Администрирование · 10 мин
Как поменять почту в 1С
Как поменять почту в 1С: изменение адреса у пользователя, в учётной записи 1С:Портал, в ЭДО и для отправки отчётности. Пошаговые инструкции и типичные ошибки.
Адрес электронной почты в программах 1С встречается сразу в нескольких местах: в карточке пользователя информационной базы, в настройках учётной записи для отправки писем из программы, в личном кабинете 1С:Фреш и портала 1С, а также в настройках электронного документооборота и сдачи отчётности. Поэтому вопрос «как поменять почту в 1С» требует уточнения: какую именно почту и где вы хотите изменить.
Чаще всего пользователи имеют в виду одну из четырёх задач: заменить адрес в карточке сотрудника, чтобы он получал уведомления и мог восстановить пароль; перенастроить почтовый ящик, с которого программа отправляет счета и документы; сменить логин-почту в облачном сервисе 1С:Фреш; либо обновить адрес, используемый в ЭДО и при отправке регламентированной отчётности. Каждый сценарий решается по-разному и в разных разделах интерфейса.
Ниже разобраны все основные варианты с пошаговыми действиями для типовых конфигураций на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ЗУП и др.). Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика везде одинаковая.
Определяем, какая именно почта нуждается в замене
Прежде чем что-то менять, ответьте на вопрос: где проявляется проблема? Если сотрудник не получает уведомления из программы или не может восстановить пароль — это адрес в карточке пользователя. Если контрагенты не получают счета и акты — это учётная запись исходящей почты. Если не удаётся войти в облачный сервис — это логин в 1С:Фреш. Если письма к контрагентам уходят со старого ящика компании — это настройки ЭДО или системной учётной записи.
Ещё один признак: кто должен видеть изменения. Адрес в карточке пользователя влияет только на этого сотрудника. Системная учётная запись почты влияет на всех, кто отправляет документы из программы. Адрес в настройках организации используется в печатных формах и при обмене с контролирующими органами.
Как выбрать действие
Как изменить почту в карточке пользователя информационной базы
Это самый частый сценарий. Адрес в карточке пользователя нужен для восстановления пароля, отправки уведомлений о задачах и работы встроенной почты. Для изменения потребуются права администратора или права на изменение пользователей.
Откройте раздел «Администрирование» и перейдите в «Пользователи» (в некоторых конфигурациях — «Настройка пользователей и прав» → «Пользователи»). Найдите нужного сотрудника в списке и откройте его карточку двойным щелчком. Найдите поле «Адрес электронной почты» — обычно оно находится на закладке «Адреса, телефоны» или в блоке контактной информации. Впишите новый адрес и нажмите «Записать и закрыть».
Если пользователь входит в базу через аутентификацию по электронной почте (актуально для тонкого и веб-клиента в некоторых режимах), после смены адреса ему потребуется заново пройти подтверждение. Убедитесь, что сотрудник имеет доступ к новому ящику до того, как вы запишете изменения.
- 1Откройте Администрирование → Пользователи
- 2Найдите сотрудника и откройте его карточку
- 3Перейдите к контактной информации и замените адрес электронной почты
- 4Нажмите «Записать и закрыть»
- 5Попросите сотрудника проверить получение тестового уведомления
Как поменять учётную запись почты для отправки писем из 1С
Когда из программы отправляют счета, акты и коммерческие предложения, используется настроенная учётная запись электронной почты. Если компания переехала на новый ящик, нужно либо отредактировать существующую запись, либо создать новую и назначить её основной.
Перейдите в «Администрирование» → «Органайзер» (в некоторых конфигурациях — «Обмен электронными письмами» или «Настройки работы с почтой») и откройте «Учётные записи электронной почты». Выберите нужную запись и измените адрес, пароль и параметры серверов входящей и исходящей почты. Параметры SMTP и POP3/IMAP возьмите в справке вашего почтового сервиса — они различаются у разных провайдеров.
Обратите внимание: многие почтовые сервисы требуют не обычный пароль от ящика, а отдельный «пароль приложения», который создаётся в настройках безопасности почтового аккаунта. Если после смены реквизитов письма не уходят, первым делом проверьте именно этот момент.
Проверка после настройки
В форме учётной записи есть кнопка «Проверить настройки» — используйте её до сохранения. Затем отправьте тестовое письмо самому себе из любого документа, например из счёта на оплату. Письмо должно уйти без ошибок и прийти с нового адреса отправителя.
