Как подключить нового пользователя к 1С

Подключение нового сотрудника к 1С — типовая задача администратора, которая сводится к трём действиям: создать учётную запись пользователя, назначить ему роли и проверить, что он может войти в базу и видеть нужные разделы. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей) это делается прямо из интерфейса программы, без конфигуратора.

Точный путь зависит от режима работы базы: файловый вариант на локальном компьютере, клиент-серверный вариант на SQL или облачный сервис. Отличия касаются в основном способа аутентификации и того, кто имеет право создавать пользователей. Ниже разобраны все три сценария.

Перед началом убедитесь, что у вас есть учётная запись с правами администратора, известен список задач нового сотрудника (от этого зависят роли) и есть свободная лицензия, если речь идёт о файловых или клиентских лицензиях 1С.

Что подготовить перед созданием пользователя

Сначала определите, какие функции будет выполнять сотрудник: ввод первичных документов, кассовые операции, расчёт зарплаты, формирование отчётов. От этого зависит набор ролей. Принцип минимально необходимых прав — выдавать только тот доступ, который нужен для работы, — снижает риск случайной порчи данных и утечек.

Проверьте наличие свободных лицензий. В файловом режиме с программными лицензиями каждый одновременно работающий пользователь занимает лицензию; при её нехватке новый сотрудник просто не сможет войти. В клиент-серверном режиме лицензии считаются на уровне сервера 1С и клиентских подключений.

Также уточните, какая аутентификация используется в базе: стандартная (логин и пароль 1С) или аутентификация операционной системы (доменная). От этого зависит, что заполнять в карточке пользователя.

Создание пользователя в типовой конфигурации

В конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем (Бухгалтерия предприятия, ЗУП, Управление торговлей, УНФ) список пользователей находится в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Если раздел не виден, включите в настройках интерфейса отображение команды или проверьте свои права.

Нажмите «Создать» и заполните карточку: полное имя (отображается в документах и отчётах), имя для входа (логин), пароль и его подтверждение. Рекомендуется сразу установить признаки «Потребовать смену пароля при входе» и «Запретить изменение пароля» — в зависимости от политики компании.

На закладке «Прочее» укажите язык интерфейса, часовой пояс при необходимости и подразделение, если конфигурация его поддерживает. После записи пользователь появится в списке информационной базы и сможет войти, если назначены права.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи»
2. 2
   Нажмите «Создать», введите полное имя и логин
3. 3
   Задайте пароль и при необходимости требование его смены при первом входе
4. 4
   Назначьте профиль группы доступа или включите пользователя в группу доступа
5. 5
   Запишите карточку и проверьте вход под новой учётной записью

Назначение прав: профили и группы доступа

В современных типовых конфигурациях права назначаются не отдельными ролями, а через профили групп доступа. Профиль — это готовый набор ролей под типовую должность: «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кассир», «Только просмотр». Откройте раздел «Группы доступа», выберите подходящий профиль и включите в него нового пользователя.

Если стандартный профиль не подходит, создайте свой: скопируйте ближайший по составу профиль и скорректируйте разрешённые роли и виды доступа (например, ограничение по организациям или складам). Это безопаснее, чем ручная раздача ролей через конфигуратор, потому что изменения видны в интерфейсе и не требуют обновления конфигурации.

Создание пользователя через конфигуратор

Для нетиповых и старых конфигураций пользователь создаётся в конфигураторе: меню «Администрирование» → «Пользователи» → «Добавить». На закладке «Основные» задаются имя, полное имя, пароль, тип аутентификации. На закладке «Прочие» отмечаются доступные роли флажками.

После сохранения пользователь появится в списке информационной базы. Учтите, что в конфигурациях с подсистемой управления доступом пользователь, созданный только в конфигураторе, может не получить доступ к данным: в таких базах карточку нужно создавать именно из режима «Предприятие», а конфигуратор использовать только для аварийного восстановления доступа администратора.

Особенности для клиент-серверного и облачного режимов

В клиент-серверном варианте список пользователей хранится в самой информационной базе, поэтому создание выполняется теми же способами. Дополнительно может потребоваться доменная аутентификация: в карточке пользователя укажите учётную запись Windows в формате «ДОМЕН\Имя», тогда вход будет проходить без ввода пароля 1С.

