Как добавить ещё одну организацию в 1С:Фреш

1С:Фреш позволяет вести учёт сразу по нескольким юридическим лицам и ИП в рамках одного абонемента. Это удобно, если у вас несколько компаний, ведётся бухгалтерское обслуживание клиентов или бизнес разделён на отдельные юрлица. При этом способ добавления организации зависит от того, нужна ли ей отдельная информационная база (приложение) или достаточно вести несколько организаций в одной базе.

В большинстве конфигураций сервиса — например, «1С:Бухгалтерия 8» в облаке — несколько организаций можно учитывать прямо в одной информационной базе. Отдельное приложение требуется, когда нужна полная изоляция данных: разные сотрудники, разные настройки, отсутствие пересечения справочников. Ниже разберём оба сценария, условия выбора и типичные ошибки.

Определяемся: одна база или отдельное приложение

Перед добавлением организации ответьте на два вопроса: должны ли пользователи одной компании видеть данные другой, и совпадает ли перечень используемых функций. Если обе компании обслуживает один бухгалтер и данные пересекаться не должны критично — достаточно одной базы с несколькими организациями. Если у каждой компании свои пользователи, которым нельзя видеть чужой учёт, логичнее подключить отдельное приложение.

Учтите, что в одной базе разграничение доступа между организациями настраивается, но тонкое разделение прав (например, чтобы менеджер видел документы только своей фирмы) поддерживается не во всех конфигурациях одинаково. В «1С:Бухгалтерии» базовое разделение есть, в более простых конфигурациях его может не быть.

Сравнение вариантов

Несколько организаций в одной базе

Подходит, когда учёт ведёт один бухгалтер или одна команда. Быстро, бесплатно в рамках текущего приложения, общие справочники. Ограничение — слабее изоляция данных между компаниями.

Отдельное приложение для каждой организации

Подходит для полной изоляции: свои пользователи, настройки, нумерация. Ограничение — каждое приложение может тарифицироваться отдельно, а обмен данными между базами придётся настраивать вручную.

Как добавить организацию внутри существующей базы

Это самый частый сценарий. Войдите в приложение 1С:Фреш под пользователем с правами администратора или полными правами. Дальше порядок действий зависит от конфигурации, но для «1С:Бухгалтерии 8» он выглядит так.

1. 1
   Откройте раздел «Главное» и перейдите по ссылке «Организации» (в некоторых версиях — «Реквизиты организации»).
2. 2
   Нажмите кнопку «Создать» и выберите форму: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
3. 3
   Заполните ИНН — программа подтянет наименование и адрес из сервиса автозаполнения, либо введите реквизиты вручную.
4. 4
   Укажите систему налогообложения и параметры учётной политики новой организации.
5. 5
   Сохраните карточку и проверьте, что организация появилась в списке и доступна для выбора в документах.

После создания карточки обязательно настройте учётную политику именно для новой организации: она не копируется автоматически от первой компании. Проверьте раздел «Главное — Настройки — Учётная политика», выбрав в шапке новую организацию. Также задайте параметры налогов и взносов — они задаются по каждой организации отдельно.

Если планируете сдавать отчётность из программы, для новой организации потребуется отдельная настройка 1С-Отчётности: заявление на подключение, выпуск или привязка квалифицированной электронной подписи. Подпись первой организации для второй не подойдёт — у каждого юрлица свой сертификат.

Как подключить отдельное приложение для новой организации

Если нужна изолированная база, организация добавляется не внутри программы, а через менеджер сервиса — панель управления абонементом 1С:Фреш. Войдите в личный кабинет абонента на портале сервиса под учётной записью владельца абонемента.

В разделе управления приложениями (обычно называется «Мои приложения» или «Приложения абонента») выберите действие «Добавить приложение» и укажите нужную конфигурацию из каталога. После создания приложения назначьте ему пользователей: добавьте новых пользователей в абонемент и выдайте им доступ именно к этой базе. Каждое приложение получает собственный адрес для входа.

