Как настроить делегирование в 1С:Документооборот

Делегирование в 1С:Документооборот — это механизм передачи задач от одного сотрудника другому на определённый период или постоянно. Он незаменим, когда исполнитель уходит в отпуск, на больничный или в командировку: без настроенного делегирования задачи визирования, согласования и исполнения «зависают», а бизнес-процессы останавливаются до возвращения сотрудника.

В типовой конфигурации делегирование реализовано через справочник «Делегирование прав», который позволяет передать задачи по ролям, разделам или всем задачам целиком. Настройка выполняется пользователем с правами администратора или самим сотрудником, если ему это разрешено настройками прав. Ниже разобран порядок действий для типовой поставки 1С:Документооборот 8 редакции КОРП — в государственной редакции и редакции ПРОФ названия команд могут немного отличаться.

Перед настройкой убедитесь, что у вас есть полные права или права администратора делегирования, а замещающий сотрудник заведён в системе, активен и входит в нужные рабочие группы. Передача задачи пользователю без доступа к соответствующим документам приведёт к тому, что он увидит задачу, но не сможет открыть вложенный объект.

Что такое делегирование и чем оно отличается от замещения и передачи задач

В 1С:Документооборот существует три похожих механизма, которые часто путают. Делегирование — это системная настройка, при которой новые задачи, адресованные сотруднику, автоматически создаются для его заместителя. Передача задач — разовое действие, когда конкретные уже существующие задачи вручную переназначаются другому исполнителю. Замещение через роли исполнителей работает иначе: задача адресуется роли, и её видят все участники роли, включая заместителей.

Выбор механизма зависит от ситуации. Если сотрудник уходит в отпуск на две недели — оптимально делегирование с указанием периода. Если нужно постоянно дублировать задачи руководителя на помощника — лучше настроить роль исполнителя с несколькими участниками. Если задачи уже «зависли» в списке у отсутствующего — используйте массовую передачу задач.

Какой механизм выбрать

Делегирование прав

Отпуск, больничный, командировка. Перенаправляет новые задачи автоматически на заданный срок. Не переносит уже существующие задачи.

Передача задач вручную

Разовая ситуация или «зависшие» задачи. Требует ручного отбора и подтверждения, не действует на будущие задачи.

Роли с несколькими исполнителями

Постоянное дублирование, например секретарь и руководитель. Задачу видят все участники роли, выполнить может любой.

Подготовка: проверка прав и пользователей

Прежде чем создавать запись делегирования, проверьте три условия. Первое — у замещающего сотрудника есть действующая учётная запись, он не помечен на удаление и не находится в статусе «отсутствует» без необходимости. Второе — заместитель входит в те же рабочие группы и имеет доступ к тем же разделам, что и делегирующий: иначе задачи будут приходить, но документы не откроются. Третье — у вас есть права на создание записей делегирования.

Проверить доступ к разделам можно через отчёт «Права пользователей» или открыв карточку пользователя и просмотрев его рабочие группы. Если заместитель работает только с договорами, а делегирующий согласовывает ещё и внутренние документы, имеет смысл делегировать не все права, а выборочно по разделам — об этом ниже.

Пошаговая настройка делегирования

Основной сценарий — делегирование всех задач на время отпуска. Последовательность действий в типовой конфигурации следующая.

1. 1
   Откройте раздел «Настройка и администрирование» → «Права и настройки» → «Делегирование прав» (в некоторых версиях — «Настройки» → «Делегирование прав»).
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните поле «От кого» — пользователь, чьи задачи передаются.
3. 3
   Заполните поле «Кому» — замещающий сотрудник.
4. 4
   Выберите состав делегирования: «Все права», «По ролям» или «По разделам».
5. 5
   Укажите период действия: дату начала и окончания, либо оставьте бессрочным.
6. 6
   Установите отметку «Действует» и запишите документ.
7. 7
   Проверьте результат: создайте тестовую задачу делегирующему и убедитесь, что она появилась у заместителя.

Поле «Комментарий» стоит заполнять всегда: укажите причину («отпуск с 10 по 24 число») и основание (номер приказа). Через месяц, когда записей делегирования накопится несколько десятков, это избавит администратора от вопросов, действует ли ещё конкретная запись.

После окончания срока делегирование прекращается автоматически, если задана дата окончания — отдельно отключать его не нужно. Однако задачи, созданные в период делегирования и ещё не выполненные, останутся у заместителя: предусмотрите в регламенте их возврат или доработку.

Делегирование по ролям

Если сотрудник участвует в процессах в разных ролях — например, инициатор, согласующий и утверждающий, — можно передать только часть функций. В записи делегирования на закладке состава прав отметьте конкретные роли исполнителей. Типовой пример: финансовый директор делегирует роль «Согласование по финансовым вопросам» своему заместителю, а роль «Утверждение» оставляет за собой.

Делегирование по разделам

Вариант «по разделам» подходит, когда заместитель компетентен только в части вопросов. Например, начальник юридического отдела делегирует задачи по договорам одному юристу, а по претензионной работе — другому. Создаются две самостоятельные записи делегирования с разными получателями и разными наборами разделов.

