Как почистить почту в 1С: полная инструкция по удалению писем и освобождению места

Встроенная почта в 1С:Документооборот, 1С:Управление торговлей и других конфигурациях со временем разрастается: письма с вложениями накапливаются в базе, замедляют работу и увеличивают размер резервных копий. Регулярная чистка почты — это не только удаление старых писем, но и очистка корзины, удаление вложений и настройка автоматических регламентов.

Проблема усугубляется тем, что в 1С письма хранятся внутри информационной базы, а не на почтовом сервере. Даже если вы удалили письмо из папки «Входящие», оно может остаться в корзине, а вложения — в справочнике файлов. Поэтому поверхностная чистка часто не даёт результата по объёму базы.

Перед любыми массовыми операциями сделайте резервную копию базы. Удаление писем в 1С необратимо: восстановить случайно очищенную корзину штатными средствами нельзя. Если база файловая — скопируйте файл 1Cv8.1CD, если клиент-серверная — выполните выгрузку через конфигуратор или средствами СУБД.

Как определить, что почту пора чистить

Главный признак — рост размера информационной базы без видимого увеличения объёма учётных данных. Если база растёт на сотни мегабайт в месяц, а документов вводится немного, вероятный источник — почтовые вложения: сканы, архивы, презентации, которые пользователи пересылают друг другу через встроенную почту.

Косвенные симптомы: замедление открытия папок с письмами, долгое формирование списка входящих, увеличение времени создания резервной копии. В клиент-серверном варианте администратор может проверить размер таблиц средствами СУБД — таблицы, связанные с электронными письмами и файлами, обычно видны по аномальному объёму.

Подготовка: резервная копия и права доступа

До начала чистки убедитесь, что у вас есть актуальная резервная копия и права на удаление писем. В 1С:Документооборот пользователь может удалять только письма своих учётных записей, если ему не делегированы дополнительные права. Администратор с полными правами может чистить почту других пользователей, но делать это стоит только по согласованию — в письмах может быть деловая переписка, имеющая юридическое значение.

Для файловой базы скопируйте каталог с базой при закрытых сеансах пользователей. Для клиент-серверной — выполните выгрузку в dt через конфигуратор или сделайте бэкап средствами MS SQL / PostgreSQL. Проверьте, что копия открывается, прежде чем удалять что-либо в рабочей базе.

Удаление писем из папок вручную

Базовый сценарий подходит, когда нужно удалить ограниченный объём переписки. Откройте раздел «Почта», выберите учётную запись и папку — например, «Входящие» или «Отправленные». Выделите письма мышью с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите Delete или кнопку «Удалить» в командной панели.

Учтите важную особенность: при стандартных настройках письма не удаляются физически, а перемещаются в корзину. Поэтому после чистки папок обязательно перейдите в папку «Корзина» и очистите её — иначе объём базы не изменится.

Для ускорения ручной чистки используйте сортировку по дате или по размеру (если колонка размера доступна в настройках списка). Старые рассылки, уведомления и письма с крупными вложениями — первые кандидаты на удаление.

1. 1
   Откройте раздел «Почта» и выберите учётную запись
2. 2
   Отсортируйте письма по дате или размеру и выделите ненужные
3. 3
   Удалите выделенные письма клавишей Delete или кнопкой в меню
4. 4
   Перейдите в папку «Корзина» и выполните команду «Очистить корзину»
5. 5
   Проверьте, что нужные письма и связанные документы на месте

Настройка автоматической очистки корзины

Чтобы корзина не накапливала письма месяцами, настройте автоочистку. В 1С:Документооборот откройте параметры учётной записи электронной почты и найдите настройку очистки корзины: обычно доступны варианты «очищать при выходе из программы» и «очищать письма старше указанного числа дней». Второй вариант удобнее — он не удаляет свежеудалённые письма, которые ещё могут понадобиться.

Разумный срок хранения в корзине — 14–30 дней. Этого достаточно, чтобы восстановить ошибочно удалённое письмо, и при этом корзина не превращается в вторую копию всей почты. Настройка выполняется индивидуально для каждой учётной записи, поэтому пройдитесь по всем подключённым ящикам.

Удаление вложений и освобождение места в базе

Даже после очистки корзины файлы вложений могут оставаться в базе, если они сохранены в справочнике файлов или прикреплены к документам. В 1С:Документооборот проверьте раздел «Файлы»: отсортируйте по размеру, найдите неактуальные большие файлы и удалите их. Помните, что файл, прикреплённый к документу или задаче, удалять нельзя без анализа последствий.

Если в конфигурации включено версионирование файлов, объём съедают старые версии. Проверьте настройки хранения версий и удалите неактуальные версии у крупных файлов. Для файловой базы после массового удаления выполните «Тестирование и исправление» в конфигураторе с включённой опцией сжатия таблиц — только после этого физический размер файла 1Cv8.1CD уменьшится. В клиент-серверном варианте сжатие выполняется средствами СУБД (shrink для MS SQL, vacuum для PostgreSQL).

Массовая чистка обработками и регламентными заданиями

Когда писем десятки тысяч, ручная чистка непрактична. В типовых конфигурациях есть встроенные механизмы: например, регламентное задание загрузки и обработки почты может работать в связке с правилами автоудаления, а в 1С:Документооборот доступна настройка сроков хранения. Для нестандартных сценариев используются внешние обработки группового удаления писем по отбору: по дате, отправителю, папке, наличию вложений.

Типовой подход для самописной обработки — перебор писем выбранной учётной записи с отбором по дате и установка пометки удаления, затем штатное удаление помеченных объектов через монопольный режим. Пример логики на встроенном языке:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ Ссылка ИЗ Документ.ЭлектронноеПисьмоВходящее
|ГДЕ Дата < &ДатаГраницы";
Запрос.УстановитьПараметр("ДатаГраницы", ДобавитьМесяц(ТекущаяДата(), -12));
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
  ПисьмоОбъект = Выборка.Ссылка.ПолучитьОбъект();
  ПисьмоОбъект.УстановитьПометкуУдаления(Истина);
КонецЦикла;

После пометки удаления запустите «Удаление помеченных объектов» (раздел «Администрирование» — «Обслуживание») в монопольном режиме. Если объекты связаны с другими данными, механизм покажет список препятствующих ссылок — их нужно разобрать вручную.

Профилактика: как не допустить переполнения почты

Лучшее решение — не чистить, а не накапливать. Настройте правила обработки входящих: уведомления и рассылки пусть автоматически складываются в отдельные папки или удаляются. Договоритесь с пользователями о правилах работы с вложениями: крупные файлы передавать через файловое хранилище, а в письмах отправлять ссылки.

Назначьте ответственного за периодический контроль объёма почтовых данных — например, ежеквартальную проверку размера базы и папок с наибольшим числом писем. Включите автоочистку корзины во всех учётных записях и зафиксируйте сроки хранения переписки во внутреннем регламенте, чтобы чистка была регламентной процедурой, а не аварийной мерой.

Частые вопросы