Администрирование · 11 мин
Настройка почты в 1С:Документооборот: пошаговая инструкция
Как настроить почту в 1С:Документооборот: подключение учётной записи, IMAP и SMTP, встроенная почта, обработка писем, типичные ошибки и их решение.
Электронная почта в 1С:Документооборот — это не просто почтовый клиент внутри системы, а полноценный инструмент работы с входящей и исходящей корреспонденцией. Письма можно превращать в задачи, привязывать к документам, проектам и бизнес-процессам, автоматически регистрировать в журнале входящих. Но до этого почту нужно правильно подключить и настроить.
Система поддерживает два механизма работы с почтой: встроенную почту (полноценный клиент внутри 1С) и лёгкую почту (облегчённый режим для быстрой отправки писем из карточек объектов). Выбор механизма определяет, какие возможности получат пользователи и какая настройка потребуется администратору.
Ниже разобраны подготовка учётной записи, подключение по IMAP/SMTP, настройка встроенной и лёгкой почты, правила обработки писем, типичные ошибки и способы проверки результата. Инструкция применима к конфигурации «1С:Документооборот» редакции КОРП и ПРОФ; в базовых версиях часть функций может быть ограничена.
Подготовка: что нужно до начала настройки
Перед подключением убедитесь, что у вас есть корпоративный или внешний почтовый ящик с доступом по протоколам IMAP и SMTP. Большинство корпоративных серверов (Exchange, Kerio, почтовые сервисы хостеров) поддерживают оба протокола. Понадобятся: адрес ящика, пароль (или пароль приложения), адреса серверов входящей и исходящей почты, порты и тип шифрования.
Уточните у администратора почтового сервера точные параметры подключения. Типичные варианты: IMAP — порт 993 с SSL, SMTP — порт 465 с SSL или 587 с STARTTLS. Ошибка в порте или типе шифрования — самая частая причина, по которой почта «не подключается», хотя логин и пароль верные.
Отдельный момент — почтовые сервисы с двухфакторной аутентификацией. Для них обычный пароль ящика не подойдёт: нужно сгенерировать отдельный пароль приложения в настройках безопасности почтового аккаунта. Это актуально для большинства публичных почтовых сервисов.
Включение почтовых механизмов в системе
Настройка начинается с раздела «Настройка и администрирование» → «Настройка программы» → «Почта». Здесь включаются функциональные опции: «Использовать встроенную почту» и «Использовать легкую почту». Можно включить обе — они не конфликтуют, а дополняют друг друга.
Лёгкая почта предназначена для быстрой отправки писем из карточек документов, задач и контрагентов без полноценного почтового интерфейса. Встроенная почта — это полноценный клиент: папки, входящие и исходящие, правила обработки, привязка писем к объектам системы. Если сотрудники ведут переписку с контрагентами и регистрируют письма как документы, встроенная почта обязательна.
Сравнение вариантов
Подходит для быстрой отправки писем из карточек объектов. Не хранит полную историю переписки в системе, нет папок и правил обработки.
Полноценный клиент с папками, учётными записями, правилами и привязкой писем к документам и процессам. Требует больше настройки и ресурсов сервера.
Почта живёт отдельно от 1С. Удобно пользователям, но письма не связаны с документооборотом, регистрацию корреспонденции придётся делать вручную.
Создание учётной записи: IMAP и SMTP
При включённой встроенной почте перейдите в раздел «Почта» и создайте новую учётную запись. Мастер предложит два режима: автоматическое определение параметров по адресу ящика и ручная настройка. Автоматика срабатывает не всегда, поэтому надёжнее сразу переходить к ручному вводу.
В ручном режиме укажите: имя учётной записи (отображается у пользователей), адрес электронной почты, имя отправителя для подписи в письмах. Затем параметры серверов: для входящей почты — протокол IMAP, адрес сервера, порт, шифрование SSL, логин и пароль; для исходящей — адрес SMTP-сервера, порт, тип шифрования и признак необходимости аутентификации на SMTP.
Обратите внимание на поле логина: на многих серверах логином является полный адрес ящика, на некоторых — только часть до символа «@». Если подключение отклоняется с ошибкой аутентификации при верном пароле, проверьте именно этот вариант.
- 1Включите опции «Использовать встроенную почту» в настройках программы
- 2Создайте учётную запись в разделе «Почта» с ручным вводом параметров
- 3Укажите IMAP-сервер: адрес, порт 993, SSL, логин и пароль
- 4Укажите SMTP-сервер: адрес, порт 465 или 587, шифрование, аутентификация
- 5Сохраните запись и выполните проверку подключения из карточки учётной записи
- 6Отправьте тестовое письмо на внешний адрес и ответьте на него для проверки получения
Настройка встроенной почты и правил обработки
После подключения учётной записи откройте список учётных записей пользователя и назначьте основную — она будет использоваться по умолчанию при создании писем. Каждый пользователь может подключить несколько учётных записей: личную и общие ящики подразделения.
Для общих ящиков (например, info@ или канцелярия) настройте права доступа: в карточке учётной записи укажите пользователей или группы, которым разрешено читать и отправлять письма с этого адреса. Без выдачи прав общий ящик увидит только его владелец.
Правила обработки писем позволяют автоматизировать рутину: раскладывать входящие по папкам, помечать письма от ключевых контрагентов, автоматически связывать письмо с проектом или документом по теме и отправителю. Правила создаются в разделе настроек встроенной почты и срабатывают при получении новых писем.
