Как очистить все документы в 1С: пошаговая инструкция

Полная очистка документов в 1С требуется при подготовке тестовой копии базы, переносе учёта в новую базу с нуля или удалении данных закрытого периода. Операция выполняется штатными средствами платформы, но требует подготовки: без резервной копии и проверки ссылочной целостности можно необратимо повредить данные.

Документы в 1С связаны с регистрами накопления, сведений и бухгалтерии: удаление документа затрагивает его движения, а попытка удалить объект, на который ссылаются другие записи, приведёт к появлению «битых ссылок». Поэтому очистка всегда идёт по схеме: копия базы → пометка на удаление → контроль ссылок → физическое удаление.

Ниже разобраны способы для файловых и клиент-серверных баз, типовых и самописных конфигураций, а также вариант с обработкой «Групповое изменение реквизитов», который подходит, когда объектов слишком много для ручной пометки.

Подготовка: резервная копия и монопольный режим

Удаление документов — необратимая операция. Если после очистки выяснится, что были нужны остатки, взаиморасчёты или данные для отчётности, восстановить их можно только из копии. Поэтому первый шаг — создание архива.

Для файловой базы достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD из каталога базы при закрытой программе либо выгрузить базу через конфигуратор: «Администрирование → Выгрузить информационную базу». Для клиент-серверной базы выгрузку в файл .dt также делают через конфигуратор, а в крупных внедрениях дополнительно делают средствами СУБД.

Удаление помеченных объектов требует монопольного доступа: все пользователи должны выйти из базы, а фоновые задания — завершиться. В клиент-серверном варианте сеансы завершают через консоль кластера или команду администратору сервера 1С.

Способ 1. Пометка на удаление через список документов

Стандартный способ подходит, когда документов немного или нужно очистить конкретный вид документов. Откройте журнал нужного документа, например «Продажи → Реализация (акты, накладные)».

Выделите все строки списка сочетанием Ctrl+A и нажмите кнопку удаления (или клавишу Delete). Программа предложит пометить объекты на удаление — подтвердите. Если в списке действует отбор по периоду или организации, помечены будут только видимые документы, поэтому перед выделением снимите лишние отборы или, наоборот, настройте их осознанно.

Пометка на удаление не стирает данные: документ остаётся в базе, его движения по регистрам продолжают существовать до физического удаления. Это даёт время проверить, всё ли помечено правильно.

Способ 2. Групповая обработка «Пометка на удаление»

Когда документов тысячи, удобнее обработка «Групповое изменение реквизитов» (в типовых конфигурациях: «Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов») либо типовая обработка «Поиск и удаление дублей» не подходит — нужна именно пометка.

В обработке выберите тип объекта «Документы», при необходимости конкретный вид, добавьте отбор по дате или организации. В списке изменяемых реквизитов найдите служебный реквизит «Пометка удаления» и установите значение «Истина». Выполните обработку — все документы, попавшие под отбор, будут помечены.

Если конфигурация нестандартная или обработка недоступна, используют универсальную обработку «Групповая обработка справочников и документов» с диска ИТС либо простой код во внешней обработке:

Запрос = Новый Запрос("ВЫБРАТЬ Ссылка ИЗ Документ.РеализацияТоваровУслуг");
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
    Док = Выборка.Ссылка.ПолучитьОбъект();
    Док.УстановитьПометкуУдаления(Истина);
КонецЦикла;

Такой код помечает все документы указанного вида. Запускать его следует только в копии базы сначала, чтобы убедиться в корректности отбора.

Физическое удаление помеченных объектов

После пометки всех нужных документов перейдите в раздел «Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов». Программа предложит два режима: автоматическое удаление всех помеченных объектов или выборочное — с показом списка.

Для полной очистки выбирайте автоматический режим. Система проанализирует ссылки: если на помеченный документ ссылаются другие объекты (например, счёт-фактура ссылается на реализацию), удаление такого объекта будет заблокировано, и вы увидите список мест использования.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы и завершите сеансы пользователей
2. 2
   Пометьте документы на удаление через список или групповую обработку
3. 3
   Откройте «Администрирование → Удаление помеченных объектов» в монопольном режиме
4. 4
   Запустите автоматическое удаление и дождитесь анализа ссылок
5. 5
   Разберите объекты, которые не удалились: пометьте ссылающиеся объекты и повторите
6. 6
   Проверьте результат: журналы пусты, отчёты по регистрам не показывают движений

Типичная ситуация: реализация не удаляется, потому что на неё ссылается счёт-фактура или корректировка. Решение — пометить на удаление связанные документы (счета-фактуры, корректировки, возвраты) и повторить процедуру. Обычно требуется два-три прохода, пока цепочка ссылок не будет разорвана.

Очистка движений и проверка результата

При физическом удалении документа его записи в регистрах удаляются автоматически — это гарантирует платформа. Однако если в базе ранее выполнялись нештатные операции или прямые запросы, могут остаться «осиротевшие» записи. Проверить это помогает отчёт по регистру с отбором по пустому регистратору или стандартное тестирование и исправление базы.

После очистки откройте оборотно-сальдовую ведомость или универсальный отчёт по регистрам: обороты за очищенный период должны быть нулевыми. Журналы документов должны быть пустыми, а в списке «Удаление помеченных объектов» не должно оставаться помеченных элементов.

Альтернативы полному удалению

Полная очистка документов — не всегда оптимальный путь. В ряде случаев правильнее выбрать другой сценарий.

Если цель — уменьшить размер рабочей базы, но сохранить остатки, используйте обработку свёртки вместо тотального удаления. Если нужна пустая база для нового юрлица, проще создать базу из шаблона конфигурации и перенести справочники через обработку выгрузки-загрузки.

Частые вопросы