Администрирование · 11 мин
Как настроить электронную почту в 1С:Документооборот
Настройка электронной почты в 1С:Документооборот: учетные записи, параметры SMTP и IMAP, легкая и встроенная почта, типичные ошибки и проверка результата.
Электронная почта в 1С:Документооборот — не дополнение, а рабочий инструмент: через неё сотрудники получают входящие письма как документы, отправляют согласования, отвечают контрагентам и получают уведомления о задачах. Без корректно настроенной учетной записи часть процессов просто не запускается: письма не загружаются, уведомления не уходят, а пользователи дублируют переписку в личных клиентах.
Настройка сводится к трём блокам: созданию учетной записи с параметрами сервера, выбору режима работы (встроенная или легкая почта) и проверке отправки и получения. Для корректной работы потребуются данные почтового сервера — адреса SMTP и IMAP/POP3, порты, тип шифрования и реквизиты доступа. Эти параметры выдает администратор почтового сервера или почтовый провайдер.
Ниже — полный порядок настройки с проверкой результата и разбором типичных ошибок. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Документооборот; названия пунктов меню могут незначительно отличаться между редакциями, но логика настройки одинакова.
Что подготовить перед настройкой
До открытия программы соберите параметры почтового ящика. Обычно они совпадают с настройками, которые используются в обычном почтовом клиенте вроде Outlook или Thunderbird. Минимальный набор: адрес ящика, пароль (или пароль приложения), адреса серверов входящей и исходящей почты, порты и тип шифрования.
Обратите внимание на пароли приложений. Многие публичные почтовые сервисы (Яндекс, Mail.ru, Google) не позволяют подключаться из внешних программ по основному паролю — требуется отдельный пароль приложения, который создается в настройках безопасности ящика. Если использовать обычный пароль, 1С будет стабильно получать отказ в аутентификации, хотя реквизиты выглядят верными.
Также уточните у администратора, разрешён ли доступ к почтовому серверу с сервера 1С или с рабочих станций пользователей. В корпоративной сети порты SMTP (обычно 25, 465 или 587) и IMAP (143 или 993) могут быть закрыты на межсетевом экране — тогда настройка упрётся в сетевой уровень, а не в программу.
Создается в настройках безопасности почтового ящика, не совпадает с основным паролем
Проверьте сетевые правила: закрытые порты дают ошибку таймаута, а не отказа в доступе
Обычному пользователю доступны только личные учетные записи, общие настраивает администратор
Создание учетной записи электронной почты
Откройте раздел «Настройка и администрирование» и перейдите по ссылке «Учетные записи электронной почты» (в некоторых редакциях путь: «Настройки» → «Почта» → «Учетные записи»). Нажмите «Создать». Заполните основные поля: наименование записи (удобное название, например «Общая почта отдела»), адрес электронной почты и отображаемое имя отправителя — его увидят получатели писем.
Далее укажите параметры серверов. В поле «Сервер исходящей почты (SMTP)» введите адрес сервера и порт, отметьте использование защищенного соединения SSL, если сервер его требует. Аналогично заполните сервер входящей почты: выберите протокол IMAP или POP3, укажите адрес и порт. Для 1С:Документооборот предпочтителен IMAP — он хранит письма на сервере и позволяет синхронизировать папки, тогда как POP3 забирает письма локально.
В полях «Пользователь» и «Пароль» введите реквизиты доступа. Как правило, имя пользователя совпадает с полным адресом ящика. Установите флажки «Использовать для отправки» и «Использовать для получения» — без них запись создастся, но работать не будет. Сохраните запись и нажмите «Проверить настройки учетной записи»: программа попытается подключиться к обоим серверам и сообщит о результате.
- 1Откройте «Настройка и администрирование» → «Учетные записи электронной почты» и нажмите «Создать»
- 2Заполните адрес ящика, имя отправителя и наименование записи
- 3Укажите сервер SMTP, порт и тип шифрования
- 4Укажите сервер входящей почты (IMAP предпочтительно), порт и шифрование
- 5Введите имя пользователя и пароль приложения
- 6Включите флажки «Использовать для отправки» и «Использовать для получения»
- 7Нажмите «Проверить настройки» и убедитесь, что обе проверки прошли успешно
Легкая или встроенная почта: что выбрать
1С:Документооборот поддерживает два режима работы с почтой. Легкая почта — это минимальный механизм отправки и получения писем без хранения переписки внутри программы; она подходит, если задача — только рассылка уведомлений о задачах и простая отправка документов. Встроенная почта — полноценный почтовый клиент внутри 1С: письма хранятся в базе, связываются с документами и проектами, доступны папки, правила обработки и поиск по переписке.
Выбор режима выполняется в настройках программы: «Настройка и администрирование» → «Почта» → вариант использования. Для подразделений, где письма являются частью документооборота (входящая корреспонденция, переписка по договорам), включайте встроенную почту. Если почта нужна только системе для служебных уведомлений, легкой достаточно — она проще и меньше нагружает базу.
Сравнение режимов почты
Только отправка и простое получение; подходит для уведомлений о задачах. Не хранит переписку в базе и не поддерживает папки и правила
Полноценный клиент внутри 1С: письма связаны с документами, есть папки, правила и поиск. Требует больше места в базе и настройки прав пользователей
Настройка встроенной почты для пользователей
После включения встроенной почты каждому пользователю нужно назначить учетную запись. Это делается в карточке пользователя (раздел «Настройка и администрирование» → «Пользователи») на закладке, связанной с почтой: укажите основную учетную запись для отправки и получения. Один пользователь может работать с несколькими записями — например, личной и общей ящиком отдела.
