Как добавить вторую организацию в 1С:Фреш

Работа с несколькими юридическими лицами или ИП в одной информационной базе — типовая ситуация для бухгалтеров и владельцев бизнеса. В 1С:Фреш вторая организация добавляется прямо в существующую базу через справочник «Организации», и для этого не требуется создавать отдельное приложение или покупать вторую подписку — при условии, что ваш тариф поддерживает ведение учета по нескольким организациям.

Главное, что нужно понимать перед началом: в 1С:Фреш есть два разных подхода. Первый — несколько организаций в одной базе с общими справочниками (контрагенты, номенклатура, сотрудники). Второй — отдельная информационная база (приложение) для каждой организации с полностью раздельными данными. Выбор зависит от того, связаны ли компании между собой и нужен ли пользователям одновременный доступ к данным обеих фирм.

Ниже разобраны оба сценария: как проверить тариф, как добавить организацию в текущую базу, как настроить права и учетную политику, а также когда правильнее завести отдельное приложение.

Проверьте, позволяет ли тариф вести несколько организаций

Не все тарифы 1С:Фреш поддерживают многофирменный учет в одной базе. На части бюджетных тарифов количество организаций в одном приложении ограничено, и кнопка создания второй фирмы может быть недоступна или приведет к предложению сменить тариф. Поэтому первый шаг — проверить условия вашей подписки.

Откройте личный кабинет абонента 1С:Фреш на портале и посмотрите описание текущего тарифа: там указывается, сколько организаций можно вести в одной информационной базе и сколько приложений доступно. Если тариф рассчитан на одну организацию, у вас два пути: перейти на тариф с поддержкой нескольких фирм или оформить второе приложение — отдельную базу для новой организации.

Учтите, что переход на другой тариф обычно оформляется через абонентский кабинет и вступает в силу по правилам биллинга сервиса. До смены тарифа не начинайте вводить данные второй организации, чтобы не столкнуться с блокировкой функций.

Выберите сценарий: одна база или отдельное приложение

Прежде чем нажимать кнопку «Создать», определите, как будут связаны организации. От этого зависит удобство ежедневной работы и корректность отчетности.

Одна база подходит, если компании ведет один бухгалтер, между ними есть общие контрагенты или взаиморасчеты, а также если нужно формировать сводные данные. Справочники номенклатуры и контрагентов будут общими, что избавляет от двойного ввода. Отчетность по каждой организации формируется раздельно — программа разводит данные по фирмам автоматически.

Отдельное приложение (вторая информационная база) оправдано, когда организации не связаны, у них разные команды пользователей, либо требуется строгая изоляция данных — например, чтобы сотрудники одной фирмы гарантированно не видели документы другой. Минус — двойное ведение справочников и, как правило, отдельная оплата за каждое приложение по тарифу.

Сравнение вариантов

Несколько организаций в одной базе

Подходит при общем бухгалтере и связанных компаниях. Общие справочники, раздельная отчетность. Ограничение — тариф должен поддерживать многофирменный учет.

Отдельное приложение для второй организации

Подходит при полной независимости компаний и разных командах. Полная изоляция данных, но справочники ведутся дважды и оплата обычно идет за каждое приложение.

Добавьте организацию в текущую базу

Если выбран вариант с одной базой, добавление занимает несколько минут. Войдите в приложение под пользователем с правами администратора или полными правами — иначе часть настроек будет недоступна.

Откройте раздел «Главное» (в некоторых конфигурациях — «Справочники» или «Настройки») и перейдите в справочник «Организации». Нажмите «Создать». Заполните карточку: ИНН, наименование, организационно-правовую форму, систему налогообложения. По ИНН программа обычно подтягивает часть реквизитов автоматически из государственных реестров — проверьте их корректность.

Далее укажите регистрационные данные: адрес, ОГРН, КПП (для юрлиц), коды статистики. Для ИП часть полей не заполняется. Если планируете сдавать отчетность прямо из программы, сразу проверьте настройки обмена с контролирующими органами для новой организации — сертификат и направления сдачи настраиваются для каждой фирмы отдельно.

1. 1
   Проверьте в абонентском кабинете, что тариф допускает несколько организаций в базе
2. 2
   Войдите в приложение под пользователем с полными правами
3. 3
   Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
4. 4
   Введите ИНН и проверьте автоматически подставленные реквизиты
5. 5
   Заполните систему налогообложения, адрес и регистрационные коды
6. 6
   Настройте учетную политику новой организации
7. 7
   Назначьте права пользователям и проверьте создание первого документа

Настройте учетную политику и функциональность новой фирмы

Созданная карточка организации — это еще не готовность к учету. Для каждой фирмы в базе заводится собственная учетная политика: методы оценки запасов, порядок признания расходов, параметры налогового учета. Откройте настройки учетной политики и убедитесь, что они заполнены именно для новой организации, а не скопированы «по умолчанию» с неверными параметрами.

