Администрирование · 10 мин
Как настроить кассира в 1С Бухгалтерии
Пошаговая настройка кассира в 1С Бухгалтерии: создание пользователя, права доступа, подключение кассы ККТ, оформление розничных продаж и типичные ошибки.
Работа кассира в 1С:Бухгалтерии строится на связке трёх элементов: учётной записи пользователя с ограниченными правами, настроенной кассы (ККТ или операционной кассы) и корректно заполненных справочников — склада, номенклатуры и цен. Если один из элементов настроен небрежно, кассир либо не сможет пробить чек, либо получит доступ к лишним данным — отчётам, банковским операциям, зарплате.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0, в типовой поставке. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика действий сохраняется. Все работы по настройке выполняются под учётной записью с правами администратора — сам кассир эти операции проводить не должен.
Что понадобится перед началом настройки
Прежде чем заводить пользователя, убедитесь, что в базе заполнены базовые данные: организация, склад (для розницы — склад с типом «Розничный магазин» или «Неавтоматизированная торговая точка»), номенклатура с ценами продажи и настройки учётной политики. Без этого кассир физически не сможет оформить продажу — документ не проведётся.
Если планируется работа с онлайн-кассой (ККТ), заранее установите драйвер фискального регистратора на рабочее место кассира и проверьте, что касса видна в операционной системе. Также понадобится действующий договор с оператором фискальных данных (ОФД) — без него чеки будут пробиваться, но не будут передаваться в налоговую, что является нарушением.
Создание пользователя и назначение прав
Откройте раздел «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи». Создайте нового пользователя, укажите имя (например, «Кассир Иванова») и задайте пароль. Для входа в программу пользователю достаточно права запуска тонкого клиента — остальные права определяются профилем группы доступа.
В карточке пользователя перейдите по ссылке «Права доступа» и включите его в профиль с минимально необходимыми правами. В типовой поставке доступны профили вроде «Продавец» или «Кассир»; если подходящего нет, создайте новый профиль в разделе «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей» → «Профили групп доступа» и добавьте туда только нужные роли: работа с розничными продажами, чеками, внесением и выемкой наличных.
Категорически не рекомендуется давать кассиру профиль «Администратор» или «Бухгалтер» «на всякий случай». Это открывает доступ к банковским выпискам, зарплатным документам, настройкам программы и возможности удалять документы. Ограничение прав — это не формальность, а защита денег и данных компании.
Настройка кассы и склада
Откройте справочник «Кассы» (раздел «Банк и касса» или «Справочники», в зависимости от настроек интерфейса). Для наличных расчётов в рознице обычно используется основная касса организации. Если торговых точек несколько, кассы можно разделить по магазинам, чтобы выручка корректно распределялась в отчётах.
Склад для розничной точки создаётся в справочнике «Склады» с типом «Розничный магазин». В карточке склада укажите тип цен продажи — именно по этим ценам кассир будет продавать товар. Если цены в справочнике не установлены или установлены по другому типу цен, при подборе товара в чек цена подставится нулевая или пустая, и продажу придётся оформлять вручную.
Для неавтоматизированной торговой точки (когда продажи вводятся итогами по дню) используется склад с соответствующим типом, а выручка оформляется документом «Отчет о розничных продажах». Выбор между автоматизированной и неавтоматизированной схемой определяет, какие документы будет использовать кассир.
Сравнение вариантов
Каждая продажа оформляется документом «Чек ККМ» в момент продажи. Подходит, когда кассир работает непосредственно в 1С с подключённой онлайн-кассой.
Продажи вводятся сводно документом «Отчет о розничных продажах» на основании Z-отчёта. Подходит, когда чеки пробиваются на автономной кассе без связи с 1С.
Подключение кассы ККТ к рабочему месту
Перейдите в «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» (или «Параметры подключаемого оборудования»). Если функциональность отключена, включите флажок «Использовать подключаемое оборудование» в настройках. Создайте новый элемент оборудования с типом «ККТ с передачей данных», выберите обработку обслуживания — обычно это драйвер, соответствующий модели вашей кассы (Атол, Штрих-М, Viki Print и другие).
После выбора драйвера нажмите «Настроить» и укажите параметры подключения: порт (COM или USB), скорость, параметры фискализации. Затем выполните «Тест устройства» — программа должна сообщить об успешном подключении и показать заводской номер кассы. Если тест не проходит, проверьте установку драйвера в операционной системе и права пользователя Windows на порт.
