Администрирование · 12 мин
Как настроить электронную почту в 1С:ЗУП
Пошаговая настройка электронной почты в 1С:ЗУП: системная и личные учётные записи, SMTP, IMAP и POP3, OAuth для Gmail и Яндекс, проверка отправки и решение типичных ошибок.
Электронная почта в 1С:ЗУП используется для отправки работникам расчётных листков, уведомлений о задачах, оповещений о согласовании документов и обмена сообщениями из самой программы. Без корректно настроенной учётной записи рассылка расчётных листков не запустится, а уведомления останутся в очереди. Настройка занимает 10–15 минут, если заранее подготовить параметры почтового сервера.
Перед началом работы уточните у почтового провайдера или системного администратора адреса серверов входящей и исходящей почты, порты и способ шифрования. Для корпоративной почты эти данные обычно выдаёт IT-отдел, для публичных сервисов (Яндекс, Mail.ru, Google, Rambler) они определяются автоматически, но могут потребоваться дополнительные действия — например, создание пароля приложения.
В 1С:ЗУП существует два уровня почтовых настроек: системная учётная запись, от имени которой программа отправляет служебные уведомления, и личные учётные записи пользователей для работы со встроенным почтовым клиентом. Ниже разобраны оба сценария, а также особенности популярных почтовых сервисов и типичные ошибки подключения.
Что подготовить перед настройкой
Минимальный набор данных — адрес почтового ящика и пароль. Для большинства публичных сервисов 1С подставит параметры серверов автоматически, но для корпоративной почты или нестандартных конфигураций понадобятся: адрес SMTP-сервера (исходящая почта), адрес сервера входящей почты (IMAP или POP3), порты обоих серверов и тип защищённого соединения (SSL/TLS).
Стандартные порты, которые чаще всего используются: для SMTP с SSL — 465, для IMAP с SSL — 993, для POP3 с SSL — 995. Если порт 465 не работает, некоторые провайдеры используют 587 с шифрованием STARTTLS. Эти значения нужно брать из документации вашего почтового сервиса, а не подбирать случайно.
Отдельно проверьте, не включена ли в почтовом ящике двухфакторная аутентификация. При её наличии обычный пароль от ящика не подойдёт: потребуется сгенерировать отдельный пароль приложения в настройках безопасности почтового сервиса. Это правило действует для Яндекс.Почты, Gmail и ряда корпоративных систем.
Настройка системной учётной записи для служебных рассылок
Системная учётная запись — это ящик, от имени которого 1С:ЗУП отправляет автоматические уведомления: сообщения о задачах, оповещения о согласовании, рассылку расчётных листков. Она одна на всю информационную базу.
Откройте раздел «Администрирование» → «Органайзер» и установите флажок «Электронная почта», если он ещё не включён. Затем перейдите по ссылке «Системная учётная запись электронной почты». В открывшейся форме укажите адрес электронной почты и имя отправителя — именно его увидят получатели в поле «От кого».
В блоке «Использовать для» отметьте назначение записи: для получения почты, для отправки или для обоих действий. Введите пароль и нажмите «Далее». Если программа определила настройки серверов автоматически, останется только проверить их. Если нет — перейдите к ручному указанию параметров, как описано в следующем разделе.
- 1Откройте «Администрирование» → «Органайзер» и включите «Электронная почта»
- 2Перейдите в «Системная учётная запись электронной почты»
- 3Введите адрес, имя отправителя и пароль (или пароль приложения)
- 4Проверьте или укажите вручную серверы SMTP и IMAP/POP3 с портами
- 5Нажмите «Проверить настройки» и дождитесь успешной отправки тестового письма
Ручная настройка серверов SMTP, IMAP и POP3
Если автоматическое определение не сработало, в форме настройки откройте расширенные параметры и заполните поля вручную. Для исходящей почты укажите сервер SMTP, порт и включите защищённое соединение SSL. Для входящей почты выберите протокол: IMAP хранит письма на сервере и синхронизирует папки, POP3 скачивает письма в программу.
