Как разделить список пользователей на группы в 1С

Разделение пользователей на группы в 1С решает сразу несколько задач: упрощает назначение прав доступа, ускоряет поиск сотрудников в больших базах, позволяет строить отчёты по подразделениям и ограничивать видимость данных. В зависимости от цели используются разные механизмы — от простой иерархии в справочнике пользователей до полноценной системы групп доступа в библиотеке стандартных подсистем.

В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом) работа с пользователями строится на базе БСП — библиотеки стандартных подсистем. Именно там реализованы группы пользователей, группы доступа и профили прав. В самописных конфигурациях механизм может отличаться, но общие подходы сохраняются.

Прежде чем приступать, определите цель группировки: нужно ли просто удобно отображать сотрудников в списке, раздавать им права пакетно или ограничивать доступ к данным конкретных подразделений. От этого зависит выбор инструмента — ошибка на этом этапе приводит к лишней работе и путанице в правах.

Определите цель группировки: три разных механизма

В 1С слово «группа» применительно к пользователям означает три разных объекта, и их часто путают. Первый — иерархические папки в справочнике «Пользователи», которые служат только для удобной навигации по списку. Второй — группы доступа, определяющие, какие объекты (документы, справочники, организации) видит сотрудник. Третий — профили групп доступа, задающие набор ролей и действий.

Если задача — просто «разложить по папочкам» двести сотрудников по отделам, достаточно первого варианта. Если руководитель отдела не должен видеть документы соседнего подразделения — без групп доступа не обойтись. Смешивать механизмы можно: папки для навигации и группы доступа для прав работают независимо друг от друга.

Создайте папки в справочнике пользователей

Самый быстрый способ разделить список — включить иерархический вид и создать группы-папки. Откройте раздел «Администрирование» → «Настройка прав и пользователей» → «Пользователи». В форме списка нажмите «Ещё» → «Режим просмотра» и выберите «Иерархический список» или «Дерево». После этого кнопка «Создать группу» станет доступной.

Создайте папки по понятному принципу: по отделам (бухгалтерия, продажи, склад), по ролям (руководители, операторы) или по организациям, если в базе работает несколько юридических лиц. Затем перетащите пользователей в нужные папки мышью или через команду «Переместить в группу» в меню «Ещё».

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Настройка прав и пользователей» → «Пользователи»
2. 2
   Включите иерархический режим: «Ещё» → «Режим просмотра» → «Дерево»
3. 3
   Создайте группы через кнопку «Создать группу» и назовите их по отделам или ролям
4. 4
   Выделите пользователей и переместите их в нужную папку
5. 5
   Проверьте, что все активные сотрудники распределены, а уволенные помечены или перенесены в архивную папку

Папки не влияют на права и вход в систему — это чисто организационный инструмент. Пользователь может находиться только в одной папке одновременно, поэтому при пересекающихся критериях (отдел и роль) выбирайте один основной принцип, а второй реализуйте через дополнительные сведения или отборы.

Настройте группы доступа для разделения прав

Группы доступа — основной инструмент, когда нужно не просто сгруппировать людей, а раздать им разные права. Перейдите в «Администрирование» → «Настройка прав и пользователей» → «Группы доступа». Создайте группу, например «Менеджеры по продажам», укажите профиль (готовый набор прав) и добавьте участников.

Профили настраиваются в одноимённом разделе: внутри профиля отмечаются разрешённые роли и действия. Один профиль можно привязать к нескольким группам доступа, а один пользователь может входить сразу в несколько групп — тогда его права суммируются. Это удобно, когда сотрудник совмещает функции, например кассира и оператора.

Если в конфигурации включено ограничение доступа на уровне записей (RLS), группы доступа начинают ограничивать и видимость данных: менеджер увидит только документы своей организации или своего склада. Проверьте флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» в настройках прав — без него RLS-правила не применяются, даже если они описаны в ролях.

Используйте дополнительные реквизиты и отборы

Когда стандартных папок недостаточно, а заводить полноценные группы доступа избыточно, помогают дополнительные реквизиты и сведения. В карточке пользователя через «Ещё» → «Дополнительные реквизиты» можно добавить свойство «Отдел», «Филиал» или «Категория» и заполнить его для каждого сотрудника.

После этого в списке пользователей работает отбор по значению реквизита: через «Ещё» → «Настроить список» добавьте условие «Дополнительный реквизит Отдел равно Продажи» и сохраните вариант списка. Такой подход позволяет одному пользователю иметь несколько признаков одновременно, чего папки не умеют.

Дополнительные сведения удобны и для отчётов: многие типовые отчёты и обработки массовых операций позволяют отбирать пользователей по значениям сведений. Учтите, что заполнение реквизитов вручную для сотен сотрудников трудоёмко — для первоначальной загрузки лучше использовать обработку группового изменения реквизитов.

Программное разделение пользователей

В собственных разработках и доработках группировку выполняют запросами к справочнику «Пользователи» или к информационным регистрам составов групп доступа. Типичная задача — получить всех пользователей конкретной группы для рассылки уведомлений или назначения задач.

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ
| Пользователи.Ссылка КАК Пользователь
|ИЗ
| Справочник.Пользователи КАК Пользователи
|ГДЕ
| Пользователи.Родитель = &Группа
| И НЕ Пользователи.ПометкаУдаления
| И НЕ Пользователи.Недействителен";
Запрос.УстановитьПараметр("Группа", ГруппаПользователей);
Результат = Запрос.Выполнить().Выгрузить();

Для состава групп доступа запрос строится иначе — через табличную часть «Пользователи» справочника «ГруппыДоступа» или через регистры, которые использует конкретная версия БСП. Перед написанием кода уточните структуру метаданных в своей конфигурации: состав объектов БСП меняется между версиями.

Проверьте результат и типичные ошибки

После настройки обязательно проверьте результат от лица реального пользователя. Войдите под тестовой учётной записью из созданной группы и убедитесь, что доступны только нужные разделы, документы открываются и создаются, а лишние данные скрыты. Проверка «глазами администратора» недостаточна — у администратора полные права, и он не увидит ограничений.

FAQ