Как открыть доступ в 1С другому пользователю

Открыть доступ в 1С другому пользователю — значит создать учётную запись в информационной базе, задать способ аутентификации и назначить роли, которые определяют, какие объекты сотрудник сможет видеть и изменять. Процедура занимает несколько минут, но требует права администрирования и понимания разницы между списком пользователей конфигурации и списком пользователей информационной базы.

Путь зависит от режима работы базы. В файловой базе на локальном компьютере достаточно встроенных средств конфигуратора или типовой обработки «Управление пользователями». В клиент-серверном варианте дополнительно может понадобиться регистрация пользователя в консоли кластера, если используется аутентификация операционной системы. В типовых конфигурациях на БСП (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, ЗУП) пользователей удобнее заводить через раздел «Администрирование» прямо в режиме предприятия.

Ниже разобраны все три способа, правила назначения ролей, проверка результата и типовые ошибки, из-за которых новый сотрудник либо не может войти, либо получает слишком широкие права.

Что нужно подготовить перед созданием пользователя

Для добавления пользователя требуются права администратора информационной базы — в типовых конфигурациях это роль «Полные права» или «Администратор системы». Если вы входите под обычной учётной записью, пункты настройки пользователей будут недоступны, и задачу придётся передать администратору.

Заранее определите три вещи: под каким именем человек будет входить, какой набор ролей ему нужен по должностным обязанностям и какой способ аутентификации применяется в базе — пароль 1С или аутентификация операционной системы (доменная учётная запись). Согласуйте имя пользователя с принятым в компании форматом, чтобы потом не переименовывать учётные записи.

Полезно также проверить, не существует ли уже учётная запись для этого человека — например, если он работал раньше или заводился предварительно. Дубли пользователей путают журнал регистрации и затрудняют разбор инцидентов.

Способ 1: создание пользователя в режиме предприятия

В типовых конфигурациях на библиотеке стандартных подсистем это основной и рекомендуемый способ. Откройте раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Нажмите «Создать», заполните полное имя, задайте имя для входа и пароль, при необходимости привяжите физическое лицо из справочника.

После сохранения назначьте пользователю группы доступа или профили. В типовых решениях права выдаются не отдельными ролями, а через профили групп доступа — например, «Менеджер по продажам», «Бухгалтер», «Кладовщик». Это удобнее: профиль объединяет сразу пакет ролей, и при изменении профиля права обновятся у всех включённых в него сотрудников.

Если в базе включено разделение по организациям или подразделениям, дополнительно задайте разрешённые значения доступа — иначе пользователь увидит все организации, даже если роль назначена корректно.

1. 1
   Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи
2. 2
   Нажмите Создать, введите имя, логин и пароль
3. 3
   Назначьте профиль группы доступа по должности
4. 4
   Укажите разрешённые организации и подразделения, если используется разграничение
5. 5
   Сохраните и проверьте вход под новой учётной записью

Способ 2: добавление пользователя через конфигуратор

Этот способ работает в любой конфигурации, включая самописные, и нужен, когда доступ в режим предприятия утрачен или требуется настроить аутентификацию операционной системы. Откройте конфигуратор, войдите в базу под администратором, затем выберите меню «Администрирование» → «Пользователи».

Нажмите «Добавить», на вкладке «Основные» укажите имя и полное имя, выберите способ аутентификации: пароль 1С, аутентификация операционной системы (с указанием доменного имени в формате \\ДОМЕН\Пользователь) или оба варианта. На вкладке «Прочие» отметьте роли галочками и при необходимости задайте основной интерфейс и язык.

Учтите важный нюанс: пользователь, созданный только в конфигураторе, в типовых конфигурациях может не появиться в справочнике «Пользователи» до первого входа — тогда обработка синхронизации создаст элемент автоматически. Если база использует профили групп доступа, после входа всё равно потребуется назначить профиль в режиме предприятия.

Способ 3: клиент-серверный вариант и доменная аутентификация

В клиент-серверной базе список пользователей хранится в самой базе, поэтому создание учётной записи в конфигураторе или предприятии выполняется так же. Отличие касается аутентификации операционной системы: при её использовании у пользователя должен быть доменный аккаунт, а сервер 1С — доступ к контроллеру домена.