Для рабочего места расчётчика обычно удобнее IMAP: письма остаются доступны и в веб-интерфейсе ящика, и в 1С. POP3 оправдан, если почту нужно забирать в одну программу и не хранить на сервере, но тогда при переустановке 1С или смене компьютера историю переписки восстановить сложнее.
| Параметр | SMTP (отправка) | IMAP (получение) | POP3 (получение) |
|---|---|---|---|
| Типовой порт с SSL | 465 | 993 | 995 |
| Альтернативный порт | 587 (STARTTLS) | 143 (без SSL, нежелательно) | 110 (без SSL, нежелательно) |
| Где хранятся письма | — | На сервере | Скачиваются в программу |
| Когда выбирать | Всегда для отправки | Работа с почтой с нескольких устройств | Один компьютер, локальный архив |
После заполнения полей обязательно нажмите кнопку проверки настроек. 1С отправит тестовое письмо на тот же адрес и попытается его получить. Успешная проверка — признак того, что и отправка, и приём работают. Текст ошибки при неудаче обычно содержит код ответа сервера, по которому можно определить причину.
Настройка личной почты пользователей
Помимо системной записи, каждый пользователь 1С:ЗУП может подключить свой рабочий ящик и пользоваться встроенным почтовым клиентом: получать письма, отвечать, прикреплять документы из базы. Это удобно кадровикам и расчётчикам, которые ведут переписку с сотрудниками.
Откройте раздел «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройка учётных записей электронной почты» либо перейдите в почту через «Ещё» → «Электронная почта» и выберите «Настроить учётную запись». Дальнейшие шаги аналогичны системной записи: адрес, пароль, автоматическое или ручное определение серверов, проверка.
Для каждого пользователя можно задать подпись письма и настроить, кому доступна эта учётная запись — только владельцу или группе сотрудников. Общий ящик отдела кадров имеет смысл подключать как отдельную запись с доступом для нескольких пользователей, а не вводить его пароль на каждом рабочем месте.
Особенности Яндекс.Почты, Gmail и Mail.ru
Яндекс.Почта требует включить доступ почтовым клиентам в настройках ящика (раздел «Почтовые программы») и при включённой двухфакторной аутентификации — создать пароль приложения. Обычный пароль в этом случае будет отклонён с ошибкой авторизации, хотя сам ящик работает.
Gmail не принимает обычный пароль от сторонних приложений. Потребуется либо пароль приложения (доступен при включённой двухэтапной аутентификации), либо OAuth-авторизация, если ваша версия платформы 1С её поддерживает. В свежих версиях платформы при указании адреса Gmail программа предлагает авторизоваться через браузер — это предпочтительный и безопасный способ.
Mail.ru и сервисы на его платформе (bk.ru, list.ru, inbox.ru) также используют пароли приложений: внешний пароль создаётся в разделе «Пароль и безопасность» настроек ящика. Без него подключение завершится ошибкой аутентификации.
Как выбрать способ авторизации
Отправка расчётных листков по электронной почте
После настройки системной учётной записи становится доступна рассылка расчётных листков. В форме документа или обработки расчёта зарплаты выберите команду отправки расчётных листков по e-mail. Программа сформирует отдельные письма для каждого сотрудника, у которого в карточке указан адрес электронной почты.
Проверьте заранее, что адреса заполнены в карточках физических лиц — это самая частая причина «неработающей» рассылки. Сотрудники без адреса просто не попадут в список получателей, и программа не всегда явно об этом сообщает. Перед массовой отправкой сделайте тестовую рассылку на 2–3 адреса и убедитесь, что вложение открывается и данные в нём корректны.
Расчётный листок содержит персональные данные и сведения о доходах. Используйте для рассылки корпоративный или защищённый ящик, контролируйте список получателей и при возможности включайте шифрование или пароль на вложение, если это предусмотрено вашей версией конфигурации и внутренними регламентами.