Проверьте функциональность программы: часть опций (например, розничная торговля, производство, валютные операции) включается в разрезе потребностей конкретной фирмы или всей базы в зависимости от конфигурации. Если у организаций разные режимы налогообложения — например, одна на ОСНО, другая на УСН, — убедитесь, что функциональность обеих систем активирована.

Если организация ведет расчеты через банк, добавьте расчетные счета в карточку организации и настройте обмен с банком (прямой обмен или загрузку выписок). Подписи руководителя и главного бухгалтера для печатных форм также задаются отдельно для каждой фирмы.

Разграничьте права пользователей

Когда в одной базе несколько организаций, важно решить, кто что видит. Если бухгалтер обслуживает обе фирмы, дополнительная настройка не требуется — он будет выбирать организацию в шапке документа. Если же сотрудники должны работать только со «своей» фирмой, настройте ограничение доступа на уровне записей (RLS), если ваша конфигурация это поддерживает, либо используйте профили групп доступа.

Проверьте также настройку «Основная организация» в пользовательских настройках каждого сотрудника: она подставляется в новые документы по умолчанию. Неверно выбранная основная организация — частая причина документов, оформленных не на ту фирму.

Проверьте результат и начните работу

После настройки выполните контрольную проверку до ввода реальных документов. Создайте тестовый документ (например, счет покупателю) от имени новой организации и убедитесь, что в печатной форме выводятся её реквизиты, правильная подпись и корректная нумерация. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с отбором по новой фирме — она должна быть пустой, а по старой организации данные не должны измениться.

Затем проверьте раздел отчетности: новая организация должна появиться в списке при формировании регламентированных отчетов. Если планируете сдачу через 1С-Отчетность, убедитесь, что заявление на подключение оформлено именно для этой фирмы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Организация в списке

Норма

Новая фирма отображается в справочнике «Организации» и доступна для выбора в документах

Тревожный признак

Организации нет в списке выбора — проверьте права пользователя и сохранность карточки

Печатная форма документа

Норма

В счете или акте выводятся реквизиты новой организации и верная подпись

Тревожный признак

Подставляются данные старой фирмы — проверьте основную организацию в настройках пользователя

Регламентированная отчетность

Норма

Новая организация доступна при создании отчетов, учетная политика заполнена

Тревожный признак

Отчеты не создаются или программа сообщает о незаполненных настройках

Когда обращаться к специалисту

Добавление организации — операция, которую большинство пользователей выполняют самостоятельно. Однако есть ситуации, где разумнее привлечь специалиста по 1С: перенос уже накопленных данных из другой базы или другой программы, настройка сложного разграничения прав между фирмами холдинга, подключение 1С-Отчетности для нескольких юрлиц сразу, а также случаи, когда организации связаны взаимозависимыми операциями и нужна корректная методология учета.

Если после добавления организации в отчетах появляются неожиданные суммы или документы старой фирмы изменились — не пытайтесь исправлять данные массово. Сначала сделайте копию данных (выгрузку) через настройки приложения и только потом разбирайтесь с причиной.

Частые вопросы

Можно ли добавить вторую организацию, если тариф рассчитан на одну?

Напрямую — нет: функция будет ограничена. Варианты решения — перейти на тариф с поддержкой нескольких организаций в одной базе или оформить для новой фирмы отдельное приложение (вторую информационную базу). Оба варианта оформляются через абонентский кабинет сервиса.

Будут ли общими справочники контрагентов и номенклатуры?

Да, при работе в одной базе справочники общие для всех организаций — это удобно и исключает двойной ввод. Документы, остатки и отчетность при этом разделяются по организациям автоматически. Если нужна полная изоляция данных, используйте отдельные приложения.

Как сдавать отчетность за две организации из одной базы?

Регламентированная отчетность формируется раздельно: при создании отчета выбирается нужная организация. Для отправки через 1С-Отчетность потребуется подключение и сертификат подписи для каждого юрлица отдельно — один сертификат на две фирмы использовать нельзя.

Можно ли перенести данные второй организации из локальной 1С в 1С:Фреш?

Да, сервис поддерживает загрузку данных из файловых баз и переход из других программ. Обычно используется штатная обработка переноса данных или выгрузка информационной базы. Перед переносом сделайте резервную копию исходных данных и проверьте результат на контрольных отчетах.

Сотрудник видит документы обеих фирм, а должен только своей. Что делать?

Настройте разграничение прав: используйте профили групп доступа и, если конфигурация поддерживает, ограничение доступа на уровне записей по организации. Как минимум проверьте, что у пользователя не назначены полные права, и корректно задана основная организация в его персональных настройках.

Можно ли потом удалить вторую организацию или выделить её в отдельную базу?

Удалить организацию, по которой есть проведенные документы, штатно нельзя — сначала потребуется пометить на удаление все её документы, что фактически означает потерю истории. Выделение фирмы в отдельную базу — нестандартная задача, которая решается через перенос данных; планируйте структуру заранее, чтобы избежать такой процедуры.