В облачных сервисах (например, 1С:Фреш) пользователи заводятся в личном кабинете менеджера сервиса: сначала создаётся пользователь сервиса, затем ему открывается доступ к конкретным приложениям и назначаются роли уже внутри приложения. Пароль первичный пользователь получает по электронной почте и меняет при первом входе.

Способы создания пользователя

Через интерфейс «Предприятие»

Основной способ для типовых конфигураций: права назначаются профилями, изменения видны и обратимы

Через конфигуратор

Подходит для нетиповых баз и восстановления доступа администратора; в типовых может не дать доступ к данным

Через личный кабинет облачного сервиса

Обязателен для SaaS-режима: сначала пользователь сервиса, затем роли внутри приложения

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки выполните контрольный вход: запустите базу под новой учётной записью, откройте разделы, с которыми будет работать сотрудник, и попробуйте создать тестовый документ в копии или в тестовом периоде. Проверьте, что лишние разделы скрыты или недоступны, а нужные отчёты формируются.

Если вход не выполняется, диагностируйте по симптому: «Пользователь не найден» — ошибка в логине или пользователь создан в другой базе; «Неверный пароль» — включён Caps Lock или пароль скопирован с пробелом; «Недостаточно прав» или пустой интерфейс — не назначен профиль доступа; «Нет свободных лицензий» — проблема лицензирования, а не учётной записи.

Отключение и блокировка пользователя

Когда сотрудник увольняется, не удаляйте его учётную запись: в документах останутся ссылки на пользователя, и удаление нарушит историю. Вместо этого откройте карточку и установите признак «Недействителен» (в типовых) или снимите флажок «Аутентификация» и смените пароль. Пользователь не сможет войти, а данные останутся целыми.

Активный сеанс заблокированного пользователя завершите принудительно: в клиент-серверном режиме — через консоль кластера, в файловом — через «Администрирование» → «Активные пользователи» (если функция доступна) либо дождитесь завершения сеанса.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу

Норма

Пользователь входит со своим логином и паролем

Тревожный признак

Ошибка «пользователь не найден» или «неверный пароль»

Доступ к разделам

Норма

Видны только нужные сотруднику разделы

Тревожный признак

Пустой интерфейс или доступ ко всем настройкам

Работа с документами

Норма

Документы создаются и проводятся

Тревожный признак

Ошибка «нарушение прав доступа» при записи

Отчётность

Норма

Нужные отчёты формируются

Тревожный признак

Отчёты пустые или недоступны

Частые вопросы

Можно ли создать пользователя без пароля?

Технически да, если снять требование пароля, но в рабочей базе это недопустимо: любой, кто знает логин, получит доступ. Исключение — доменная аутентификация, где пароль проверяется Windows, а не 1С.

Почему новый пользователь видит пустой рабочий стол?

Чаще всего ему не назначен ни один профиль группы доступа или роль. Откройте карточку пользователя, проверьте включение в группы доступа и назначьте подходящий профиль, затем попросите пользователя перезайти в базу.

Сколько пользователей можно создать в одной базе?

Количество учётных записей не ограничено лицензией — ограничено число одновременных подключений. Создать можно сколько угодно пользователей, но одновременно работать смогут столько, на сколько приобретены лицензии.

Как дать доступ только к одной организации в базе?

В типовых конфигурациях используйте ограничение доступа на уровне записей: в профиле группы доступа включите вид доступа «Организации» и укажите разрешённые значения. Пользователь будет видеть документы и отчёты только по своей организации.

Что делать, если забыт пароль единственного администратора?

Если есть другой пользователь с правами администрирования, он сбросит пароль через список пользователей. Если администратор единственный, потребуется специализированная процедура восстановления доступа к файлу базы — её лучше поручить специалисту, предварительно сделав резервную копию.

Нужно ли перезапускать базу после добавления пользователя?

Нет. Новый пользователь может входить сразу после записи карточки. Перезапуск сеанса нужен только самому пользователю, если ему изменили права во время его работы, — изменения ролей применяются при следующем входе.