Как сменить почту в 1С:Фреш и на портале 1С
В облачном сервисе 1С:Фреш адрес электронной почты служит логином для входа и используется для уведомлений абонента. Меняется он не внутри прикладного решения, а в личном кабинете сервиса или через менеджер сервиса.
Авторизуйтесь в личном кабинете абонента 1С:Фреш, откройте настройки профиля и найдите поле с адресом электронной почты. Укажите новый адрес — на него придёт письмо со ссылкой подтверждения. До перехода по ссылке старый адрес остаётся действующим. Если вы меняете почту абонента (владельца), а не отдельного пользователя, действие выполняется через менеджер сервиса, и для этого могут потребоваться права администратора абонента.
Аналогично работает учётная запись на портале 1С (portal.1c.ru): адрес меняется в личном кабинете пользователя портала, с подтверждением через письмо на новый ящик. Если доступ к старому ящику утрачен, восстановление выполняется через службу поддержки сервиса по стандартной процедуре.
Как обновить адрес для ЭДО и отправки отчётности
При обмене электронными документами с контрагентами адрес электронной почты указывается в настройках ЭДО и в карточке организации. Откройте «Администрирование» → «Обмен электронными документами» и проверьте адреса, указанные в профилях настроек и в учётных записях обмена. Также проверьте карточку организации: адрес из неё попадает в печатные формы и в приглашения к обмену, которые получают контрагенты.
Для сдачи регламентированной отчётности адрес привязан к учётной записи документооборота с контролирующими органами (настройки в разделе «Отчётность, справки» или «1С-Отчётность»). Изменение адреса здесь может потребовать переиздания настроек подключения, поэтому действуйте аккуратно и при необходимости сверьтесь с инструкцией вашего оператора связи.
После смены адреса в ЭДО отправьте контрагентам новые приглашения или уведомьте их письмом: часть операторов и контрагентов сверяет адрес отправителя, и письма с неизвестного ящика могут попасть в спам.
Проверка результата и типичные ошибки
После любого изменения проверьте три вещи: вход в программу или сервис работает, тестовое письмо отправляется и доходит, уведомления приходят на новый адрес. Только после этого можно считать замену завершённой.
Как проверить результат
Письмо уходит без ошибок, отправитель — новый адрес
Ошибка аутентификации SMTP или письмо уходит со старого ящика
Вход выполняется, восстановление пароля работает на новый адрес
Письмо для восстановления приходит на старый ящик
Уведомления приходят на новый адрес
Уведомления продолжают уходить на прежний ящик
Частые вопросы
Можно ли поменять почту пользователя без прав администратора?
В большинстве конфигураций пользователь может изменить собственный адрес через «Персональные настройки» или карточку своего пользователя, если это не запрещено настройками прав. Изменение чужих карточек и системных учётных записей почты доступно только администратору.
Что делать, если после смены почты письма не отправляются?
Проверьте три причины: используется ли пароль приложения вместо обычного пароля, правильно ли указаны серверы и порты SMTP, не блокирует ли почтовый сервис подключения из сторонних программ (нужно разрешить в настройках безопасности ящика). Кнопка «Проверить настройки» в учётной записи покажет, на каком этапе возникает ошибка.
Потеряется ли история переписки при смене учётной записи?
Если вы редактируете существующую учётную запись, история сохраняется. Если создаёте новую запись и удаляете старую, письма, привязанные к старой записи, останутся в базе, но перестанут обновляться. Удалять старую запись без необходимости не стоит — достаточно снять у неё признак использования для отправки.
Как поменять почту, если старый ящик недоступен?
Адрес в карточке пользователя и учётную запись почты администратор меняет без подтверждения со старого ящика. А вот в 1С:Фреш и на портале 1С без доступа к старому адресу смена выполняется через службу поддержки сервиса — подготовьте данные, подтверждающие права на учётную запись.
Нужно ли менять почту в каждой базе отдельно?
Да. Настройки пользователей и учётных записей почты хранятся в каждой информационной базе отдельно. Если у вас несколько баз (например, бухгалтерия и зарплата), изменения нужно внести в каждую из них.
Что важно запомнить
Сначала определите, где используется адрес: карточка пользователя, учётная запись отправки писем, личный кабинет сервиса или настройки ЭДО. Меняйте адрес в нужном разделе, используйте пароль приложения для почтовых сервисов, не удаляйте старую запись до проверки новой и обязательно подтверждайте результат тестовым письмом.