — именно это позволяет установить, какая правка была ошибочной.

Если пункта «История изменений» нет в меню

Отсутствие пункта означает одно из трёх: версионирование не включено, для данного вида документов выбран режим «Не версионировать», либо у пользователя нет прав на просмотр версий. Проверьте настройки в «Общих настройках» и права роли пользователя — доступ к версиям регулируется правом «Просмотр истории изменений».

Как сравнить две версии и найти отличия

В форме истории изменений можно выделить две версии (с помощью Ctrl) и нажать кнопку «Сравнить». Система построит отчёт об отличиях: слева и справа — значения реквизитов в двух версиях, изменённые поля будут подсвечены.

Сравнение особенно полезно, когда документ правился многократно: вместо ручного перебора всех версий вы сразу видите, между какими записями изменилась интересующая величина — например, цена в строке заказа или реквизиты договора.

Также доступно сравнение любой версии с текущим состоянием документа. Это удобно для итоговой проверки перед восстановлением: вы убеждаетесь, что откат вернёт именно нужные значения и не затронет корректные свежие правки.

Контрольные точки

Как проверить результат сравнения

Подсвеченные поля в отчёте об отличиях

Норма

Отличия соответствуют ожидаемой правке (например, изменилась только сумма)

Тревожный признак

Изменены реквизиты, которые никто осознанно не правил — признак ошибочной или массовой обработки

Автор версии в истории

Норма

Версия создана пользователем, который работал с документом

Тревожный признак

Автор — пользователь, не имеющий отношения к документу, или обработка по расписанию

Как восстановить документ из версии

Если документ испорчен, в форме истории изменений выделите нужную версию и нажмите «Восстановить» (или «Перейти к версии» — зависит от версии платформы). Система заполнит документ данными выбранной версии; после этого документ нужно записать и при необходимости провести заново.

Учтите: восстановление не удаляет последующие версии — факт отката сам зафиксируется как новая версия, так что цепочка изменений сохранится полностью. Это позволяет безопасно экспериментировать: если восстановили не ту версию, всегда можно вернуться к более поздней.

Как посмотреть, кто менял документ, через журнал регистрации

Журнал регистрации открывается через «Компания» → «Администрирование» → «Журнал регистрации». Чтобы не листать тысячи событий, сразу настройте отбор: укажите период, в поле данных выберите нужный документ (или его вид), в событиях оставьте «Данные. Изменение», «Данные. Добавление», «Данные. Удаление».

В результате вы получите таблицу: дата, пользователь, компьютер, действие, представление данных. По ней видно, кто создал документ, кто его проводил и кто отменял проведение. Если версионирование включено, время события из журнала поможет быстро найти соответствующую версию в истории изменений.

Для файловой базы журнал регистрации можно также выгрузить в файл для анализа. В клиент-серверном варианте журнал хранится в СУБД, и при больших объёмах отбор лучше выполнять с жёсткими фильтрами, иначе формирование списка займёт заметное время.

Если нужно регулярно контролировать правки ключевых документов (например, заказов с крупными суммами), включите для этих видов документов версионирование при записи, а для остальных — при проведении. Так вы получите полную историю там, где она критична, и не перегрузите базу версиями малозначимых объектов.

Ограничения и типичные ошибки

Версионирование не является полноценным аудитом: оно не фиксирует, кто просто открыл документ без изменений, и не заменяет резервное копирование. Если база повреждена или версии удалены по истечении срока хранения, восстановить данные поможет только бэкап.

Ещё одно ограничение — производительность. На больших базах с режимом «версионировать при записи» для всех объектов запись документов может замедляться, а таблица версий — занимать значительный объём. Настраивайте механизм избирательно.

Частые вопросы

Можно ли посмотреть историю документа, если версионирование не было включено?

Содержимое прошлых состояний — нет: система не хранила копии. Доступен только журнал регистрации, который покажет, кто и когда изменял документ. Содержимое на прошлую дату иногда удаётся восстановить из резервной копии базы, если она делалась.

Почему в истории изменений нет версии после последней правки документа?

Проверьте режим версионирования для этого вида документов. Если выбрано «Версионировать при проведении», а документ только записывали, версия не создаётся. Также убедитесь, что версионирование не отключили позже в общих настройках.

Кто имеет право просматривать историю изменений?

Пользователи с соответствующим правом в роли — обычно это администраторы и пользователи с расширенным доступом. Если сотрудник не видит пункт «История изменений», администратору нужно проверить настройку ролей и профилей групп доступа.

Влияет ли версионирование на скорость работы базы?

Да, при массовом включении для всех объектов и режиме «при записи» объём базы растёт быстрее, а запись документов может немного замедляться. Рекомендуется версионировать только критичные виды документов и ограничивать срок хранения версий.

Можно ли узнать, кто удалил документ?

Да, через журнал регистрации: настройте отбор по событию «Данные. Удаление» или «Данные. Пометка удаления» и укажите вид документа. Журнал покажет пользователя, время и компьютер, с которого выполнено действие.

Восстановление версии отменит проведение документа?

Восстановление возвращает данные выбранной версии, после чего документ нужно записать и провести заново. Сам факт отката сохраняется в истории как новая версия, поэтому вернуться к состоянию до восстановления всегда возможно.