Как ограничить доступ к номенклатуре в 1С

Справочник «Номенклатура» — один из самых чувствительных объектов в учётной системе: в нём хранятся цены закупки, поставщики, остатки и себестоимость. Открытый доступ ко всей номенклатуре для всех сотрудников приводит к утечке коммерческой информации, случайному изменению карточек товаров и ошибкам в документах. Поэтому задача ограничения доступа возникает почти в каждой внедренной базе.

В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия) доступ к номенклатуре регулируется на трёх уровнях: права на объект в целом (чтение, добавление, изменение), ограничение доступа на уровне записей (RLS) и функциональные опции интерфейса. Выбор уровня зависит от того, что именно нужно скрыть: весь справочник, отдельные группы товаров, склады в документах или только цены.

Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций на управляемых формах и для самописных решений, а также типичные ошибки, из-за которых ограничения либо не работают, либо блокируют лишнее.

Определите, что именно нужно ограничить

Прежде чем открывать настройки, сформулируйте задачу точно. «Ограничить доступ к номенклатуре» может означать совершенно разные сценарии: запретить менеджерам редактировать карточки товаров, скрыть от кладовщика закупочные цены, показывать менеджеру по продажам только его товарные группы или полностью закрыть справочник для бухгалтерии по зарплате.

От формулировки зависит механизм. Запрет на изменение всего справочника решается ролями. Скрытие части записей — только через RLS (ограничение доступа на уровне записей). Скрытие цен и себестоимости — через отдельные роли на регистры цен и отчёты, потому что карточка товара и цены хранятся в разных объектах.

Маршрут решения

Как выбрать механизм

Нужно запретить изменять или добавлять товары, но чтение оставитьНастройте роли в профиле групп доступа: чтение — да, добавление и изменение — нет

Менеджер должен видеть только свои группы товаровВключите RLS для справочника Номенклатура и задайте разрешённые группы в группе доступа

Нужно скрыть закупочные цены и себестоимостьОграничьте права на регистры цен и отчёты по себестоимости, а не на сам справочник

Доступ нужно закрыть полностьюУберите все роли, дающие даже чтение справочника, и проверьте отчёты, где номенклатура может «просвечивать»

Настройка прав через профили групп доступа

В типовых конфигурациях семейства БСП (Библиотека стандартных подсистем) права назначаются не напрямую пользователю, а через профили и группы доступа. Откройте раздел «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей» → «Профили групп доступа». Создайте новый профиль или скопируйте типовой, например «Менеджер по продажам».

В профиле на закладке «Роли» снимите отметки с ролей, дающих право изменять номенклатуру: «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации», «Добавление и изменение номенклатуры» (точные названия зависят от конфигурации). Оставьте роль чтения, если сотрудник должен видеть товары в документах. Без права чтения пользователь не сможет подобрать товар в заказ или накладную — учтите это при полном запрете.

Затем перейдите в «Группы доступа», создайте группу, привяжите к ней профиль и добавьте пользователей. Права применяются сразу после записи, но пользователю может потребоваться перезайти в сеанс.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы или выгрузку DT
2. 2
   Откройте Администрирование → Настройки прав и пользователей → Профили групп доступа
3. 3
   Скопируйте типовой профиль и снимите лишние роли на изменение номенклатуры
4. 4
   Создайте группу доступа, привяжите профиль, добавьте пользователей
5. 5
   Зайдите под тестовым пользователем и проверьте: карточка товара открывается только на просмотр

Ограничение на уровне записей (RLS) по группам товаров

RLS позволяет показывать разным пользователям разные записи одного справочника. Чтобы механизм заработал, в настройках прав должна быть включена опция «Ограничивать доступ на уровне записей» (в некоторых конфигурациях она включается в «Общих настройках»). Учтите: включение RLS увеличивает нагрузку на базу, потому что к каждому запросу добавляются условия отбора.

После включения RLS в карточке группы доступа появляется закладка «Виды доступа» или «Разрешённые значения». Выберите вид доступа «Группы номенклатуры» (в УТ и ERP он есть в типовой поставке) и перечислите конкретные группы, к которым пользователь допускается. Все остальные группы станут для него невидимыми: в списках, в подборе и в отчётах.

Важный нюанс: RLS-ограничение действует на иерархические группы с учётом вложенности — разрешив родительскую группу, вы открываете и все подгруппы. Проверяйте структуру справочника перед назначением.

