Как добавить нового пользователя в 1С

Добавление пользователя в 1С — одна из базовых задач администрирования, которая возникает при приёме нового сотрудника, смене обязанностей или подключении внешнего специалиста. От правильности настройки зависит не только удобство работы, но и безопасность данных: избыточные права открывают доступ к зарплате, банковским операциям и конфиденциальным документам.

Порядок действий зависит от режима работы базы (файловый или клиент-серверный), от версии платформы и от того, используется ли управляемый интерфейс конфигурации. В типовых решениях вроде «1С:Бухгалтерия» или «1С:Управление торговлей» пользователя обычно создают в режиме «Предприятие», а в самописных или старых конфигурациях — через конфигуратор.

Ниже разобраны оба способа, назначение ролей, настройка аутентификации, проверка результата и типичные ошибки. Инструкции подходят для платформы 1С:Предприятие 8.3 и типовых конфигураций на её основе.

Что подготовить перед созданием пользователя

Прежде чем добавлять учётную запись, убедитесь, что у вас есть права администратора в этой информационной базе. Без полных прав пункты меню для управления пользователями будут недоступны или заблокированы. Если база клиент-серверная, дополнительно могут потребоваться права на уровне кластера серверов 1С.

Определите заранее, какие роли нужны новому сотруднику. Правильный подход — отталкиваться от должностных обязанностей: кассиру не нужен доступ к регламентированной отчётности, а менеджеру по продажам — к настройкам обмена данными. Составьте список ролей до начала настройки, чтобы не назначать права «на глаз».

Также решите вопрос с аутентификацией: будет ли это пароль 1С, вход через учётную запись Windows (доменная аутентификация) или оба варианта. Для доменных пользователей удобнее аутентификация операционной системы — сотрудник входит в 1С без ввода отдельного пароля.

Способ 1: добавление пользователя в режиме «Предприятие»

Это рекомендуемый способ для типовых конфигураций на базе Библиотеки стандартных подсистем (БСП) — «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» и других. Здесь пользователь создаётся как элемент справочника с привязкой к сотруднику и группами доступа.

Откройте раздел «Администрирование» и перейдите в «Настройки пользователей и прав». Если раздел не виден, проверьте, что у вашей учётной записи есть роль администратора. В открывшейся форме выберите «Пользователи» и нажмите «Создать».

Заполните основные поля: краткое имя (отображается в интерфейсе), полное имя, при необходимости — привязку к физическому лицу или сотруднику из соответствующего справочника. На закладке или в разделе «Вход в программу» установите флажок разрешения входа, задайте пароль и его подтверждение. Пароль должен соответствовать требованиям сложности, если они заданы в настройках.

Далее назначьте права. В типовых конфигурациях это делается через «Группы доступа» или профили групп доступа: откройте соответствующий раздел, добавьте пользователя в профиль, например «Бухгалтер», «Менеджер по продажам» или «Кадровик». Профиль автоматически даёт набор ролей, собранный под конкретную должность.

1. 1
   Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните имя пользователя
3. 3
   Разрешите вход в программу и задайте пароль
4. 4
   Добавьте пользователя в подходящий профиль групп доступа
5. 5
   Запишите карточку и проверьте вход под новой учётной записью

Особенности для внешних пользователей

Некоторые конфигурации поддерживают «внешних пользователей» — контрагентов, которые работают с базой через веб-доступ или ограниченный интерфейс, например в самописных клиентских порталах. Они создаются в отдельном справочнике «Внешние пользователи» и привязываются к контрагенту или партнёру, а не к сотруднику.

Способ 2: добавление пользователя через конфигуратор

Этот способ подходит для простых баз, самописных конфигураций и ситуаций, когда нужно быстро создать техническую учётную запись. Запустите конфигуратор, откройте нужную информационную базу и авторизуйтесь под администратором.

В главном меню выберите «Администрирование» → «Пользователи». Откроется список учётных записей базы. Нажмите «Добавить» (или Insert) и заполните форму: имя пользователя (логин для входа), полное имя, пароль и его подтверждение. На закладке «Прочие» выберите роли из списка доступных в конфигурации и основной интерфейс, если он используется.

Для доменной аутентификации установите флажок «Аутентификация операционной системы» и укажите пользователя Windows в формате \\ДОМЕН\ИмяПользователя. Тогда при запуске 1С под этой учётной записью Windows вход выполнится автоматически, без ввода пароля.

После сохранения пользователь появится в списке и сможет войти в базу. Учтите: если вы меняете состав ролей самой конфигурации (а не только назначение существующих), потребуется обновление конфигурации базы данных через F7, а это обычно требует завершения работы остальных пользователей.

Сравнение способов

Режим «Предприятие»

Подходит для типовых конфигураций. Позволяет привязать пользователя к сотруднику, управлять группами доступа и копировать настройки. Не требует конфигуратора.

Конфигуратор

Подходит для простых и самописных баз, технических учётных записей. Даёт прямой доступ к ролям и аутентификации ОС, но менее нагляден для управления правами.

