Администрирование · 12 мин
Как настроить уведомления на почту в 1С Документооборот
Пошаговая настройка почтовых уведомлений в 1С Документооборот: учётная запись, подписки на события, бизнес-процессы, типичные ошибки и проверка отправки писем.
Почтовые уведомления в 1С Документооборот решают две задачи: сотрудник узнаёт о новой задаче или изменении документа, даже если не заходил в программу, а руководитель получает сводки по контролируемым процессам. Настройка состоит из трёх уровней: системная учётная запись для отправки писем, регламентное задание, которое формирует и отправляет уведомления, и подписки пользователей на события. Если пропустить любой из уровней, письма просто не будут уходить или не будут формироваться.
В статье разобрана настройка для типовых конфигураций «1С:Документооборот» редакций 2.1 и 8 КОРП/ПРОФ — в них логика уведомлений одинакова, отличается расположение отдельных команд в интерфейсе. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права администратора системы и данные корпоративного почтового сервера: адрес SMTP-сервера, порт, логин и пароль ящика, с которого будут отправляться письма.
Важный нюанс: уведомления о задачах и уведомления об изменениях объектов — это разные механизмы. Первые работают через бизнес-процессы и отправку задач по почте, вторые — через подписки на события. Ниже оба варианта разобраны по отдельности, чтобы вы могли включить только то, что нужно.
Подготовка: что понадобится перед настройкой
Для отправки писем 1С Документооборот использует отдельный почтовый ящик — системную учётную запись. Это может быть служебный ящик на корпоративном почтовом сервере (например, на базе Exchange, Postfix или MDaemon) либо ящик на публичном сервисе, если политика безопасности компании это допускает. Запросите у почтового администратора: адрес SMTP-сервера, порт (обычно 25, 465 или 587), тип шифрования (SSL/TLS или без), логин и пароль.
Определите, какие уведомления реально нужны. На практике востребованы три сценария: уведомление исполнителю о новой задаче, уведомление автору процесса о завершении или отклонении, подписка на изменения конкретных документов (например, входящих писем по контрагенту). Попытка включить всё сразу приводит к «почтовому шуму»: пользователи получают десятки писем в день и начинают их игнорировать.
Проверьте, что в базе включены регламентные задания и сервер 1С имеет доступ к SMTP-серверу по сети. Если база файловая, регламентные задания выполняются только пока запущен сеанс с соответствующими настройками — это частая причина «молчания» уведомлений в небольших организациях.
Шаг 1. Создание системной учётной записи почты
Откройте раздел «Настройка и администрирование» (в некоторых версиях — «Администрирование») и перейдите в «Учётные записи электронной почты». Создайте новую учётную запись и заполните поля: наименование (например, «Системные уведомления»), адрес электронной почты, отображаемое имя отправителя. Именно это имя увидят получатели в поле «От кого».
На вкладке настроек сервера укажите SMTP-сервер, порт и способ шифрования. Если сервер требует аутентификацию, введите логин и пароль. Для ящиков с двухфакторной аутентификацией (типично для публичных сервисов) потребуется пароль приложения, а не основной пароль ящика — уточните это у почтового администратора.
После сохранения нажмите «Проверить настройки» или аналогичную команду отправки тестового письма. Если проверка завершилась ошибкой, запомните её текст: «неверный логин или пароль» указывает на проблему аутентификации, «тайм-аут» или «сервер не отвечает» — на сетевую недоступность или неверный порт.
- 1Откройте «Настройка и администрирование» → «Учётные записи электронной почты»
- 2Создайте запись: укажите адрес, имя отправителя, SMTP-сервер и порт
- 3Включите нужный тип шифрования и введите логин с паролем
- 4Отметьте, что учётная запись используется для отправки системных уведомлений
- 5Нажмите «Проверить настройки» и убедитесь, что тестовое письмо отправлено
Шаг 2. Включение регламентного задания отправки уведомлений
Уведомления формируются и отправляются не мгновенно, а по расписанию — этим занимается регламентное задание. Откройте «Настройка и администрирование» → «Обслуживание» → «Регламентные и фоновые задания» (или «Регламентные операции» в разделе настроек программы). Найдите задания, связанные с уведомлениями: в типовой поставке это «Отправка уведомлений» и «Формирование уведомлений» (названия могут немного отличаться между редакциями).
Включите оба задания и задайте расписание. Для уведомлений о задачах разумный интервал — каждые 5–15 минут: чаще нагружает сервер без заметной пользы, реже — пользователи узнают о задачах с опозданием. Задание формирования уведомлений обычно запускают ежедневно, оно собирает события за период и готовит сводки.
После включения проверьте, что задания реально выполняются: в списке фоновых заданий должны появляться завершённые сеансы без ошибок. Если задание завершается с ошибкой, её текст виден в журнале регистрации — чаще всего это недоступность почтового сервера или незаполненная системная учётная запись.
Шаг 3. Настройка подписок пользователей на события
Подписки определяют, кто и о чём получает письма. В разделе «Настройка» откройте «Подписки на события» (или «Настройка уведомлений»). Здесь можно создать подписку для конкретного пользователя или группы: выбрать вид события (создание, изменение, согласование, отказ), тип объекта (внутренние документы, входящие, исходящие, задачи) и при необходимости отбор — например, только документы по определённому виду или подразделению.
Для каждой подписки укажите способ доставки — по электронной почте — и адресатов. Если адресатом является пользователь информационной базы, письмо уйдёт на адрес, указанный в его карточке пользователя. Проверьте, что у всех нужных сотрудников в карточках заполнен адрес электронной почты: пустой адрес — вторая по частоте причина «не приходят уведомления».
