Администрирование · 9 мин
Как изменить почту в 1С
Как изменить почту в 1С: замена e-mail в учётной записи портала 1С, в настройках почтового клиента и в данных организации. Проверка результата и ошибки.
Под «изменением почты в 1С» обычно понимают три разные задачи: замену адреса в учётной записи портала 1С (для доступа к обновлениям и сервисам), настройку учётной записи электронной почты внутри программы (для отправки счетов и документов) и правку адреса в карточке организации или контрагента. Порядок действий в каждом случае свой, и путать их нельзя — иначе можно потерять доступ к обновлениям или нарушить отправку документов.
Перед любыми изменениями определите, где именно нужно поменять адрес, и убедитесь, что у вас есть доступ к новому почтовому ящику: на него придёт письмо с подтверждением. Также проверьте, что у вас есть права администратора в программе или на портале, если речь идёт о служебных настройках.
Определяем, какую именно почту нужно изменить
Ошибка номер один — менять адрес не там. Например, пользователь хочет получать обновления конфигурации на новый ящик, но правит почту в карточке организации, и ничего не происходит. Поэтому сначала чётко ответьте на вопрос: для чего используется адрес?
Как выбрать действие
Если задача комплексная — например, компания сменила домен почты целиком — придётся пройти все три сценария последовательно, начиная с портала, чтобы не потерять доступ к сервисам.
Изменение почты в учётной записи портала 1С
Учётная запись портала 1С используется для скачивания обновлений, регистрации программных продуктов, доступа к сервисам 1С:ИТС и облачным сервисам. Смена адреса выполняется только владельцем учётной записи через личный кабинет.
Изменение учётной записи почты внутри программы 1С
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:ERP и других) отправка документов контрагентам выполняется через встроенный почтовый клиент. Его настройки находятся в разделе «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты» или «Учётные записи электронной почты» (точное название зависит от конфигурации и версии).
Замена адреса у существующей учётной записи
Откройте список учётных записей, выберите нужную и измените поля «Адрес электронной почты», «Имя отправителя» и параметры серверов входящей и исходящей почты (SMTP и POP3/IMAP). Учтите: при смене почтового сервиса меняются не только адреса серверов, но и порты и способ шифрования — точные значения возьмите в справке вашего почтового провайдера.
Добавление новой учётной записи
Часто удобнее не править старую запись, а создать новую и назначить её основной. Так старая переписка останется доступной, а новая почта начнёт работать параллельно. Для этого в списке учётных записей нажмите «Создать», заполните параметры и отметьте запись как используемую по умолчанию для отправки.
Изменение e-mail в карточке организации и контрагентов
Адрес, который печатается в счетах, актах и договорах, хранится в карточке организации: раздел «Главное» → «Реквизиты организации» или справочник «Организации». Откройте карточку, найдите блок контактной информации и отредактируйте строку «E-mail». После сохранения новые документы будут формироваться уже с актуальным адресом.
Аналогично правится почта контрагентов — в справочнике «Контрагенты» или «Партнёры». Если адресов много и они меняются массово (например, у группы компаний сменился домен), имеет смысл использовать групповую обработку контактной информации, если она есть в вашей конфигурации, или привлечь специалиста для пакетного обновления.
Проверьте, не используется ли старый адрес в дополнительных местах: в подписях электронных писем, в шаблонах рассылок, в настройках обмена с банком и ЭДО. Адрес в карточке организации и адрес отправителя в письмах — разные поля, и меняются они независимо.
Проверка результата после смены почты
После любого изменения обязательно выполните проверку: это займёт пару минут и избавит от ситуации, когда документы не уходят контрагентам, а вы узнаёте об этом через неделю.
Как проверить результат
Вход выполняется с новым адресом, письмо-подтверждение получено
Письмо не приходит, вход возможен только со старым логином
Тестовое письмо себе отправлено и доставлено, ошибок нет
Ошибка авторизации SMTP или тайм-аут подключения
В новых документах указан актуальный e-mail
В форме по-прежнему выводится старый адрес
Программа подключается к сервисам под учётной записью
Ошибка аутентификации при проверке обновлений
Для проверки отправки из программы есть штатная кнопка «Проверить настройки» в карточке учётной записи — она покажет конкретную ошибку подключения, если что-то настроено неверно.
Типичные ошибки и ограничения
Ещё одно ограничение: в файловых базах без прав администратора изменить настройки почты нельзя — пункты меню будут недоступны. В этом случае обратитесь к пользователю с полными правами или к обслуживающему вас специалисту.
Что важно запомнить
Сначала определите, где хранится нужный адрес: портал 1С, учётная запись почты в программе или карточка организации. Меняйте адрес по инструкции для конкретного места, подтверждайте его по письму и обязательно проверяйте результат тестовой отправкой. Для доступа к почтовым сервисам из 1С используйте пароль приложения, а не основной пароль ящика.
Частые вопросы
Можно ли изменить почту в 1С без прав администратора?
Нет. Настройки учётных записей электронной почты и реквизиты организации доступны только пользователям с соответствующими правами. Обычный пользователь может изменить разве что свой личный адрес в карточке пользователя, если это разрешено настройками доступа.
Что делать, если письмо с подтверждением нового адреса не приходит?
Проверьте папку «Спам», правильность написания адреса и работоспособность самого ящика — отправьте на него письмо с другого адреса. Если ящик только создан, подождите несколько минут и запросите письмо повторно. При продолжающихся проблемах попробуйте другой почтовый сервис.
Пропадёт ли старая переписка после смены учётной записи почты?
Если вы создаёте новую учётную запись, старая со всей загруженной перепиской остаётся в программе. Если вы редактируете существующую запись, уже загруженные письма тоже сохраняются — меняются только параметры подключения для новых отправлений и получений.
Нужно ли менять почту в договоре с контрагентами после смены адреса?
Сам адрес в программе на юридическую силу документов не влияет, но если e-mail указан в договоре как канал обмена документами, контрагентов следует уведомить о смене адреса письменно, а при необходимости оформить дополнительное соглашение.
Почему после смены настроек программа пишет «Ошибка аутентификации»?
Чаще всего причина в том, что почтовый сервис требует пароль приложения вместо основного пароля, либо в неверных параметрах сервера исходящей почты (адрес SMTP, порт, тип шифрования). Сверьте настройки со справкой вашего почтового провайдера и создайте пароль приложения в настройках безопасности ящика.
Можно ли использовать одну учётную запись портала 1С для нескольких сотрудников?
Технически это возможно, но небезопасно: через учётную запись доступны регистрационные данные и сервисы. Правильнее привязать портал к корпоративному ящику с контролируемым доступом и ограничить круг лиц, знающих пароль.