Назначение ролей и прав доступа

Роль в 1С — это набор прав на объекты конфигурации: документы, справочники, регистры, отчёты. Один пользователь может иметь несколько ролей, итоговые права складываются как объединение. Если хотя бы одна роль даёт право на объект — доступ открыт.

Минимально необходимый принцип: давайте только те роли, без которых сотрудник не сможет выполнять свою работу. Роль «Полные права» или «Администратор» назначайте ограниченному кругу лиц. Избыточные права — главная причина случайных повреждений данных и утечек.

В типовых конфигурациях вместо ручного подбора ролей используйте профили групп доступа: они уже собраны под типовые должности и обновляются при обновлении конфигурации. Проверить итоговые права можно через отчёт «Права доступа» в разделе администрирования, если он доступен в вашей конфигурации.

Настройка пароля и аутентификации

При создании пользователя задайте временный пароль и, если конфигурация позволяет, включите требование сменить его при первом входе. Передавайте пароль сотруднику лично или по защищённому каналу, а не в общем рабочем чате.

Для доменной сети предпочтительна аутентификация операционной системы: пароль 1С не хранится отдельно, блокировка учётной записи Windows автоматически закрывает доступ и в базу. Это упрощает увольнение сотрудника — достаточно отключить его доменную запись.

Избегайте простых паролей вроде «123» или имени пользователя. В настройках конфигурации (раздел «Настройки пользователей и прав») можно включить требования к сложности и сроку действия пароля, если это поддерживается версией БСП.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания учётной записи обязательно проверьте вход: запустите 1С, выберите базу и авторизуйтесь под новым пользователем. Убедитесь, что открывается нужный интерфейс, доступны необходимые документы и отчёты, а лишние разделы скрыты или недоступны.

Если пользователь создан в режиме «Предприятие», но войти не может, чаще всего не установлен флажок разрешения входа или не задан пароль. Если вход выполняется, но пустой рабочий стол — пользователю не назначен ни один профиль групп доступа или роль.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу

Норма

Пользователь авторизуется под своим логином и паролем

Тревожный признак

Ошибка «Пользователь не найден» или «Неверный пароль»

Рабочий стол

Норма

Видны нужные разделы и документы

Тревожный признак

Пустой интерфейс или ошибки «Недостаточно прав»

Избыточные права

Норма

Разделы администрирования и чужие данные недоступны

Тревожный признак

Пользователь видит зарплату, настройки обменов или может удалять документы

Что делать при увольнении или смене роли

При увольнении сотрудника не удаляйте пользователя сразу: в документах и журналах остаются ссылки на него как на автора и ответственного. Правильный порядок — снять флажок разрешения входа, сменить пароль и исключить из групп доступа. Сама учётная запись останется в базе для истории, но войти под ней будет нельзя.

При переводе сотрудника на другую должность скорректируйте профиль групп доступа: исключите из старого и добавьте в новый. Изменения вступают в силу при следующем входе пользователя или после обновления сеанса. Периодически проводите ревизию: сверяйте список активных пользователей со штатным расписанием.

Частые вопросы

Можно ли добавить пользователя, пока другие работают в базе?

Да. Создание пользователя в режиме «Предприятие» и добавление записи в конфигураторе не требуют монопольного режима. Монопольный доступ понадобится только при обновлении конфигурации базы данных, например если вы добавляете новые роли в саму конфигурацию.

Пользователь создан, но при входе пишет «Идентификация пользователя не выполнена». Что делать?

Проверьте три вещи: установлен ли флажок разрешения входа в карточке пользователя, правильно ли введён пароль с учётом раскладки и регистра, не включена ли аутентификация операционной системы — в этом случае пароль 1С не используется, и вход идёт под текущей учётной записью Windows.

Как скопировать права с существующего сотрудника?

В типовых конфигурациях проще всего добавить нового пользователя в те же группы доступа, что и образцовый сотрудник. Откройте карточку опытного пользователя, посмотрите список его групп доступа и включите в них новичка. Ручное копирование ролей в конфигураторе менее удобно и чревато ошибками.

Нужно ли создавать пользователя и в конфигураторе, и в режиме «Предприятие»?

Нет, достаточно одного способа. В типовых конфигурациях создание через режим «Предприятие» автоматически формирует запись пользователя информационной базы, которую потом видно и в конфигураторе. Дублировать действия не нужно — иначе получите две учётные записи.

Как ограничить пользователя одной организацией в многофирменной базе?

Только ролей здесь недостаточно. В типовых конфигурациях используется механизм ограничения доступа на уровне записей (RLS): в профиле групп доступа задаются значения ограничения по организации. Настройка выполняется в разделе управления группами доступа и требует аккуратности — ошибка может закрыть пользователю нужные данные или, наоборот, открыть лишние.

Что делать, если забыт пароль администратора базы?

Если есть второй пользователь с полными правами — войдите под ним и сбросьте пароль. Если администратор единственный, для файловой базы существуют технические способы сброса через структуру файла, но это рискованная операция: перед любыми действиями сделайте резервную копию и при отсутствии опыта привлеките специалиста по 1С.