Уведомления о новых задачах
Чтобы исполнитель получал письмо при постановке задачи, в настройках подписки выберите событие постановки задачи бизнес-процесса. В ряде редакций есть отдельная настройка «Уведомлять исполнителей о новых задачах по почте» в общих настройках программы — проверьте оба места. Письмо обычно содержит тему задачи, автора, срок и ссылку для перехода в базу (при настроенной публикации веб-доступа).
Сводные уведомления
Если пользователь получает много задач, вместо письма на каждое событие настройте сводное уведомление — одно письмо с перечнем событий за период. Это снижает нагрузку на почтовый ящик и повышает шанс, что уведомления будут читать. Частоту сводки задают в настройках подписки или в параметрах регламентного задания формирования уведомлений.
Шаг 4. Уведомления внутри бизнес-процессов
Помимо общих подписок, уведомления можно встроить в конкретный бизнес-процесс: согласование, рассмотрение, исполнение. В настройках процесса или его шаблона есть параметры оповещения участников — об исполнении, об отказе, о завершении процесса. Включите нужные флажки и выберите способ уведомления «по почте».
Этот вариант удобен, когда правила различаются по процессам: например, автору договора нужно письмо о результате согласования, а по процессу ознакомления с приказом — только исполнителю. Настройки процесса имеют приоритет над общими подписками, поэтому не дублируйте одно и то же уведомление в обоих механизмах — иначе пользователь получит два письма об одном событии.
Для нетиповых сценариев (например, уведомление внешнего адресата при регистрации исходящего документа) используются обработчики событий или доработки конфигурации. Это уже задача для разработчика: изменение кода без тестовой базы рискованно, поэтому сначала отработайте механизм на копии.
Проверка работы и диагностика проблем
Проверку начинайте с простого: отправьте тестовое письмо из учётной записи, затем создайте тестовую задачу на себя и дождитесь ближайшего запуска регламентного задания. Если письмо пришло — цепочка работает. Если нет, двигайтесь по цепочке от конца к началу: журнал регистрации (ошибки фоновых заданий) → состояние регламентных заданий → настройки учётной записи → адрес в карточке пользователя.
Полезно знать, где искать очередь неотправленных уведомлений: в типовой конфигурации есть регистр очереди уведомлений, и некоторые редакции показывают его в разделе администрирования. Скопление записей в очереди при работающем задании отправки почти всегда означает проблему с SMTP — недоступность сервера или отказ в аутентификации.
Как проверить результат
Письмо отправлено и доставлено получателю
Ошибка аутентификации или тайм-аут соединения
В истории фоновых заданий — регулярные успешные выполнения
Задание не запускается или завершается с ошибкой
Пришло в течение интервала расписания
Письма нет, в журнале регистрации ошибки отправки
У всех получателей заполнен e-mail
У части пользователей адрес пустой или с опечаткой
Ограничения и альтернативы почтовым уведомлениям
Почтовые уведомления — односторонний канал: по письму нельзя выполнить задачу, если не настроен веб-доступ или тонкий клиент по ссылке. Также учитывайте лимиты почтовых серверов на число отправлений в час: при массовом запуске процессов (например, ознакомление сотен сотрудников с приказом) письма могут задерживаться или блокироваться сервером как массовая рассылка.
Альтернативы внутри экосистемы 1С: встроенный показ оповещений в сеансе пользователя, система взаимодействия (обсуждения) и мобильный клиент Документооборота с push-уведомлениями. Практичная схема для большинства организаций — сочетание: срочные события (новая задача, отказ в согласовании) отправлять на почту, а массовые информационные события оставлять внутри программы.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Рабочая схема уведомлений в 1С Документооборот строится из трёх звеньев: системная учётная запись почты, активные регламентные задания и корректные подписки пользователей с заполненными адресами. Проверяйте цепочку тестовым письмом и журналом регистрации, избегайте избыточных подписок и не дорабатывайте типовые механизмы без резервной копии.
Часто задаваемые вопросы
Уведомления настроены, но письма не приходят. С чего начать?
Проверьте по порядку: отправляется ли тестовое письмо из учётной записи, включены ли регламентные задания формирования и отправки уведомлений, заполнен ли адрес в карточке пользователя, есть ли ошибки в журнале регистрации. В файловой базе дополнительно убедитесь, что запущен сеанс, выполняющий регламентные задания.
Можно ли получать одно сводное письмо вместо множества отдельных?
Да. В настройках подписок и параметрах формирования уведомлений предусмотрен сводный режим: события накапливаются за период и отправляются одним письмом со списком. Это рекомендуемый вариант для пользователей с большим числом задач.
Почему письма попадают в спам у получателей?
Типичные причины: отправка с ящика, у домена которого не настроены SPF/DKIM-записи, подозрительное имя отправителя, массовая рассылка за короткое время. Решение — на стороне почтовой инфраструктуры: попросите администратора почты настроить подписи домена и используйте осмысленное имя отправителя.
Можно ли отправлять уведомления на несколько адресов одного сотрудника?
Штатно письмо уходит на адрес из карточки пользователя. Если нужны дополнительные адреса, варианты — правило пересылки на стороне почтового сервера или доработка конфигурации. Первый вариант проще и не требует изменения программы.
Работают ли уведомления, если пользователь не заходит в 1С?
Да, отправка не зависит от сеанса получателя: достаточно, что работает сервер 1С (или сеанс-исполнитель заданий в файловой базе) и доступен SMTP-сервер. Пользователь получит письмо в обычном почтовом клиенте.
Отличается ли настройка в редакциях КОРП и ПРОФ?
Базовая механика одинакова: учётная запись, регламентные задания, подписки. Различия — в расположении команд меню и в том, что часть расширенных сценариев (например, гибкие настройки процессов) может отсутствовать в младших редакциях. Ориентируйтесь на документацию к своей версии конфигурации.