Администрирование · 10 мин
Как отключить 1С:Кабинет сотрудника
Способы отключить 1С:Кабинет сотрудника: блокировка доступа для работника, отключение синхронизации с ЗУП, отказ от сервиса и удаление данных.
1С:Кабинет сотрудника — облачный сервис, через который работники получают расчётные листки, справки 2-НДФЛ (справки о доходах), подают заявления на отпуск и согласуют документы, а данные синхронизируются с 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерией. Отключить кабинет может понадобиться в разных ситуациях: сотрудник уволен, компания отказывается от сервиса целиком, нужно временно ограничить доступ или устранить ошибки синхронизации.
Под «отключением» обычно понимают одну из четырёх задач: заблокировать доступ конкретному сотруднику, отключить синхронизацию между учётной программой и сервисом, полностью отказаться от использования сервиса в организации или удалить учётную запись самого работника. Каждая задача решается своим способом и имеет свои последствия для данных.
Ниже разобраны все сценарии с точными действиями. Интерфейс сервиса периодически меняется, поэтому названия пунктов меню в вашей версии могут немного отличаться — ориентируйтесь по смыслу операций.
Определите, что именно нужно отключить
Прежде чем что-либо менять, зафиксируйте цель. Отключение доступа одному уволенному сотруднику и полный отказ компании от сервиса — принципиально разные операции с разными последствиями. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что остальные работники теряют доступ к расчётным листкам или данные публикуются тому, кому не должны.
Типовые ситуации и соответствующие действия:
- уволен сотрудник — нужно отключить его личный доступ и прекратить публикацию его данных;
- компания переходит на другой способ выдачи расчётных листков — отключается синхронизация в 1С:ЗУП;
- заканчивается подписка или сервис больше не нужен — оформляется отказ от абонентского договора;
- сотрудник сам хочет удалить свою учётную запись — удаление выполняется на стороне пользователя сервиса.
Как выбрать действие
Отключение доступа конкретного сотрудника
Самая частая задача — отключить кабинет уволенному работнику. Правильный порядок: сначала прекратить публикацию данных в учётной программе, затем заблокировать доступ в самом сервисе. Если сделать наоборот, некоторое время сотрудник продолжит видеть свои данные.
Прекращение публикации данных в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел администрирования и перейдите к настройкам обмена с сервисом 1С:Кабинет сотрудника. В списке публикуемых физических лиц найдите уволенного сотрудника и снимите его с публикации. После этого при очередной синхронизации его данные перестанут передаваться в сервис, а ранее опубликованные расчётные листки будут помечены как недоступные.
Убедитесь, что синхронизация после изменения прошла успешно: в журнале обмена не должно быть ошибок, а дата последнего обмена должна обновиться.
Блокировка в кабинете администратора сервиса
Войдите в сервис 1С:Кабинет сотрудника под учётной записью администратора. В разделе управления пользователями или сотрудниками найдите нужного работника и используйте функцию блокировки или отключения доступа. После блокировки он не сможет войти в кабинет даже при наличии действующего логина и пароля.
- 1Проведите увольнение в 1С:ЗУП и завершите расчёты
- 2Снимите сотрудника с публикации в настройках обмена с сервисом
- 3Выполните синхронизацию и проверьте журнал обмена на ошибки
- 4Заблокируйте учётную запись сотрудника в кабинете администратора сервиса
- 5Проверьте, что вход под учётными данными сотрудника невозможен
Отключение синхронизации с 1С:ЗУП
Если сервис больше не нужен, но учётная программа остаётся, отключите обмен данными. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Администрирование» — настройки обмена электронными документами и кабинетом сотрудника. Снимите флажок использования сервиса или отключите соответствующую настройку синхронизации.
После отключения программа перестанет отправлять данные в облако: расчётные листки, справки и кадровые события останутся только в локальной базе. Ранее опубликованные данные в сервисе при этом могут сохраняться до истечения срока действия абонентского договора.
Обратите внимание: если обмен выполнялся по расписанию через регламентное задание, проверьте, что задание больше не запускается. Иначе в журнале будут накапливаться ошибки неудачных попыток соединения.
Полный отказ от сервиса
Сервис 1С:Кабинет сотрудника предоставляется по абонентской модели, часто в составе договора 1С:ИТС или как отдельная подписка. Чтобы полностью отказаться от сервиса, недостаточно отключить синхронизацию — нужно прекратить действие абонентского договора.
Порядок отказа зависит от того, как оформлен сервис: через портал 1С, через партнёра-франчайзи или в составе отраслевого решения. Обычно требуется обратиться к обслуживающему партнёру 1С или в раздел управления подписками на портале 1С и подать заявку на отказ от сервиса. Уточните условия вашего договора: у некоторых тарифов есть минимальный срок и порядок уведомления об отказе.