После создания новой базы в ней нужно пройти начальную настройку: заполнить организацию, учётную политику, загрузить банки и при необходимости перенести данные. Если компания уже велась в другой программе, воспользуйтесь типовой обработкой переноса данных или загрузкой из файлов выгрузки — ручной ввод остатков оправдан только при небольшом объёме.

Настройка пользователей и прав доступа

При работе в одной базе с несколькими организациями проверьте права существующих пользователей. По умолчанию пользователь с полными правами видит документы всех организаций базы. Если это нежелательно, настройте ограничение доступа на уровне записей, если конфигурация это поддерживает, либо разделите пользователей по ролям.

При работе через отдельные приложения доступ управляется в менеджере сервиса: пользователь добавляется в абонемент один раз, а затем ему выдаётся доступ к конкретным приложениям. Один и тот же бухгалтер может работать с несколькими базами под одной учётной записью — отдельный логин для каждой базы создавать не нужно.

Как проверить, что всё настроено правильно

После добавления организации выполните контрольные проверки до ввода реальных документов. Это займёт несколько минут и избавит от исправления учёта задним числом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка организации

Норма

Организация есть в списке, ИНН, КПП и адрес заполнены корректно

Тревожный признак

Дубли карточек, пустые реквизиты, неверный ИНН

Учётная политика

Норма

Для новой организации создана собственная учётная политика с актуальными параметрами

Тревожный признак

Учётная политика отсутствует или «висит» только на первой организации

Документы

Норма

В журналах документов новая организация доступна для выбора в поле «Организация»

Тревожный признак

Организация не отображается в списке выбора или выбор недоступен

Отчётность

Норма

Для новой организации настроена 1С-Отчётность и действующая подпись

Тревожный признак

При отправке отчёта программа предлагает подпись старой организации

Дополнительно создайте один тестовый документ от имени новой организации и сформируйте по нему проводки. Убедитесь, что нумерация ведётся раздельно по организациям и в отчётах данные новой компании отражаются отдельно от старой.

Типичные ошибки при добавлении организации

Отдельная частая ситуация — попытка добавить организацию пользователем без достаточных прав. Если кнопка «Создать» в справочнике организаций недоступна, обратитесь к владельцу абонемента или администратору: нужны полные права или роль администратора в конкретном приложении.

Частые вопросы

Сколько организаций можно добавить в 1С:Фреш?

Жёсткого технического ограничения на число организаций в одной базе в типовых конфигурациях нет. Практические рамки задаёт тариф абонемента: он ограничивает количество приложений и пользователей, а не карточек организаций внутри базы.

Нужно ли доплачивать за вторую организацию?

Если вы добавляете организацию внутрь существующей базы — как правило, нет. Если подключаете для неё отдельное приложение — это зависит от тарифа: проверьте условия в личном кабинете абонента.

Можно ли перенести данные организации из локальной 1С в Фреш?

Да. Для большинства типовых конфигураций есть штатные средства перехода: выгрузка данных из локальной базы и загрузка в приложение сервиса. Перед переносом обновите локальную базу до актуального релиза — это снижает риск ошибок конвертации.

Как удалить ошибочно созданную организацию?

Если по организации ещё не введены документы, карточку можно пометить на удаление и затем удалить через «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удалить организацию нельзя — пометьте её как неиспользуемую или обратитесь к администратору для корректной чистки данных.

Будет ли нумерация документов раздельной по организациям?

В типовых конфигурациях нумерация большинства документов ведётся в разрезе организаций: у каждой компании свой префикс и своя последовательность номеров. Проверьте настройки префиксации при создании карточки организации.

Один бухгалтер может обслуживать несколько организаций?

Да. В одной базе он просто переключает организацию при вводе документов. При работе через отдельные приложения бухгалтеру выдают доступ ко всем нужным базам абонемента, и он входит в них под одной учётной записью.