Как поменять кассира в 1С: полная инструкция

Смена кассира в 1С — рутинная, но ответственная операция: от неё зависит, чьи ФИО попадут в кассовый чек, кто будет персонально отвечать за денежные средства и как корректно закроется кассовая смена. Ошибка при настройке приводит к чекам с неверным кассиром, проблемам при инвентаризации кассы и вопросам со стороны налоговой, так как ФИО и ИНН кассира — обязательные реквизиты чека по 54-ФЗ.

Задача решается в несколько этапов: завести нового сотрудника и пользователя, назначить ему права и роли, настроить связь с кассой ККТ и правильно провести пересменку. Конкретные шаги зависят от конфигурации — чаще всего это «1С:Розница», «1С:Управление нашей фирмой» или «1С:Комплексная автоматизация», — но общая логика везде одинаковая.

Важно различать два смысла фразы «поменять кассира»: замену сотрудника на рабочем месте (пересменка в течение дня) и постоянную замену кассира в настройках программы, например при увольнении. Оба сценария разобраны ниже.

Подготовка: что проверить до смены кассира

Перед любыми изменениями убедитесь, что у вас есть права администратора или хотя бы полные права на справочники «Пользователи» и «Физические лица». Без них вы не сможете завести нового сотрудника и назначить роли.

Соберите данные нового кассира: ФИО полностью и ИНН (при наличии). ИНН кассира указывается в чеке, если он есть, — это требование форматов фискальных документов. Если ИНН не указать, чек останется корректным, но лучше заполнить данные сразу и полностью.

Определите, какая касса ККТ используется и как подключена: через драйвер торгового оборудования напрямую, через веб-сервер или как автономная касса с обменом. От этого зависит, где именно хранится привязка кассира к оборудованию.

Шаг 1. Создание сотрудника и пользователя в 1С

Откройте раздел «Настройка» (или «Администрирование») → «Пользователи и права» → «Пользователи». Создайте нового пользователя, укажите ФИО и, если требуется, логин и пароль для входа в программу.

Если сотрудника ещё нет в справочнике, программа предложит создать физическое лицо автоматически — согласитесь. В карточке физического лица заполните ФИО и ИНН: именно отсюда данные подставляются в кассовый чек.

В конфигурациях с разделением на «Сотрудников» и «Физических лиц» (например, в ERP и КА) убедитесь, что создан и элемент справочника «Сотрудники», связанный с физлицом, — иначе кассир не будет доступен для выбора в кассовых документах.

Шаг 2. Назначение прав и ролей кассира

Новому пользователю нужны права на работу с РМК (рабочим местом кассира), кассовыми документами и открытием/закрытием смены. В «1С:Розница» для этого есть типовой профиль «Кассир» или «Кассир операционного зала» — назначьте его в карточке пользователя на вкладке «Права» или через группы доступа.

В «1С:УНФ» проверьте, что у пользователя включена роль «Кассир» либо добавлены права на документы «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» и обработку «РМК». Если используется режим «Права на уровне записей», ограничьте кассиру доступ только к его кассе и складу.

После назначения прав попросите кассира войти под своим логином и проверьте, что РМК открывается, а лишние разделы (закупки, ценообразование, отчёты руководителя) недоступны.

Шаг 3. Настройка кассы ККТ и привязка кассира

Перейдите в «Настройка» → «Подключаемое оборудование» → «Кассы ККТ» (в Рознице: «Настройка оборудования» → «Кассы ККТ»). Откройте карточку нужной кассы и проверьте, какое подразделение и какой пользователь указаны по умолчанию.

В большинстве конфигураций кассир в чек подставляется не из настроек кассы, а из текущего пользователя сеанса: кто вошёл в программу и открыл смену, тот и печатается в чеке. Поэтому ключевое условие — кассир должен работать под своей учётной записью, а не под общей «Администратор» или «Касса1».

Если касса автономная (сама формирует чеки, а 1С только выгружает товары), ФИО кассира настраивается в личном кабинете кассы или через драйвер — в этом случае измените данные там и выполните обмен с 1С заново.