До отказа от договора выгрузите все данные, которые могут понадобиться: историю согласованных заявлений, подтверждения ознакомления сотрудников с документами. После прекращения действия договора доступ к этим сведениям может быть утрачен.
Удаление учётной записи самим сотрудником
Работник может самостоятельно удалить свою учётную запись в сервисе через настройки профиля. Однако это не отменяет публикацию его данных работодателем: при очередной синхронизации данные могут появиться снова, если публикация в 1С:ЗУП не отключена.
Поэтому корректная схема всегда двусторонняя: администратор прекращает публикацию со стороны компании, а сотрудник при желании удаляет свою учётную запись со своей стороны. Удаление учётной записи не стирает данные, которые работодатель обязан хранить по законодательству о персональных данных и трудовому учёту.
На практике чаще всего забывают снять уволенного сотрудника с публикации в ЗУП — доступ в сервисе заблокирован, а данные продолжают синхронизироваться. Заведите регламент: отключение от кабинета входит в чек-лист увольнения наряду с блокировкой почты и пропуска.
Проверка результата и типичные ошибки
После любого отключения обязательно проверьте результат. Основные контрольные точки: сотрудник не может войти в кабинет, его данные не передаются при синхронизации, в журнале обмена нет ошибок, регламентные задания обмена не выполняются.
Как проверить результат
Вход невозможен, выдаётся сообщение о блокировке
Сотрудник по-прежнему заходит и видит данные
Обмен выполняется без передачи данных отключённого лица
В журнале ошибки или данные уволенного передаются
Задание отключено или выполняется без ошибок
Задание падает с ошибкой соединения
Сотрудник снят с публикации
Сотрудник остался в списке публикуемых
Типичные ошибки при отключении:
Что делать с данными после отключения
Отключение сервиса не освобождает работодателя от обязанности выдавать расчётные листки и хранить кадровые документы. Если кабинет был единственным каналом доведения расчётных листков, организуйте альтернативу до отключения: бумажную выдачу под подпись, отправку на корпоративную почту или другой согласованный с сотрудниками способ.
Персональные данные, размещённые в облачном сервисе, подпадают под требования законодательства о персональных данных. Если компания полностью отказывается от сервиса, целесообразно запросить подтверждение удаления данных по условиям договора с оператором сервиса.
Что важно запомнить
Сначала определите масштаб задачи: один сотрудник или весь сервис. Публикацию данных прекращайте в 1С:ЗУП до блокировки доступа. Перед полным отказом выгрузите историю документов и организуйте замену канала выдачи расчётных листков. После отключения проверьте вход, синхронизацию и регламентные задания.
Частые вопросы
Уволенный сотрудник всё ещё видит расчётные листки. Что делать?
Проверьте две вещи: снят ли он с публикации в настройках обмена в 1С:ЗУП и заблокирована ли его учётная запись в кабинете администратора сервиса. Чаще всего причина в том, что выполнен только один из двух шагов. После изменений дождитесь очередной синхронизации или запустите её вручную.
Можно ли отключить кабинет временно, а потом включить обратно?
Да. Блокировка пользователя в сервисе обратима — администратор может разблокировать учётную запись. Отключение синхронизации в ЗУП тоже обратимо: достаточно снова включить настройку и выполнить обмен. А вот отказ от абонентского договора может потребовать повторного оформления подписки.
Удалятся ли расчётные листки из сервиса после отключения синхронизации?
Нет, отключение обмена только прекращает передачу новых данных. Уже опубликованные сведения остаются в сервисе, пока действует договор и пока их не удалят через настройки сервиса или по запросу в поддержку.
Кто должен выполнять отключение — бухгалтер или администратор 1С?
Оптимально совместно: кадровик или расчётчик проводит увольнение и снимает сотрудника с публикации в ЗУП, а администратор сервиса блокирует учётную запись и контролирует регламентные задания. В небольших компаниях эти роли часто совмещает один специалист.
Нужно ли уведомлять сотрудников об отключении сервиса?
Да, если кабинет использовался для выдачи расчётных листков и подачи заявлений. Работники должны заранее узнать, каким способом они будут получать листки и подавать заявления после отключения, иначе возникнут обоснованные претензии о невыдаче расчётных листков.
Что делать, если при отключении синхронизации возникает ошибка?
Сначала зафиксируйте текст ошибки из журнала обмена. Типовые причины — истёкший пароль учётной записи подключения, недоступность сервиса, изменение настроек после обновления конфигурации. Если ошибка не устраняется сменой пароля и проверкой доступа, обратитесь к обслуживающему партнёру 1С или в поддержку с текстом ошибки.