- 1Установите драйвер кассы на компьютер кассира и проверьте устройство в утилите драйвера
- 2В 1С включите использование подключаемого оборудования
- 3Создайте элемент оборудования типа «ККТ с передачей данных» и выберите драйвер
- 4Настройте параметры подключения и выполните тест устройства
- 5Пробейте тестовый чек на небольшую сумму и убедитесь, что он ушёл в ОФД
Настройка рабочего места кассира и продажи
Розничная продажа оформляется документом «Чек ККМ» (раздел «Продажи» → «Розничные продажи» → «Чеки»). В начале рабочего дня кассир или старший смены открывает кассовую смену — при подключённой ККТ это действие формирует отчёт об открытии смены на фискальном регистраторе.
В чеке кассир подбирает товар по штрихкоду (при подключённом сканере), по наименованию или артикулу, указывает количество и выбирает форму оплаты: наличные, платёжная карта или смешанная оплата. После проведения чека фискальные данные передаются в ОФД. В конце дня выполняется закрытие смены с формированием Z-отчёта, а в 1С автоматически создаётся «Отчет о розничных продажах», списывающий товар со склада.
Если кассир работает только со сканером и мышью, полезно настроить начальную страницу: вынести на неё список чеков и кнопку создания нового чека, чтобы сократить количество лишних переходов по меню. Это делается через «Главное меню» → «Вид» → «Настройка начальной страницы».
Проверка корректности настройки
После завершения настройки войдите в программу под учётной записью кассира и пройдите полный цикл: открытие смены, пробитие тестового чека, возврат, внесение или выемка наличных, закрытие смены. Проверьте, что кассиру недоступны лишние разделы — банк, зарплата, отчётность, настройки.
Убедитесь, что тестовый чек появился в личном кабинете ОФД, а «Отчет о розничных продажах» корректно списал товар со склада. Если чек в ОФД не появился в течение нескольких минут, проверьте интернет-соединение и статус передачи данных в настройках кассы — накопление неотправленных чеков приведёт к блокировке кассы.
Как проверить результат
Открываются только разделы продаж и кассы
Доступны банк, зарплата, администрирование
Чек пробит, данные видны в ОФД
Ошибка фискализации или чек не уходит в ОФД
Цена подставляется автоматически из установленного типа цен
Цена пустая или нулевая
Формируется Z-отчёт и «Отчет о розничных продажах»
Ошибка закрытия, товар не списывается
Типичные проблемы и их решение
Если программа не пускает кассира к документам, первым делом проверьте членство в профиле группы доступа и дату запрета редактирования — она может блокировать создание документов задним числом. Ошибка «Нет доступных касс ККМ» обычно означает, что оборудование не настроено для текущего рабочего места или драйвер не установлен.
Расхождение остатков по складу после закрытия смены чаще всего связано с ручным изменением чеков администратором или с продажей товара, которого нет на остатках. Включите контроль остатков при проведении чеков, чтобы кассир не мог продать отсутствующий товар, — это снижает количество ручных исправлений в конце месяца.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли настроить кассира без покупки дополнительных лицензий?
Учётная запись пользователя внутри базы создаётся бесплатно, но для одновременной работы нескольких пользователей требуются клиентские лицензии 1С на соответствующее число рабочих мест. Если кассир работает один в файловой базе, дополнительных лицензий обычно не нужно.
Чем отличается кассир в 1С:Бухгалтерии от кассира в 1С:Рознице?
В «Бухгалтерии» розничные продажи — вспомогательный функционал с базовым набором документов. «Розница» предлагает специализированное рабочее место кассира (РМК), скидки, дисконтные карты и расширенные отчёты. Для полноценной торговой точки с большим потоком покупателей «Розница» удобнее.
Нужно ли кассиру открывать смену, если касса автономная?
Если чеки пробиваются на автономной кассе без подключения к 1С, в программе смена не открывается — продажи вводятся итогами дня документом «Отчет о розничных продажах» на основании Z-отчёта с кассы.
Как удалить ошибочно пробитый чек?
Фискальный чек удалить нельзя — данные уже переданы в ОФД и налоговую. Оформите документ возврата на основании чека продажи. Пометка на удаление исходного чека в 1С создаст расхождение между учётом и фискальными данными.
Может ли один кассир работать на нескольких торговых точках?
Да, если для каждой точки настроены свои склад и касса. Кассир при создании чека выбирает нужный склад. Удобно завести отдельные кассы по магазинам, чтобы выручка корректно распределялась в отчётах.
Что делать, если забыт пароль кассира?
Администратор базы может сбросить пароль в карточке пользователя: «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи». Сам кассир изменить или восстановить пароль без прав администратора не может.
Что важно запомнить
Кассиру создают отдельного пользователя с минимальным профилем доступа, настраивают склад с типом цен и кассу, подключают ККТ через подключаемое оборудование и обязательно проверяют полный цикл: открытие смены, чек, возврат, закрытие. Прав администратора и общих учётных записей быть не должно.