Особые права: подписание и доступ к грифам

Отдельного внимания заслуживают задачи, требующие усиленной квалифицированной подписи. Делегирование передаёт задачу, но не передаёт сертификат электронной подписи: заместитель физически не сможет подписать документ сертификатом отсутствующего руководителя. Если в период отпуска планируется подписание, заранее выпустите сертификат на заместителя и настройте его права подписания в соответствующих видах документов.

Аналогично обстоит дело с документами с грифом ограничения доступа. Если заместителю не предоставлен доступ к соответствующему грифу, делегированная задача окажется для него неисполнимой. Проверьте настройки доступа к грифам до начала периода делегирования.

Как передать уже существующие задачи

Для задач, которые «зависли» до включения делегирования, используйте перенаправление. В списке «Мои задачи» или в форме «Задачи пользователя» (доступна администратору) выделите нужные задачи, нажмите «Перенаправить», укажите нового исполнителя и при необходимости комментарий. Система зафиксирует факт перенаправления в истории выполнения задачи.

При массовой передаче — например, при увольнении сотрудника — удобнее открыть список всех задач с отбором по исполнителю, выделить их списком и перенаправить одним действием. Перед увольнением сотрудника обязательно выполните эту процедуру до блокировки его учётной записи, иначе задачи останутся назначенными неактивному пользователю.

Проверка результата и контроль в период делегирования

После настройки выполните контрольную проверку, не дожидаясь реального документа. Попросите коллегу запустить тестовый процесс согласования, где исполнителем назначен делегирующий сотрудник, и убедитесь, что задача появилась в списке заместителя, открывается вложенный документ и доступны кнопки выполнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Появление задачи у заместителя

Норма

Новая задача видна в списке «Мои задачи» заместителя сразу после старта процесса

Тревожный признак

Задача появилась у делегирующего — запись делегирования неактивна или не тот состав прав

Открытие документа из задачи

Норма

Документ открывается, поля доступны для редактирования или ознакомления

Тревожный признак

Ошибка доступа — заместитель не входит в рабочую группу или нет прав на гриф

История после возврата

Норма

По окончании срока новые задачи снова идут делегирующему

Тревожный признак

Задачи продолжают уходить заместителю — не задана дата окончания, запись действует бессрочно

В период делегирования контролируйте сроки исполнения через стандартные отчёты по задачам и дисциплине исполнения. Если заместитель перегружен, задачи можно перенаправить дальше, но цепочек делегирования «заместитель делегирует дальше» лучше избегать — при неисполнении становится невозможно установить ответственного.

Удобно завести внутренний регламент: сотрудник перед отпуском сам создаёт (или просит создать) запись делегирования и прикладывает её к заявлению на отпуск. Тогда настройка не зависит от памяти администратора, а ответственность за «зависшие» задачи закреплена за делегирующим.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем решается аудитом списка «Делегирование прав»: периодически отбирайте действующие записи, сверяйте с графиком отпусков и закрывайте «забытые» бессрочные делегирования. Достаточно делать это раз в месяц или при каждом изменении штатного расписания.

Частые вопросы

Может ли сотрудник сам настроить себе делегирование?

Да, если в настройках прав разрешено пользователям управлять своим делегированием. Обычно доступ к справочнику ограничивают администраторами и руководителями, а рядовым сотрудникам дают возможность только просматривать действующие записи. Конкретное поведение зависит от настроенных профилей групп доступа.

Что происходит с задачами, если у заместителя тоже настроено делегирование?

В типовой логике задача передаётся непосредственному получателю записи делегирования. Цепочки «делегирование делегирования» не рекомендуются: при сбое сложно определить, кто фактически должен выполнить задачу. Если заместитель тоже отсутствует, корректнее изменить исходную запись делегирования, указав другого получателя.

Как срочно отключить делегирование раньше срока?

Откройте запись в справочнике «Делегирование прав» и снимите отметку «Действует» либо измените дату окончания на текущую. Новые задачи сразу начнут поступать исходному исполнителю. Уже созданные у заместителя задачи при этом не переносятся — их перенаправьте вручную при необходимости.

Видит ли делегирующий сотрудник задачи, ушедшие заместителю?

Делегированные задачи создаются на имя заместителя и отображаются в его списке. Делегирующий может увидеть ход процесса через карточку документа и историю бизнес-процесса, если у него есть доступ к объекту. Для постоянного параллельного контроля лучше подходит настройка роли с несколькими исполнителями или подписка на события по документу.

Отличается ли настройка в 1С:Документооборот государственного учреждения?

Принцип тот же: справочник делегирования, состав прав и срок действия. Отличаются названия отдельных команд и наличие дополнительных механизмов, связанных с должностями и замещением по штатному расписанию. Перед настройкой сверьтесь с документацией именно вашей редакции и версии.

Что делать, если задачи уходят заместителю, хотя делегирование отключено?

Проверьте три места: нет ли второй действующей записи делегирования на этого сотрудника, не включён ли заместитель в ту же роль исполнителя (тогда задача адресуется роли, а не делегируется) и не настроено ли перенаправление в самом шаблоне бизнес-процесса. Чаще всего причина — забытая дублирующая запись или участие в общей роли.