Для автоматической загрузки почты настройте регламентное задание получения и отправки писем. В файловом режиме работы получение происходит при действиях пользователя или по расписанию внутри сеанса; в клиент-серверном — через регламентные задания на сервере. Проверьте, что задание активно и выполняется без ошибок в журнале регистрации.
Настройка лёгкой почты
Лёгкая почта настраивается быстрее: в разделе «Настройка и администрирование» → «Почта» → «Легкая почта» создайте учётную запись и укажите только параметры SMTP-сервера — для отправки этого достаточно. Получение писем в лёгкой почте не предусмотрено.
Такой вариант удобен, когда сотрудникам нужно отправлять документы контрагентам прямо из карточки документа, а входящая переписка ведётся в обычном почтовом клиенте. Письмо, отправленное через лёгкую почту, сохраняется в истории взаимодействия с объектом.
Если планируется массовая отправка уведомлений из бизнес-процессов (например, оповещения о задачах), убедитесь, что SMTP-сервер не ограничивает частоту отправки. Многие публичные сервисы блокируют ящик при резком росте исходящего трафика — для уведомлений лучше выделить отдельный технический ящик.
Проверка работы и типичные ошибки
После настройки выполните полный цикл проверки: отправьте письмо из 1С на внешний адрес, убедитесь, что оно доставлено, ответьте на него и проверьте, что ответ появился во входящих встроенной почты. Проверьте также, что вложения открываются и письмо корректно отображается у получателя.
Как проверить результат
Письмо доставлено получателю в течение нескольких минут
Письмо зависло в исходящих или вернулась ошибка SMTP
Новые письма появляются в папке «Входящие» после обновления
Папка пустая, в журнале регистрации ошибки подключения к IMAP
Имя отправителя и вложения отображаются корректно
Кракозябры в теме, битые вложения, письмо попадает в спам
Задание выполняется по расписанию без ошибок
В журнале регистрации ошибки аутентификации или таймауты
Если письма отправляются, но попадают у получателей в спам, проблема обычно не в 1С, а в настройках почтового домена: проверьте записи SPF, DKIM и DMARC для домена отправителя. Это задача администратора почтового сервера или хостинга.
При ошибках аутентификации после смены пароля ящика не забудьте обновить пароль в карточке учётной записи 1С — система не узнаёт о смене пароля автоматически и будет повторять неудачные попытки, что может привести к временной блокировке ящика почтовым сервисом.
Интеграция писем с документами и процессами
Главная ценность почты внутри документооборота — связь переписки с объектами системы. Любое письмо можно связать с документом, проектом, мероприятием или контрагентом: откройте письмо и используйте команду создания связи. Связанные письма видны в карточке объекта на закладке переписки.
Из входящего письма можно одной командой создать внутренний документ, задачу или зарегистрировать входящее письмо в журнале корреспонденции. Это сокращает ручной ввод: тема, отправитель и вложения подставляются автоматически.
Для подразделений, обрабатывающих поток входящих обращений, настройте единый сценарий: общий ящик → правила сортировки → создание задач исполнителям. Такой маршрут исключает потерю писем и делает сроки обработки контролируемыми.
Что важно запомнить
Настройка почты сводится к трём шагам: включить нужный механизм (встроенную или лёгкую почту), корректно указать параметры IMAP/SMTP с учётом портов и шифрования, проверить полный цикл отправки и получения. Большинство проблем связано с паролями приложений, портами и правами на общие ящики.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли подключить несколько почтовых ящиков одному пользователю?
Да. Во встроенной почте пользователь может иметь несколько учётных записей — личную и общие ящики подразделений. Одна из них назначается основной и используется по умолчанию, остальные выбираются при создании письма. Для общих ящиков не забудьте выдать права в карточке учётной записи.
Почему почта не подключается, хотя логин и пароль верные?
Чаще всего причины три: почтовый сервис требует пароль приложения вместо основного пароля, неверно указан порт или тип шифрования, либо файрвол блокирует исходящие соединения на порты 993/465/587. Проверяйте их в этом порядке — так быстрее локализовать проблему.
Чем встроенная почта отличается от лёгкой?
Лёгкая почта умеет только отправлять письма из карточек объектов и требует лишь настройки SMTP. Встроенная — полноценный клиент: получение по IMAP, папки, правила обработки, несколько учётных записей, связь писем с документами. Для полноценной работы с корреспонденцией нужна встроенная.
Письма отправляются, но попадают в спам у получателей. Что делать?
Проблема решается на стороне почтового домена, а не в 1С. Проверьте, что для домена настроены записи SPF, DKIM и DMARC, и что адрес отправителя не фигурирует в чёрных списках. Эти настройки выполняет администратор почтового сервера или хостинг-провайдер.
Как автоматически регистрировать входящие письма как документы?
Используйте правила обработки писем во встроенной почте: они позволяют по условиям (отправитель, тема, адресат) раскладывать письма по папкам и связывать с объектами. Создание входящего документа из письма выполняется одной командой из карточки письма — тема, отправитель и вложения подставляются автоматически.
Нужен ли отдельный ящик для автоматических уведомлений из процессов?
Желательно. Автоматические уведомления могут формировать заметный объём исходящей почты, и публичные почтовые сервисы иногда блокируют ящики при резком росте отправок. Отдельный технический ящик изолирует этот трафик и не подставляет под блокировку рабочие адреса сотрудников.