Скрытие цен и себестоимости без ограничения самого справочника

Частая задача: менеджер должен видеть и выбирать товары, но не должен знать закупочную цену. Доступ к справочнику здесь не поможет — цены хранятся в регистрах сведений («Цены номенклатуры», «Цены номенклатуры поставщиков»), а себестоимость вычисляется в отчётах и регистрах учёта партий.

Снимите у профиля роли на чтение регистров цен поставщиков и на отчёты по валовой прибыли, себестоимости и закупкам. Проверьте также печатные формы: если в прайсе или заказе выводится закупочная цена, её нужно убрать из макета или ограничить доступ к самой печатной форме.

Отдельно проверьте карточку товара: на её форме могут быть закладки с ценами разных видов. Если вид цены «Закупочная» доступен пользователю через роль чтения регистра, закрывайте именно регистр, а не форму.

Ограничение в самописных и старых конфигурациях

Если конфигурация не на БСП (например, старые решения на обычных формах или собственная разработка), механизм профилей недоступен. В этом случае права настраиваются в конфигураторе: «Администрирование» → «Пользователи» → закладка «Роли» у конкретного пользователя. Снимите права «Добавление», «Изменение», «Удаление» у справочника «Номенклатура», оставив «Чтение» и «Просмотр».

Для ограничения на уровне записей в конфигураторе откройте роль, найдите справочник «Номенклатура» и в поле «Ограничение доступа» для права «Чтение» задайте шаблон RLS, например отбор по группе через параметры сеанса. Это работа для разработчика: ошибка в шаблоне приведёт либо к пустым спискам, либо к полному открытию данных.

Проверка результата и типичные ошибки

Проверку выполняйте только под реальной учётной записью пользователя, а не под администратором: у полных прав ограничения не применяются никогда. Заведите тестового пользователя с тем же профилем и пройдите сценарии: открытие списка номенклатуры, открытие карточки, подбор товара в документ, построение отчёта по продажам, печать прайса.

Признак корректной настройки: пользователь видит ровно те товары и цены, которые ему разрешены, не может сохранить изменения в карточке, а в отчётах нет «просвечивания» скрытых данных через обороты и расшифровки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Открытие карточки товара под пользователем

Норма

Карточка открывается только на просмотр, кнопка «Записать» недоступна

Тревожный признак

Карточку можно изменить и сохранить

Список номенклатуры при RLS

Норма

Видны только разрешённые группы и их подгруппы

Тревожный признак

Видны все товары или список полностью пустой

Отчёты по продажам и себестоимости

Норма

Скрытые товары и цены не отображаются даже в расшифровке

Тревожный признак

Запрещённые данные видны через отчёт или печатную форму

Скорость работы после включения RLS

Норма

Списки и проведение документов работают с приемлемой скоростью

Тревожный признак

Заметные задержки при открытии списков у всех пользователей

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ограничить доступ к номенклатуре без программиста?

Да, если конфигурация типовая на БСП (УТ 11, ERP, КА, БП 3.0): профили групп доступа и RLS по группам товаров настраиваются в пользовательском режиме через «Администрирование». Программист понадобится только для нестандартных условий отбора или самописных конфигураций.

Почему пользователь всё равно видит товары после настройки RLS?

Чаще всего причина в том, что пользователю назначено несколько групп доступа, и в одной из них ограничений нет — права суммируются по принципу «разрешено хотя бы где-то». Проверьте все группы доступа пользователя и убедитесь, что у него нет профиля с полными правами.

Сработают ли ограничения при обмене данными и выгрузках?

RLS действует при интерактивной работе и в отчётах, но фоновые обмены часто выполняются под служебным пользователем с полными правами. Если пользователь имеет доступ к обработкам выгрузки в Excel или к универсальному отчёту, он может выгрузить больше, чем видит в списках, — ограничивайте и эти инструменты.

Как скрыть отдельные товары, а не целые группы?

Типовой вид доступа работает по группам номенклатуры. Если нужно скрыть отдельные позиции, самое простое решение — выделить их в специальную группу «Закрытые» и ограничить к ней доступ. Альтернатива — доработка шаблона RLS разработчиком по дополнительному свойству товара.

Влияет ли включение RLS на производительность базы?

Да, к каждому запросу к ограниченным таблицам добавляются условия отбора, что увеличивает время выполнения, особенно в отчётах по большим периодам. Перед промышленным включением протестируйте скорость типовых операций на копии базы с реальным объёмом данных.

Как временно открыть доступ, не ломая настройки?

Добавьте пользователя в дополнительную группу доступа с расширенным профилем на нужный период, а затем удалите его из этой группы. Сам профиль и настройки RLS при этом не изменяются, и возврат к исходным правам занимает минуту.