1. 1
   Текущий кассир закрывает кассовую смену: РМК → «Закрытие смены» (Z-отчёт)
2. 2
   Выполняется инвентаризация денежных средств в кассе и оформляется передача денег
3. 3
   Старый пользователь выходит из программы, новый кассир входит под своей учётной записью
4. 4
   Новый кассир открывает смену: РМК → «Открытие смены», печатается отчёт об открытии
5. 5
   Пробейте тестовый чек и проверьте, что в нём указаны ФИО нового кассира

Шаг 4. Пересменка: закрытие и открытие кассовой смены

Корректная смена кассира всегда проходит через закрытие смены. Текущий кассир в РМК нажимает «Закрытие смены» — на кассе печатается Z-отчёт, данные уходят в ОФД, а в 1С создаётся документ «Отчёт о розничных продажах» или «Кассовая смена» со статусом «Закрыта».

После закрытия смены рекомендуется провести инвентаризацию денег в кассе и зафиксировать передачу наличных между кассирами — это защищает обоих сотрудников при расхождениях. В 1С для этого используют документ «Инвентаризация денежных средств» или «Выемка денежных средств».

Новый кассир входит в программу под своим логином и открывает смену. С этого момента все чеки будут содержать его ФИО и ИНН. Проверьте первый чек визуально — это самый быстрый способ убедиться, что настройка сработала.

Шаг 5. Постоянная замена кассира при увольнении

Если кассир уволен, не удаляйте его пользователя и физическое лицо из базы. Эти элементы связаны с кассовыми документами и чеками прошлых периодов; удаление приведёт к битым ссылкам в отчётах и невозможности восстановить, кто пробивал конкретный чек.

Правильный порядок: закройте все открытые смены уволенного кассира, снимите с его пользователя роли и группы доступа, установите пометку «Недействителен» (или сбросьте пароль и запретите вход). Затем заведите нового кассира по инструкции из шагов 1–3.

Проверьте регламентные операции: если на кассира завязаны подписи в печатных формах ПКО и РКО, обновите настройки печати, чтобы в новых документах подставлялось актуальное ФИО.

Проверка результата и частые проблемы

Главный признак корректной настройки — пробитый после пересменки чек содержит ФИО нового кассира. Дополнительно откройте отчёт «Кассовые смены» и убедитесь, что предыдущая смена закрыта старым пользователем, а новая открыта новым.

Если в чеке по-прежнему стоит старый кассир, причины обычно такие: смена не была закрыта и открыта заново; кассир вошёл под чужой учётной записью; касса автономная и данные кассира хранятся в ней самой, а не в 1С. Проверяйте эти точки в указанном порядке.

Контрольные точки

Как проверить результат

ФИО в пробитом чеке

Норма

Указан новый кассир

Тревожный признак

Старый кассир или пустое поле — смена не переоткрыта или вход выполнен не под тем пользователем

Журнал кассовых смен

Норма

Старая смена закрыта, новая открыта новым пользователем

Тревожный признак

Одна смена открыта несколько дней или открыта чужим пользователем

Права нового кассира

Норма

Открывается только РМК и нужные кассовые документы

Тревожный признак

Доступны административные разделы или РМК не запускается

FAQ

Можно ли поменять кассира в уже пробитом чеке?

Нет. Фискальный чек после регистрации на ККТ изменить нельзя — данные зафиксированы в фискальном накопителе и переданы в ОФД. Если чек пробит с ошибкой, оформляется чек коррекции или возврат, но реквизиты кассира в исходном чеке останутся прежними.

Обязательно ли каждому кассиру заводить отдельного пользователя?

Да, это единственный способ обеспечить корректные реквизиты в чеках и персональную ответственность за деньги. Работа под общей учётной записью формально не запрещена программой, но делает невозможным контроль того, кто именно пробил конкретный чек.

Что делать, если при открытии смены подставляется не тот кассир?

Проверьте, под каким пользователем выполнен вход в 1С — кассир берётся из текущего сеанса. Если вход правильный, откройте карточку физического лица, связанного с пользователем: возможно, привязка указывает на другого сотрудника. Исправьте связь и переоткройте смену.

Нужно ли сообщать в налоговую о смене кассира?

Нет, отдельного уведомления не требуется. Кассир не регистрируется в ФНС как параметр кассы — его ФИО и ИНН просто передаются в каждом чеке. Достаточно, чтобы в 1С и на ККТ были указаны корректные данные действующего сотрудника.

Можно ли работать двум кассирам на одной кассе одновременно?

На одной физической ККТ в один момент времени открыта одна смена, и чеки подписываются тем пользователем, который работает в сеансе. Если кассиров двое, каждый должен входить под своей учётной записью на своём рабочем месте, подключённом к этой кассе, либо работать посменно с закрытием и открытием смены.