Проверка результата и устранение ошибок
Базовая проверка — кнопка «Проверить настройки» в форме учётной записи. Программа последовательно тестирует отправку и получение. Если оба этапа завершились успешно, настройка считается рабочей. Дополнительно отправьте реальное письмо из встроенного клиента на внешний адрес и убедитесь, что оно дошло и не попало в спам.
Если проверка не проходит, читайте текст ошибки внимательно. Сообщение вида «Authentication failed» или код 535 указывает на проблему с паролем или запрет доступа приложениям. Ошибки соединения и таймауты чаще означают неверный порт, отключённое SSL или блокировку со стороны антивируса и сетевого экрана.
Когда настройки заведомо верны, но соединение не устанавливается, временно проверьте, не блокирует ли антивирус почтовый трафик, и убедитесь, что компьютер с 1С имеет доступ в интернет по нужным портам. В клиент-серверном варианте работы отправку выполняет сервер 1С — значит, доступ к почтовому серверу нужен именно с него, а не с компьютера пользователя.
Как проверить результат
Оба этапа — отправка и получение — завершены успешно
Ошибка авторизации или таймаут соединения
Письмо доставлено, не попало в спам, вложение открывается
Письмо не дошло или помечено как спам
Все сотрудники с заполненным e-mail получили листки
Часть сотрудников отсутствует в списке получателей
Если самостоятельно устранить ошибку не удаётся, зафиксируйте точный текст сообщения, скриншот настроек (без пароля) и версию платформы — с этим набором системный администратор или специалист по 1С найдёт причину значительно быстрее.
Что важно запомнить
Системная учётная запись настраивается в «Администрирование» → «Органайзер» и обслуживает служебные рассылки, личные записи — через настройку учётных записей почты. Для сервисов с двухфакторной защитой используйте пароли приложений или OAuth, а после настройки всегда выполняйте проверку отправкой тестового письма.
Частые вопросы
Какой порт указывать для SMTP в 1С:ЗУП?
Для соединения с SSL чаще всего используется порт 465, для STARTTLS — 587. Точное значение зависит от почтового провайдера: сверьте его с документацией сервиса или данными IT-отдела. При сомнениях попробуйте 465 с включённым SSL — этот вариант работает у большинства публичных сервисов.
Почему 1С пишет «Ошибка аутентификации», хотя пароль верный?
Наиболее вероятные причины: включённая двухфакторная аутентификация (нужен пароль приложения), запрет доступа почтовых программ в настройках ящика или требование сервиса использовать OAuth вместо пароля. Проверьте эти три пункта в настройках безопасности самого почтового ящика.
Можно ли настроить разные ящики для разных пользователей?
Да. Системная учётная запись одна на базу, но каждый пользователь может подключить личную учётную запись через настройку учётных записей электронной почты. Для общего ящика отдела создаётся отдельная запись с доступом для группы пользователей.
Рассылка расчётных листков не доходит сотрудникам. Что проверить?
Сначала убедитесь, что в карточках физических лиц заполнены адреса электронной почты. Затем проверьте системную учётную запись кнопкой проверки настроек и отправьте тестовое письмо. Если письма уходят, но попадают в спам, настройте корректное имя отправителя и согласуйте рассылку с администратором почтового домена.
Нужен ли доступ в интернет на сервере 1С для отправки почты?
В клиент-серверном режиме служебные рассылки выполняет сервер 1С, поэтому ему нужен доступ к почтовому серверу по портам SMTP и IMAP/POP3. Если рассылка не работает только в клиент-серверном варианте, а в файловой копии работает — проверяйте сетевые разрешения именно на сервере.
Что выбрать для входящей почты — IMAP или POP3?
Для рабочих мест в 1С:ЗУП предпочтителен IMAP: письма хранятся на сервере, синхронизируются между программой и веб-интерфейсом, а при переустановке 1С переписка не теряется. POP3 оправдан только при необходимости хранить всю почту локально на одном компьютере.