Для общих ящиков (info@, office@ и подобных) настройте ответственных за загрузку писем. В настройках учетной записи указывается пользователь, от имени которого выполняется получение, и правила распределения входящих. Проверьте, что у сотрудников есть права на чтение писем общей учетной записи — иначе письма загрузятся, но будут видны только владельцу.
Настройте периодичность получения почты. Автоматическая загрузка выполняется регламентным заданием или при обращении пользователя к папке «Входящие» — в зависимости от настроек. Если база работает в файловом режиме, регламентные задания выполняются только при запущенном сеансе с соответствующими правами, это частый источник жалоб «почта сама не приходит».
Отправка уведомлений о задачах
Отдельный сценарий — почтовые уведомления о новых задачах, сроках и событиях. Для этого используется системная учетная запись, от имени которой программа рассылает письма. Убедитесь, что она создана, включена для отправки и успешно проходит проверку: именно с неё уходят все автоматические сообщения.
Настройка видов уведомлений выполняется в разделе настроек бизнес-процессов и задач. Там можно включить подписку на события: постановка задачи, приближение срока, завершение процесса. Пользователи могут дополнительно управлять своими подписками в персональных настройках, поэтому при жалобах «не приходят уведомления» проверяйте оба уровня — общий и персональный.
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки выполните полный цикл проверки: отправьте тестовое письмо из 1С на внешний адрес, ответьте на него и убедитесь, что ответ загрузился во входящие. Проверьте, что письмо корректно отображается: тема, вложения, форматирование. Для встроенной почты дополнительно убедитесь, что письмо можно связать с документом и оно отображается в истории переписки.
Типичные ошибки делятся на три группы. Ошибки аутентификации (в тексте встречается «authentication failed», «535», «534») — неверный пароль или используется основной пароль вместо пароля приложения. Ошибки соединения (таймаут, «невозможно подключиться») — закрытые порты, неверный адрес сервера или не тот тип шифрования. Ошибки сертификата — обычно устаревшая платформа или самоподписанный сертификат корпоративного сервера, который нужно добавить в доверенные.
Как проверить результат
Обе проверки (отправка и получение) завершены успешно
Ошибка аутентификации или таймаут соединения
Письмо отправлено из 1С и доставлено на внешний адрес
Письмо остается в исходящих или возвращается с ошибкой
Ответ на тестовое письмо появился во «Входящих»
Письмо есть в веб-интерфейсе ящика, но в 1С не загружается
При постановке задачи пользователю приходит письмо
Уведомлений нет — проверяйте системную запись и подписки
Ограничения и когда привлекать специалиста
Самостоятельная настройка безопасна: ошибки в параметрах учетной записи не портят данные, а неверную запись всегда можно удалить и создать заново. Однако есть границы. Настройка корпоративного почтового сервера (Exchange, MDaemon и подобных), выпуск и установка сертификатов, открытие портов на межсетевом экране — задачи системного администратора, а не пользователя 1С.
К специалисту по 1С стоит обратиться при настройке сложных сценариев: автоматической регистрации входящих писем как документов по правилам, интеграции почты с бизнес-процессами, миграции переписки из старой системы. Эти задачи требуют доработки или тонкой настройки конфигурации, и ошибки там уже затрагивают данные.
Что важно запомнить
Настройка почты в 1С:Документооборот — это создание учетной записи с корректными параметрами SMTP/IMAP, выбор режима (легкая или встроенная почта) и проверка полного цикла отправки и получения. Большинство проблем связано с паролем приложения, портами и шифрованием, а не с самой программой.
Частые вопросы
Какой протокол выбрать: IMAP или POP3?
Для 1С:Документооборот почти всегда выбирайте IMAP: письма остаются на сервере, папки синхронизируются, переписка доступна и из 1С, и из обычного почтового клиента. POP3 оправдан только для архивных ящиков, где письма забираются один раз и серверное хранение не нужно.
Почему проверка выдает ошибку аутентификации, хотя пароль верный?
Чаще всего используется основной пароль ящика вместо пароля приложения. Зайдите в настройки безопасности почтового сервиса, создайте пароль приложения для внешних программ и укажите его в учетной записи 1С. Также проверьте, что вход по IMAP/SMTP вообще разрешен в настройках ящика.
Письма приходят в ящик, но не загружаются в 1С. Что проверить?
Проверьте три вещи: установлен ли флажок «Использовать для получения» в учетной записи, работает ли регламентное задание загрузки почты (в файловой базе нужен запущенный сеанс) и есть ли у пользователя права на чтение писем этой учетной записи.
Можно ли настроить несколько учетных записей для одного пользователя?
Да. Пользователю доступны несколько учетных записей — например, личная и общая ящик отдела. В настройках пользователя указывается основная запись для отправки по умолчанию, остальные выбираются при создании письма.
Чем встроенная почта отличается от отправки через внешний клиент?
Встроенная почта хранит переписку в базе 1С и связывает письма с документами, проектами и процессами — вся история коммуникации доступна в карточке объекта. Внешний клиент такой связи не дает: письма живут отдельно от документооборота.
Нужна ли отдельная учетная запись для уведомлений о задачах?
Формально уведомления могут отправляться от любой записи с включенной отправкой, но практично завести отдельный системный ящик (например, noreply@). Это упрощает диагностику, не засоряет рабочие ящики служебной перепиской и исключает ответы пользователей на уведомления.