Если новый сотрудник работает на другом компьютере, убедитесь, что на его рабочем месте установлена платформа 1С нужной версии и база добавлена в список подключений с правильным именем сервера и базы. Частая ситуация: пользователь создан корректно, но не может войти, потому что на его компьютере база указана с другим регистром имени или через устаревший путь.

Как правильно назначить роли и не дать лишнего

Принцип минимальных прав: выдавайте только те роли, которые нужны для текущих задач сотрудника. Начните с узкого профиля и добавляйте права по факту обращений — это безопаснее, чем сразу дать широкий доступ и потом искать, кто изменил данные.

Проверьте, нет ли в конфигурации ролей, которые неочевидно расширяют доступ: например, роль «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации» может позволить править номенклатуру и контрагентов, хотя по названию этого не видно. В типовых решениях описание каждой роли и профиля доступно в справке и в составе профиля групп доступа.

Проверка результата и снятие доступа

После настройки войдите в базу под новой учётной записью сами или попросите сотрудника. Проверьте три вещи: вход выполняется без ошибки аутентификации, нужные разделы и документы открываются, лишние разделы скрыты или недоступны для редактирования. Попробуйте создать тестовый документ в рабочей роли и отменить его — так вы убедитесь, что права на запись есть именно там, где нужно.

Когда сотрудник увольняется или меняет должность, не удаляйте пользователя сразу — сначала снимите галочку «Вход в программу» (или уберите аутентификацию в конфигураторе) и исключите его из групп доступа. Учётная запись останется в истории, и документы, которые он создавал, сохранят корректного автора. Полное удаление оправдано только после проверки, что на пользователя не ссылаются настройки и регламентные задания.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу

Норма

Вход под новым логином и паролем проходит без ошибок

Тревожный признак

Ошибка «Имя пользователя или пароль не верны» — проверьте раскладку и способ аутентификации

Доступ к разделам

Норма

Видны только нужные разделы, документы открываются и записываются

Тревожный признак

Пустой интерфейс или ошибки «Нарушение прав доступа» — не назначен профиль

Ограничение данных

Норма

Видны только свои организации и подразделения

Тревожный признак

Доступны все организации базы — не настроены разрешённые значения

Частые вопросы

Пользователь создан, но при входе пишет «Нарушение прав доступа». Что делать?

Обычно это означает, что учётная запись существует, но ей не назначены роли или профиль группы доступа. Откройте карточку пользователя в разделе «Администрирование» и проверьте членство в группах доступа. В самописных конфигурациях проверьте роли на вкладке «Прочие» в конфигураторе.

Можно ли дать доступ только для просмотра, без права изменения?

Да. В типовых конфигурациях есть профили и роли с пометкой «просмотр» либо настраивается профиль только с правами чтения. В конфигураторе роль можно собрать вручную, оставив права «Чтение» и «Просмотр» и убрав «Добавление», «Изменение» и «Интерактивное удаление».

Как открыть доступ внешнему бухгалтеру или аудитору?

Создайте отдельную учётную запись с минимально необходимым профилем, ограничьте доступ по организациям и задайте сложный пароль. По завершении работ отключите вход, не удаляя пользователя. Если база файловая, безопаснее передать выгрузку копии базы вместо доступа к рабочей.

Нужно ли перезапускать базу после добавления пользователя?

Нет, изменения списка пользователей применяются сразу. Новый сотрудник может входить сразу после сохранения учётной записи. Перезапуск требуется только при обновлении конфигурации или изменении параметров сервера.

Что делать, если единственный администратор уволился и пароль утерян?

Для файловой базы существуют штатные и сторонние способы сброса пароля через редактирование файла базы — эту операцию должен выполнять специалист, предварительно сделав резервную копию. В клиент-серверном варианте доступ восстанавливается через администратора кластера и СУБД. Чтобы не попасть в такую ситуацию, держите минимум две учётные записи с правами администратора.

Один сотрудник работает в двух базах — нужно ли заводить его дважды?

Да, список пользователей хранится в каждой информационной базе отдельно. Учётную запись нужно создать в каждой базе, но имя и пароль можно сделать одинаковыми. При доменной аутентификации достаточно привязать одну и ту же доменную учётную запись в обеих базах.